备用金制度的优化提升

青岛外轮代理有限公司 王万运

自上个世纪90年代船舶代理行业市场化以来，对于当年的独家外轮代理来说有利有弊。竞争制度的引入提升了船舶代理行业整体服务质量，但同时也暴露出很多制度性的问题，严重影响外代外轮服务品质。青岛外轮代理有限公司船务部提供国际国内船舶代理服务，在实际业务操作中，由于客户的不同需求和服务要求，很多问题凸显出来，尤其以船舶备用金等应收账款的垫付和回收问题最为严重。备用金在代理行业有其独特性，具体表现为：一是备用金款项及应收账款来源广泛、种类繁多，难以管理。船舶代理企业对外委托方涉及面广，包括国内外船公司、同行二级代理公司、各类采购商，因此形成了一个庞大的备用金账款及应收账款索取群体，并且由于每笔款项内容不尽相同，各类杂费、使费种类繁多，这在管理方面给船舶代理公司很大的压力。二是备用金账款占流动资产比例大。船舶代理企业提供的是服务，不同于加工制造业的有型产品，而且其所面对的委托方也没有传统意义上存货的公司，因此垫付的款项较多，使得备用金账款几乎占据流动资产的60%～70%，实际费用产生后，港口使费应收账款能否顺利保值的回收对于企业的兴衰存亡至关重要。

一、问题分析

(一)备用金到账比例过低

截至2012年12月，与青岛外轮代理有限公司船务部有业务往来的客户平均每年150 余家，其中由公司垫付而产生的应收账款客户约占70%,即调研期内有过港口使费应收账款二级明细科目数量在100 家左右，截至2012年12月，账务上依然有港口使费应收账款的二级明细科目35 家，合计5 430 236.61 万元，详见表1。

根据上述数据可知，截至2012年12月，船务部港口使费应收账款客户总数为32 家，其中有21 家所欠尾款在10 万元以下，占总客户比例的60%，但合计的应收账款总额不过50 万，仅占应收账款总额10%，说明这些客户属于小型客户，并没有长期合作的关系，是由某一个航次或者某一次船舶代理产生的部分港口使费应收账款。小型客户的特点是业务量不大，但是此类客户数量众多，因此管理起来比较繁琐，工作量较大。

表1 中显示，欠款在10 万元以上的客户基本上都是船务部主要的目标客户，占客户总数的40%，所占的港口使费应收账款比例高达90%。这部分客户是与船务部长期合作的伙伴，但由于财务问题暂时拖欠备用金，其他的则属于船务部可营销范围内的客户群，潜力巨大。这部分客户主要有两种类型，一种是资金雄厚的船舶公司或者收货人指定代理的大型货主企业，另一种是海运中的二级同行代理企业。

1.资金雄厚的大型公司

资金雄厚的大型公司信誉度和资金保障通常能够实现，坏账几率比较小，但是会有比较严重的拖欠情况发生，如表1 中欠款达到近120 万元的某大型委托方。这种大型公司的海运代理费用只占其运营业务费用很少一部分，但他们对此项费用重视不足，而且从整个海运行业的地位来说，又有着VIP 般的优越感。因此，基本很难按期偿还港口使费应收账款，付款时间一般会拖到半年以后，且账龄会越拖越长，这种现象需要船代公司给予足够的重视。

表1 2012年末港口使费应收账款结构明细表

2.二级同行代理企业

二级同行代理企业通常属于中间商，其直接从原始委托方接到代理委托，由于不属于具体港口的相关情况，他们需要在目的港找到港口代理企业，由于海运业的全球化特征，这种二级甚至很多级的多次委托是很常见的。但是中间商本身不会有太多的资金流转，大多数情况下都是收到上级委托方的款项后再打回船代公司，有时已经收到上一级公司的款项也要拖延时间，不按期划款。当然，也会遇见商业诈骗公司，其在拖款一段时间后中断一切联系，卷款潜逃，这种情况对船代公司而言基本是诉讼无门，只能当做坏账处理。

