浅谈档案的建立和管理

文/新疆精河县妇幼保健院 林琳

在社会生活中档案是实践活动中形成的一种历史性记录，同时也是人类一项非常宝贵的财富，也是社会精神和物质生产得到发展的动力。①随着市场经济的不断发展，能够及时获取到有用的信息，已经成为影响单位工作能够顺利进行的关键环节。档案在各单位中都是非常重要的资料，档案的建立与管理是对政策执行情况的直接体现。从检查中我们可以发现，档案信息是单位能否将政策执行好的一项重要依据，同时也是对历史的重要记录。如果一个单位档案工作做得规范化那么就说明这个单位的档案工作做得好，单位通过对档案的充分利用，可以将人事问题、产权纠纷、债权债务等问题进行有效的解决。但是如果一个单位档案工作搞得不好，管理的比较混乱，只有上面要求的时候才进行一次突击检查，档案室中的文件不能立卷归档，对于有用的资料不能进行有效的收集，对于档案部门工作的认识不清晰，就做不到经常性与规范性。

一、做好档案工作应该注意的基本原则

（一）建以致用

在单位中档案资料是企业管理中最好的参谋，能够做到充分利用是非常重要的，如果一个企业能够做到充分的积极的利用档案资料，就可以将档案内容进行及时的分析，所得到的数据就可以为企业和政府提供非常有效的信息，通过整理和分析档案资料可以在实际工作中及时的发现管理中的问题，使问题得到有效的解决，档案资料在这时会成为企业非常重要的参考资料。

（二）在档案的整理中不搞逐级的汇总

传统的档案整理中，一些地方通过逐级汇总的方式进行上报，将档案进行汇总，进而对于企业的全面情况进行掌握。但是经过多年的实践证明，虽然这种做法的出发点非常好，但是在实行的过程中带来了很多问题。首先，在整理分析档案资料的过程中消耗了大量的人力和物力，是一项非常繁重复杂的工作，企业和政府在这项工作上耗费了大量的人力和物力，但是却没有得到相应的回报。其次，因为通过这种方法获得的数据不是很健全，档案整理的也不规范，反映出来的数据不准确，最终汇总之后得到的数据存在较大的出入，档案的利用效果受到了极大的影响。③最后，档案的汇总的时候增加了额外的负担，基层人员的积极性受到了严重的影响，基层工作量在一定程度上得到了很大程度的加重。

（三）资料收集的要“精”

多年来收集到的资料内容主要包括生产性的有害因素、工艺流程的基本情况、生产单位的基本情况等等。如果原始的数据通过流水账的形式归入档案中，不定范围，不分周期，一定会为档案的整理与分析带来很多不必要的麻烦，在收集和整理的过程中会涉及到周期和收集范围等问题。在确定周期的时候，应该根据企业的不同需求，对档案的内容和形式进行分析与确定，使建档工作的良好效果得到有效的保证。对于一些检测周期短、监测数据多的自我监测机构，相关的数据应该通过处理之后按照统一的标准进行归档，上档周期一般来说可以定位每年一次。在周期与范围得到确定的基础上，保证对历年的数据进行对比分析，收集到的各种数据都要“精”，尽量做到不遗漏、不重复，每一个数据都应该反映出一定的情况，将原始的数据进行一定的整理。

二、档案形式的选择要适当

因为各地方部门和企业在档案管理工作中承担的管理任务、范围以及收集到的数据、资料等方面都存在比较大的差别，所以在档案资料的收集中应该从各自的实际需要出发。经过多年的实践来看，在档案工作中不能用统一的档案形式对不同层次的管理机构进行要求。应该根据各自的资料形式和特点进行补充与完善，确定适合本身的档案内容和形式，充分利用和保存有价值的档案资料。[3]地方管理机构因为承担的管理范围和承担任务不同，所以建立的档案形式与企业机构相比应该更加灵活，在本身基础上进行不断的完善，将本单位的档案建设搞好。

三、档案建立与管理的重要性

从狭义上讲，档案工作是档案馆与档案室围绕档案进行的一些业务性的工作，通过科学的方法和原则对档案进行管理，为社会中的各项事业进行服务，档案工作是提高工作质量与工作效率的一项必要条件，同时也是企业历史真实面貌得到维护的重要工作。

1.档案是对历史情况和过去工作的记录，它可以为单位的工作提供可以考察的依据。档案信息是第一手的参考材料，是历史的真凭实证。它是在人们的实践活动中形成的，对于历史情况进行客观的记录，是非常可靠的凭证。有一些资料甚至是当事人的亲笔手稿，保留着历史的痕迹。

2.随着时代的发展，我国的档案事业进入了一个新的发展时期，档案工作逐渐走向了正轨，在档案建立与管理中逐渐引用现代化的技术手段，使各项工作得到扎实的推进，在这一过程中档案发挥了重要的作用。

四、档案的建立与管理

在档案管理工作中档案的建立工作是一项非常基础的工作，④同时也是非常重要的一个工作环节。在档案建立的过程中应该将以下几方面的问题解决好。

（一）建立档案的配套性工作应该做好

建立档案信息是汇总各项数据的重要基础，怎样才可以将各单位的档案数据真实的清晰的表现出来，首先需要将基础性的工作做好，各项工作的准备性工作应该在建立档案之前做好，这是真实反映档案数据的重要基础。

（二）审查、复核完善档案工作中的信息

对于档案工作中的各项信息，要进行及时的审查、复核以及完善。对于档案工作中的遇到的各种问题，不管问题有多么复杂，都要进行及时的解决和处理，是档案信息工作的效率和质量得到相应的保证。

（三）搞好档案建设过程中的技术性问题

在建设档案的过程中，因为基层工作人员的素质和工作能力参差不齐，反映在建档的过程中就出现了不同的质量，为了使档案的质量水平得到相应的保证，就要将基层工作人员的相关技术培训做好，在档案工作的过程中出现的各种问题应该得到及时的解决与处理，档案信息的建立要保证其有效性与准确性，档案的整体质量应该得到一定的保证。

（四）在建设档案的过程中应该注重相关人员的培训工作

在建立档案之初，应该将建立档案相关人员的培训工作充分的做好，在思想上将意识统一起来。在方法和意识上对建档人员进行培训，使工作人员在遇到问题的时候可以进行良好的解决，使建档工作可以得到顺利的进行。

五、结论

总而言之，档案在建立和管理中需要一套完整的工作流程，它应该是从实践到理论，再从理论到实践的过程。档案的建立与管理应该做到经常性与规范性，经常对档案进行管理，档案信息来源的有效性与准确性应该得到相应的保证。⑤档案的管理与运用是本地区单位中非常重要的工作，档案管理人员应该大胆创新、解放思想，用饱满的热情为档案的建立与管理工作作出应有的贡献。

注释：

①申玉杰,高璐璐,俞守义.社区健康管理平台及电子健康档案的建立和管理应用[J].医学信息学杂志,2011,(4).

②李颖.广播影视人才档案的建立和管理[J].媒体时代,2011,(7).

③赵佳冬.浅谈档案的建立和管理[J].现代交际,2011,(7).

④张卓.开放大学教师开放性档案的建立和管理[J].北京广播电视大学学报,2012,(4).

⑤韩景华,魏丽萍,吕月英.浅谈社区居民健康档案的建立和管理[J].青岛医药卫生,2012,(5).