商务英语信函中的礼貌策略

陈征 张珍

摘 要： 商务英语信函作为沟通的桥梁，在对外贸易中起着不容忽视的作用。随着我国对外贸易的进一步发展，商务英语信函的适用范围越来越广。礼貌是商务英语信函写作中要遵循的一个重要原则，一封礼貌得体的商务英语信函，有助于双方建立和加强友好合作关系。因此，对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨是十分必要的。本文将探讨使商务英语信函礼貌得体的主要方法和技巧。

关键词： 商务英语信函 礼貌策略 写作

商务英语信函（Business English Letter）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具，作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务主要手段的商务信函得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代，商务英语信函已经成为对外贸易不可或缺的重要组成部分，为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。鉴于商务英语信函的重要性，商务英语信函的写作就显得尤为重要。其中，礼貌是商务英语信函写作中要遵循的一个重要原则，可以说礼貌原则在商务英语信函写作中运用得恰当与否直接影响经济贸易与商业合作能否顺利进行。礼貌的商务英语信函可以促进人与人之间的交流，使人与人之间的关系更融洽，给对方愉悦的感觉而乐意采取合作的态度，带来无限商机。因此，对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨是十分必要的。本文将探讨使商务英语信函礼貌得体的主要方法和技巧。

1.及时回复

在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首[1]。及时回复信函是尊重对方、展现我方良好职业道德的重要环节。如果对方没有在合理的时间内收到回函，就会认为我方无礼，问题、要求或建议没有得到应有的重视；或者认为我方故意回避或拖延，推卸责任，因而心存芥蒂，无形中破坏了双方关系，甚至会使双方的交易合作中断。尤其对于抱怨、索赔信函，更是要给予及时、迅速和明确的答复，若问题的出现确属自己的责任，应立即纠正并谋求解决的方法；若一时无法定论，也应先回复来函，告知对方正在调查，并表明一定会妥善处理的态度；即使遇到不合理的要求，也要冷静礼貌地指明。这样即使之前有某些误会，如果处理得当，反而会给对方留下办事认真、诚实可信的良好印象，从而继续保持友好的合作关系。

2.使用You attitude

商务信函应以收函人为中心，采用You attitude，设法理解和尊重客户的观点，从对方的角度看待和处理商务，并尽量满足对方的需要，这样显得更加真诚、有礼貌。如果一封商务信函处处为收函人的利益着想，这样无形中就缩短了双方心理上的距离，收函人也最有可能接受写函人的要求和建议，这就进一步缩小了双方的分歧，为促进双方的贸易起着积极的作用。比较下面两个句子：

A：We allow you 5% discount for cash payment.

B：You earn 5% discount when you pay cash.

A句是写函人站在自己的角度说的，意为现金付款的话，我方可打5%的折扣。言外之意，在一定条件下，我方可允诺你方某种优惠，主动权仍然在我方；而B句则显示出主动权在对方，更容易让对方接受。下面的例子同样表明，You attitude可使句子语气更加委婉客气，更加真诚有礼。

（1）We hope that in future you will establish your letters of credit exactly according to the terms and conditions of the relevant sales confirmation.By so doing you will not only save much trouble，but also help us facilitate shipment of your products.

我们希望将来贵方能完全按照相关销售确认书的条款开立信用证。这样，不仅可以省去许多麻烦，而且有助于我们及时装运你方所需货物。

（2）The following copies of shipping documents are enclosed so that you may find no trouble in taking delivery of the goods when they arrive.

随信寄上以下装运单据，以便货物抵达贵处时你方得以顺利提货。

（3）If you care to place an order with us any time in the future，you may be assured of the prompt attention.

无论将来什么时候，如果贵公司愿意订购我们的产品，我们保证会迅速办理。

3.多肯定，少否定

商务信函的语调应是积极合作的，因此，商务信函多采用乐观肯定语气，避免消极否定语气。乐观肯定的语气会给对方的心情带来愉悦和减少对方的挫折感，有助于发展双方的友谊和信任度，从而建立良好的生意伙伴关系；而消极否定的语气常给人不友好、不愉快的感觉，可能会激怒、伤害对方。相应的，商务信函应尽量使用积极的词汇，少用消极的词汇。积极正面的词语比消极的词语更具说服力，从而有助于达到交易的目的；而消极的词语给人一种否定的印象，甚至有指责对方之意，不利于与对方建立良好的贸易伙伴关系。比较下面两个句子：

A：We have to complain that you havent yet delivered the goods ordered a month ago.

一个月前订购的货物，你方尚未交货，我们不得不对此提出抱怨。

B：We greatly regret to say that you havent yet delivered the goods ordered a month ago.

非常遗憾，一个月前订购的货物，你方尚未交货。

A句直接对对方的未交货表示抱怨，透出一种责难的语气，比较生硬，因为还未了解对方未交货的原因，不排除确因客观原因无法交货的情况存在；B句则对对方的未交货表示遗憾，以此来提醒对方，虽无责备之词，但也会促使对方对此作出解释或采取措施进行弥补。后一种是商务英语信函中常常采用的方式，有助于双方合作关系的健康发展。又如：

（1）We thank you for your offer，but we regret that we are not in need of these goods.We will surely bear you in mind for future demand.

感谢贵方的报价，但遗憾的是，我公司目前不需要这些货物。我们会记住贵公司，并在将来有需要时接洽贵方。

（2）Thank you very much for your order，but we are sorry that we are fully occupied with contract orders.As it is the case，we have no other alternative but to decline your order of this time.But we look forward to your future favors and attention.