(二)港口使费应收账款账龄过长

港口使费应收账款账龄是指账款发生时间的长短，以天为计算单位。由于应收账款的流动性特征，船务部对于港口使费应收账款账龄的分析非常重视，对账款进行排序统计，分析账款回收的可能性，为委托公司成立专门的信用额度控制机构，并对已经逾期的应收账款做好催收工作。

船务部按照欠款单位的应收账款拖欠时间的长短和金额划分为各个区段，以便掌握港口使费应收账款情况，实施严密的监督管理，如表2 所示。

表2 2012年末备用金账龄情况分析表

根据船务部制定的应收账款回收期规定，一般来说应控制在30天之内。但从上表2 中所显示的分析结果来看，账龄30天内的港口使费应收账款总数为4 338 251.36 万元，占总额比例的79.9%，说明大部分客户可以在规定期限内还款，如果30天内没有还款，大部分客户也会在90天以内还清款项，按时还款所占比例为90.7%。值得深思的是，将近0.6%的港口使费应收账款在半年（180天）后仍未还款，这就存在着极大的坏账可能，如果无法收回将对船务部的整体利润指标产生严重影响。

二、解决方案的设计

以青岛外轮代理有限公司为例，该公司船务部的计划调度作为公司的重要部门,不仅要统筹安排公司各项对内、对外业务，同时也需要做好公司内部各个部门之间，以及公司和客户之间的沟通联系。船舶备用金由计划调度统筹管理，对公司船务部和客户委托方实行双向负责制。一般情况下，在船舶挂靠青岛港之前，计划调度会给委托方提供一份ESPDA（Estimated Port Disbursement Account），俗称预估港口使费，其中详细说明了代理费率、码头装卸费等港口使费，在得到委托方的肯定后，商务部配合稽核该ESPDA 并做好向委托方收取备用金的工作。通常意义上来说，委托方会拿出预计港口费用的80%左右作为船舶在港的备用金。计划调度的工作人员需要在船舶开行前与外勤人员、港务局、引航站、供应商等各方核实发生费用的情况，经过一定的费用汇总、核实、计算后，把原始账单发送给委托方进行费用审单，一般经过15～30天的审单过程后，委托方会把备用金与实际发生费用的差额付款给商务部进行稽核（见图1）。当然，实践中该港口使费应收账款会有额度和账龄的巨大差异（下文会详细说明），这就需要作为催收主体的船务部计划调度的员工实时监控港口使费应收账款的到账情况，做到最大限度的顺利保值回收该笔应收账款，减少利益损失。

图1 船舶备用金费用审单流程图

(一)提升备用金计提比例

经过调研和优化船舶备用金制度，使备用金的计提比例增加2～3个百分点，提升客户信用资质服务质量，降低船舶港口使费应收账款的额度，从而进一步减少坏账对船务部利润的影响。

(二)缩短应收账款账龄

当不可避免地产生船舶港口使费应收账款时，通过风险评估机制和管理制度上的完善，缩短应收账款的账龄，使至少85%的应收账款在30天内收回，提高应收账款回收率，争取消除半年以上的应收账款。

三、方案实施

(一)建立客户资信档案，成立信用评价体系

首先收集所有的客户资料，根据5C 原则---品质（Character）、能力（Capacity）、资本(Capital)、抵押资产(Collateral)、经济环境（Conditions）进行重新评估，留底其真实有效的身份证明，如营业执照、行业从业证书、税务等级证及开户许可证等合法文件。然后从客户过去的财务情况、有无付款能力、有无偿还能力、是否是长期协议客户、有无提供担保资产、客户的诚信及道德水平等多方面加以调查研究。最后按照业务量及合作时间长短将客户分为普通客户、长期合作的中小型客户、长期合作的大型客户这三种类型。

