县级医院科室直接成本数据采集方法探讨

■ 江蒙喜 李卫平

1 数据采集方法设计背景

成本核算数据的采集是核算工作的基础，数据采集的质量直接影响核算结果的准确性。目前县级医院缺乏统一的科室成本核算体系。大多数县级医院按照自己的科室、会计科目等设置情况，通过手工或信息系统采集数据，自行决定各级各类分摊标准，以致各家医院的成本核算结果口径不一致，无法比较。数据采集的标准化是标准成本核算的基础，本方法通过规范县级医院科室成本核算7大类成本数据的采集，以形成统一口径。

县级医院成本核算工作较为薄弱。县级医院财务科人员紧缺，新财务会计制度的实施又增加了财务人员的工作量，手工核算很难实施；成本核算复杂且繁琐，涉及到数据的归集、分摊标准的确定及报表分析，对财务人员素质要求较高。本方法通过医院现有的HIS和财务等信息管理系统采集电子数据，手工数据极少，降低了工作量，同时也提高了核算数据的准确性。

2 采集过程

以医院财务部门会计核算周期为准，依据规范文本，从医院HIS、财务等信息管理系统采集数据，再通过手工微调转化为可用的标准化医院各科室直接成本核算数据文档。

表1 人员经费数据采集项目表

依据《医院会计制度》第六部分成本报表参考格式中医院各科室直接成本表可知，成本项目由人员经费、卫生材料费、药品费、固定资产折旧、无形资产摊销、提取医疗风险基金和其他费用等7项组成。为了核算结果准确，上述7部分成本数据首选采集相关原始数据，如相关信息系统缺失，则通过采集财务系统中的凭证数据来弥补。人员经费数据来源首选人事管理系统，卫生材料费、药品费和提取医疗风险基金数据来源于HIS系统，固定资产折旧和无形资产摊销数据来源首选医院资产管理系统，其他费用数据来源于财务系统中的凭证数据。

2.1 人员经费数据采集

表1数据采集于人事管理系统，没有此系统的医院可以通过财务系统凭证采集医疗业务成本——人员经费（凭证号500101）和管理费用——人员经费（凭证号530101）。应采集医院向每一位职工发放的工资，包括离退休人员和实习人员。离退休人员所在科室填写行政管理部门内的离退休管理科，实习人员所在科室填写行政管理部门内的科教科。

2.2 卫生材料费数据采集

从HIS系统的物资库中导出卫生材料代码和卫生材料名称，将其分为以下5类：21表示血费，22表示氧气，23表示放射材料，24表示化验材料，25表示其他卫生材料。

当医院中同一种卫生材料的不同规格或（和）不同产地使用同一代码时，此处所采集的卫生材料代码即医院本身的卫生材料代码和规格代码、产地代码的并集，以确保所采集的卫生材料代码的唯一性。

从HIS系统的卫生材料进价库导出各种卫生材料的购入价。如遇到某一代码卫生材料在本月采购多次，则此处购入价为多次采购价的加权平均价，以确保每一个卫生材料代码只对应一种卫生材料（平均）购入价。

从HIS系统采集本核算周期各科室所消耗的各类卫生材料的消耗量。其中“消耗方式”填写门诊/住院，以区分此卫生材料是临床科室的门诊还是病房消耗，如卫生材料是医疗技术类或医疗辅助类科室消耗，则此列信息可留空。本核算周期各科室的卫生材料费即卫生材料（平均）购入价和消耗量乘积。卫生材料费数据采集如表2所示。

表2 卫生材料费数据采集项目表

2.3 药品费数据采集

从HIS系统的物资库中导出药品代码和药品名称，将其分为以下3类：31表示西药，32表示中成药，33表示中草药。数据采集项目见表3。

表3 药品费数据采集项目表

同一种药品的不同规格或（和）不同产地使用同一代码时、遇到某一代码药品在本月采购多次及从HIS系统采集本核算周期各科室所消耗的各类药品的消耗量时，参照卫生材料费用采集处理方式。

2.4 固定资产折旧数据采集

从资产管理系统中采集各科室名下所拥有的各类固定资产在本核算周期的计提金额。经费来源写财政资金、科教资金或自筹资金，用于核算财政补助固定资产折旧金额和科教项目固定资产折旧；资产类型填写房屋及建筑物、专用设备、一般设备或其他固定资产，其中一般设备金额作为器械科成本向各临床服务类科室分摊的系数。数据采集项目见表4。

表4 固定资产折旧数据采集项目表

如医院没有资产管理系统，则通过采集财务系统凭证数据获取会计科目中资产类——固定资产（凭证号1601）。

2.5 无形资产摊销数据采集

从资产管理系统中采集各科室名下所拥有的各类无形资产在本核算周期的计提金额。经费来源写财政资金、科教资金或自筹资金，用于核算财政补助无形资产折旧金额和科教项目无形资产折旧。无形资产摊销数据采集项目见表5。

表5 无形资产摊销数据采集项目表

如医院没有资产管理系统，则通过采集财务系统凭证数据获取会计科目中资产类——无形资产（凭证号1701）。

表6 提取医疗风险基金数据采集项目表

2.6 提取医疗风险基金数据采集

从HIS系统采集本核算周期内各科室开展各项诊疗项目的收费情况，汇总各临床服务类科室本核算周期内的收入总额，按1‰-3‰的比例计提，各临床服务类提取医疗风险基金即各临床服务类科室本核算周期内的收入总额与计提比例乘积。提取医疗风险基金数据采集项目见表6。