非常感谢贵方的订单，但我们很抱歉，我们目前的合同订单已满。鉴于此，我们不得不婉拒贵方订单，并期盼贵方今后的惠顾。

虽然与对方做不成生意，但这两个句子仍然真诚地表达出将来合作的期望。这种礼貌的拒绝、诚恳的态度、积极的期望会让对方很受用。

4.使用过去时

商务英语信函经常使用情态动词的过去式表示现在或将来的时间，从而使语气更加委婉。例如：

（1）We would remind you that the firm offer made by us last week is valid for one month from the date of our last letter.

我们提醒贵方，上周我方所发的实盘，自上封信所署日期起，有效期为1个月。

（2）We are giving you the first chance in view of your previous substantial orders，but we should appreciate a prompt reply.

鉴于你方以前的大量订货，特给予优先机会，但望贵方尽快答复。

（3）In view of the goods in great demand，we would advise in your interest that you accept our offer without any delay.

鉴于商品紧俏，为贵方着想，建议迅速接受我方报盘。

（4）We would ask you kindly to note our respective signatures given below.

惠请留意我们每个人在下面的签名。

5.恰当使用被动语态

在商务英语信函中，当无需交代动作的施动者或刻意避免提及动作施动者时，使用被动语态较合适，特别是当既要得体地传递涉及对方的失职或错误等负面信息，又要避免伤害感情、影响对方的工作积极性时，使用被动语态可以弱化责备的语气，避免语气咄咄逼人，引起对方不快。

（1）The price list was not enclosed in your letter.

价目表没有随函附上。

（2）Our offer will be withdrawn if not accepted within 14 days.

如果14天之内没有接受，我们将撤回发盘。

（3）Special terms will be allowed to customers who place trial orders before the end of May.

凡5月底前试订货的顾客，均可享受特别优惠条件。

（4）Shipment should be made before the end of this month，otherwise we are not able to catch the season.

月底前必须交货，否则就赶不上季节了。

6.使用条件句

条件句的使用会显得更礼貌，特别是在想向对方提出要求或建议时，使用条件句，可以委婉地说明自己的想法和观点。有时，使用非真实条件句，用虚拟肯定形式表示与事实相反的否定意义，可以达到委婉拒绝责任或抱怨的目的。如：

（1）If you are in a position to meet our demand，we shall place a large sum order from you.

如果你们能满足我们的需求，我们将向你们下大宗订单。

（2）If you can meet us half way，you will get the lot.

如果贵方同意让步，就可以得到这批货物。

（3）If you require an additional quantity，we shall be prepared to grant you a 1.5% discount.

若你方需要额外数量的订货，我们愿给予1.5%的折扣。

（4）If you had understood our letter of May 18，you would have done it correctly.

如果你方仔细看过我方5月18日的去函，就不会出错了。

7.使用虚拟语气

商务信函常用动词的虚拟式提出建议或请求，以使语气委婉含蓄，具有更多的磋商余地，这样更有利于在平等信任的基础上达成贸易协议。

（1）We should be grateful if you would kindly give us a price for printing.

如蒙告知所需印刷费用，我方将不胜感激。

（2）We would esteem it a favor if you would reply promptly.

如蒙迅速回复，我们将不胜感激。

（3）Should you be ready to reduce your price by，say 5%，we might conclude terms.

如果贵方愿意减价，比如5%，我们就可以成交。

（4）We propose that the consignment be sent by container service.

我们建议用集装箱运输这批货物。

8.使用礼貌句型

“We wish...”，“We hope...”，“We would like to...”，“Please...”，“Kindly…”，“We shall be glad/pleased/obliged...”，“We have pleasure in...”等句型常用来委婉地提出要求或表达意愿。疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地，特别是在表达不利消息的情况下，有利于缓和危机，效果更理想，如：“Will you…？”“Would you…？”表达歉意、遗憾时，常用以下句型：“We are sorry that...”“We regret that...”“It is regretful that...”“We are regretful that...”“We regret to say…”等等。

（1）We wish to place an order with you.

我方希望向你方订货。

（2）Kindly let us know on what terms you can supply the above goods.

请告诉我们，以什么样的交易条件你方能供应上述商品。

（3）We shall be obliged to have your quotation with the lowest possible prices CIF Hong Kong，in US dollar.

恳请贵公司对以下商品以美元报CIF香港最低价。

（4）We have pleasure in placing the following order with you，and hope you kindly send by fast freight.

非常高兴向贵方订购以下商品，并希望贵方尽快发货。

（5）Would you please ship the under-mentioned goods for delivery not later than May 31st？

请贵方装运下列货物，交货期不晚于5月31日。

（6）It is regretful that we have to decline your counter offer.

很遗憾，我方必须拒绝贵方的还盘。

在商务往来中，礼貌是树立良好商业形象、提高商业信誉、使商业合作顺利进行的锐器。当无法满足对方的要求或者因自己工作失误给对方造成不便和损失时，应真诚地向对方表示遗憾或道歉，并解释原因或积极采取措施设法解决。此时，以礼相待可以化解可能引起的不快和误解。当对对方的失误行为不满或对方来函言辞尖刻无礼时，也要心平气和地指明问题所在，以礼待非礼。此时，以礼相待则体现出豁达大度的胸襟，对方也可能因此而折服，对此更赞赏，更愿意建立贸易合作关系。由此可见，在商务信函中，礼貌有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与已有客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。因此，要写好商务英语信函，礼貌是不可忽视的重要原则。

参考文献：

[1]赵银德主编.外贸函电[M].北京：机械工业出版社，2006.

[2]戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].杭州：浙江大学出版社，2002.

[3]滕美荣，许楠.外贸英语函电[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2005.

基金项目：黄冈师范学院2013年实验教学示范中心大学生创新活动项目（zx201361）。