以合同管理为切入点，将合同结算条款与客户欠费进行比照，将客户付款的及时情况及退票记录逐笔登记，形成客户信用评价档案、季度评估、动态评价，奠定下一信用期制定的基础。另外，在审核客户合同的同时，关注对分包供应商合同的权利义务对接，严格审核供应商的履约能力及赔付能力，最大限度地防范分包风险。

根据客户的不同信用情况再依次分为三个等级，以此来确定是否给予信用或者判断信用额度的大小和期限。通过对每个客户进行有效地信用管理，将应收账款风险控制和管理工作前移，以便达到在业务发生前甚至签订协议前控制运费收回风险的目的。如果客户符合信用标准，就适当给予一定的付费期限或额度宽限。如果客户无法在已经放宽的期限或者额度内结算账款，就应该立刻收紧其信用政策。而对于那些不符合信用标准的客户来说，尽量采用单票结费的方式并提高警惕，留好担保凭证，防止坏账发生。

(二)信息平台共享，传输数据与信用管理挂钩

在应收账款管理上，各部门严格贯彻三级催收制。一是财务商务常规催收，充分利用船代ASS 系统、货运FOCUS 系统、物流CMIS 系统的信息技术平台，实现业务、商务、财务应收应付数据共享，财务收费人员将退票信息共享，业务人员在第一时间便可准确获悉客户欠费数据并进行催收。二是业务人员责任催收，稽核人员每月将应收账款账龄分析表分别发送至各部门督促催收，及时将超协议结算客户的欠费信息进行预警提示并协助业务部门共同催收。三是法务人员法律催收，法务人员应密切关注长账龄欠费，积极为各单位债权保护提供法律支持，通过提醒相关单位向拖欠客户发送《律师函》、《应收帐款催收函》等措施，有效规避坏账风险。整个信息平台的数据共享给客户信用管理提供了可能，不但可以收集和管理客户资信信息，还能科学定量地评价客户的信用水平。一旦出现某客户的信用水平低于警戒线的情况，该平台会通报公司的计划人员、商务部、财务部等相关人员，加强该委托方的资金管理。

(三)执行业绩考核制度，奖罚分明

青岛外轮代理有限公司船务部出台了《船务部船舶备用金管理规定》，以此加强内部考核、健全内部考核制度、提升管理水平。为防止有些计划人员“只管操作，不管收款”的思想，加强对其监督审核，既要有业务量的指标，也要有到账率的指标，如果客户不能在规定的时间内还款，相应的计划人员要按一定比例扣除当月奖金，以此来激励相关人员的收款意识和风险意识。该《规定》在实施一段时间后，财务的监管力度有所提高，有利于控制不良应收账款的产生。

(四)定期监管，加强备用金的催收和跟踪

对于船舶代理企业来说，船舶港口使费应收账款的往来笔数比较多，而且每笔港口使费应收账款产生的周期不长。船务部形成了定期的报告制度，根据实际情况每周一次，在报告中要求注明每一笔应收账款发生的时间长短、尚未收回的原因，然后交给领导审核，最后再传递到相关人员手中。青岛外轮代理有限公司以信用管理部门为主体，每周对港口使费应收账款、信用额度、资金回款执行情况等进行总结和分析，再根据分析结果、配合轻重缓急的原则制定出详细的港口使费应收账款催款催收计划，以便更早地收回账款。

表3 船务部面临的各种风险因素及程度分析表

(五)加强风险识别和评估，建立风险预警制度

青岛外轮代理有限公司在分析船务部船舶备用金风险时，采用定性与定量相结合的方式。首先根据以往的经验对关键风险因素进行了归纳整理，再根据部门的年度利润指标对风险的重要程度进行了定量设定，然后对风险发生的可能性和发生的影响程度进行叠加，从而评定出风险所导致的整体影响水平，以便于科学有效地制定出风险应对策略，促进风险管理的实施。