2.7 其他费用数据采集

从财务系统采集本核算周期费用类——管理费用（凭证号5301）中的其他费用。此类费用主要包括各科室在本核算周期内的办公费、水电费、差旅费、物业管理费、公务接待费等等。数据采集项目见表7。

表7 其他费用数据采集项目表

3 采集过程中数据缺失的问题

3.1 部分医院财务系统不能核算到科室

部分地区由于事业单位纳入财政部门统一核算，使医院内部录入凭证的科室均为全院，以致财务系统核算不能到医院内部各个科室。本方法通过人员数将全院其他费用分摊到各科室。

3.2 部分医院固定资产管理不规范

部分医院在录制资产管理卡片时未包含资产经费来源信息，以致在采集固定资产和无资产折旧数据时缺失经费来源信息。本方法通过手工录入弥补所缺失的信息。

部分医院固定资产清查不到位，未将固定资产折旧计提到各个科室，如医院大楼的折旧都记在总务科等；部分医院财务账面固定资产和实际拥有固定资产不符，医院未能及时进行清产核资。本方法通过要求固定资产管理部门定期对院内固定资产进行盘点，与财务账进行核对，确保财务资产账属实。

3.3 部分医院部分数据未录入信息系统

个别医生偶尔还有手工开单现象，未通过电子病历将成本数据录入HIS系统；体检科等个别科室收入数据未录入HIS系统；个别医院耗材采购数量、价格及消耗量数据未录入信息系统。本方法通过手工录入弥补所缺失的信息。

3.4 部分医院卫生材料在不同管理环节上存在问题

在申请、采购环节，出现科室或个人自行采购，后期再从程序上完善申请手续的情况。在领用环节，出现领料单只填数量，不填写价格，无法进行成本核算的情况。在使用环节，出现无二级库管理，领回科室后均以库房为准，消耗非“实耗实消”，科室内部未建立账本，无账可查；消耗去向不明确，物资领用后，可能为多个小科室共同使用，也可能门诊和病房共同使用，物资使用具体流向不清。本方法通过规范卫生材料的管理来弥补所缺失的信息。

3.5 医院各信息系统内部科室设置不统一

在采集数据过程中发现，目前大多数医院HIS系统、财务系统、人事管理系统和资产管理系统内部科室设置情况不统一，导致采集于不同系统的各数据文档内的科室代码和科室名称不一致，无法核算，即存在人们常说的“信息孤岛”现象。本方法通过将上述各系统内的科室设置建立对应关系，梳理出一套科室代码和科室名称，作为医院科室成本核算的核算单元。

4 讨论与分析

4.1 县级医院的快速发展致使相关管理跟不上其发展步伐

部分县级医院的信息化建设跟不上医院临床医疗实践和学科建设的发展速度，部分临床诊疗活动未通过信息系统来管理；部分医务人员和管理者还没有跟上信息化管理的进程，不适应信息化管理的要求，仍然采用手工记录信息。

经过改革开放30年的发展，医院资产经费来源多元化，财政投入的手段变化了，医院自身也有一定的积累能力，但是财务人员在录入固定资产信息时未明确资产经费，以致核算在采集固定资产和无资产折旧数据时缺失经费来源信息。

4.2 规范县级医院的药品和卫生材料管理势在必行

随着县级医院规模的扩大、业务量的增长和临床医学技术的发展，县级医院使用的卫生材料种类越来越多，价值越来越高，但是部分县级医院没有落实卫生材料的管理流程，反映了材料物流的管理跟不上临床医疗实践的发展，而且这些环节易于产生医疗活动中的腐败。

4.2.1 建立卫生材料购置工作流程，规范卫生材料采购的管理。由于目前大部分地区卫生材料未采用政府统一招标采购，因此应规范卫生材料采购的管理。由有采购卫生材料意愿的科室提出资产及物资购置申请，提交主管院长审批后，医院卫生材料相关管理部门对提交的采购计划进行考察论证、招标、议标，通知供货方及相关人员实施购进，医院卫生材料库房验证发票后由保管员验收货物入库，填写实物会计制入库单并登记入账，整理相关凭据提交财务科，服务科按合同上的报付款计划，经院长审批后按审批计划汇款。

4.2.2 建立药品和卫生材料供应管理流程，规范医院药品和卫生材料的管理。药品和卫生材料经保管员验收物资入库，保管员依据领取审批单开具出库单，领取人签字后领取相应物资并出库，实物会计制消耗报表报相关科室；定期与财务科核对账目，每季度盘点并查明账实不符原因，填写盈亏报废申请表，院长审批，报财务科，调理账目。

4.3 规范医院各信息系统的科室设置

多年来的医院信息化建设使各医院都建立了多个管理信息系统，但是各系统之间标准和口径的不一致，大大降低了管理效能，对医院管理的现代化造成了很大障碍。医院在信息化建设过程中应规范各信息系统内部的科室设置，确保其规范、统一。在数据采集中遇到的问题反映了县级医院管理中存在不足，医院应规范信息、固定资产、药品和卫生材料的管理工作，确保医院实际运行情况与财务账务情况保持一致。

成本核算数据的采集工作尤为重要，本方法通过采集HIS、人事、资产管理及财务等信息系统信息，确保采集数据的原始性和准确性，以保证核算结果的准确、可比较。

[1]国家财政部,原卫生部.医院财务制度[M].（2010-12-28）[2014-01-03].http://sbs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201101/t20110118_418577.html.

[2]国家财政部.医院会计制度[M].北京:经济科学出版社,2011.

[3]张秀治,李思军,王一博,等.新编医院工作流程[M].北京:中国科学技术出版社,2009.