根据表3，可对船务部面临的船舶备用金风险做出如下分类：

1.高级风险因素

目前高级风险因素主要包括：一是客户倒闭、破产，丧失付款能力。在经济危机的波及下，一些小型船公司资金链断裂，在行业洗牌中难免被淘汰出局，面临破产倒闭，自然无法偿还相应的船舶备用金费用，这就形成了船务部的死账、坏账。二是后期维护不到位，丢失重大客户。在行业间竞争愈演愈烈的情况下，各个代理公司都使出浑身解数，甚至不乏采取压低价格等恶意竞争等手段，相关客户船公司可能会利用市场的价格竞争，与其他代理公司签约，导致船务部长年合作的重大客户流失。

针对上述高级风险，首先要发挥与青岛港及其他港口间的长期良好合作关系，争取到有竞争力的港口使费价格提供给客户。对于重要客户尤其要加强高层领导间的定时沟通，密切关注其公司的发展动向，同时还要强调垫付的船舶备用金到期前的催收力度，提前电话沟通，适时书面提醒。一旦客户出现诸如频繁转换管理层、业务人员，离职人员增加；受到其他公司的法律诉讼；非常规的大幅增加或减少业务量；付款屡屡延迟，经常超出了最后期限；欠款客户的财务人员经常性回避，并且无法联系客户负责人等危险信号时，一定要采取果断迅速的应变措施，降低部门备用金回收风险。

2.中级风险因素

在实际业务中，中级风险因素主要包括：一是客户恶意占压资金。同行间的恶性竞争，竞相压低价格和延长放款期限，导致某些本身信用不太好的客户不断以此为借口，故意拖欠付款。二是成本核算错误，入不敷出；延期装船出运，耽误客户船期。在业务操作过程中，若船舶未能及时靠港或出港，导致客户的船期变更，自然应付船舶港口使费应收账款的时间也会相应延期。三是费用确认不及时，延迟开发票；业务人员交接不畅；未调查客户信用状况，草率签约。业务人员如若产生离职、换岗等变动，未能做好衔接工作，则会导致业务流程不连贯，可能会在费用确认、开具发票、对客户信用评审等环节出现问题。

在应对中级风险方面，需加强对客户的信用审批流程的监管，对于业务利润率低且付款信用差的客户出台特殊措施，逐步减少甚至取消与其的信用合作。对于公司员工要规范业务流程，加强业务培训，确保其业务胜任能力，同时还要强调树立服务意识，定期与客户沟通交流，如管理层之间、业务员之间、充分建立起良好融洽的合作关系。

3.低级风险因素

在日常工作中，重视高级和中级风险的同时，也要意识到低级风险的存在，低级风险因素主要包括：一是单据退还超过有效期。与客户在单据交接上，诸如海事局的离岗证、海关放行单等发放不及时，影响客户船期。客户会因服务不到位故意推迟付款时间。二是由于内部工作人员失职或者突发事件的发生，使得客户提出的要求未能及时反馈或者顺利解答。此类风险因素发生概率较低且发生后的负面影响较小，在船务部的可控影响范围内，基本属于可容忍风险，只需在目前的管理水平上再给予适当的关注，加强与客户的沟通即可。

四、取得的成效

青岛外轮代理有限公司引入调研得出的优化方案后，船舶备用金的计提比例增加势头良好，虽然这个比例不会持续增加，会最后稳定在某一个区间，但哪怕是1%的船舶备用金计提的比例都会大大地降低财务风险，在减持船舶港口使费应收账款的同时，也为部门赢得了更多的现金流，为部门的良性运转奠定基础。

由于船舶备用金计提比例的增加，船舶港口使费应收账款相应的减少，大大降低了坏账风险，但是对账龄影响不大。经过一系列整改方案的实施和时间的检验，信用评估体系和风险评估体系运转良好，在短短的几个月时间内，账龄的周期大大缩短，在30天内收回应收账款的数额比例增长到89%，甚至已经杜绝了180天坏账期的现象，相信只要继续落实和贯彻此整改方案，船务部备用金制度的改革成效指日可待。