EPC工程总承包项目职能部门的电子文件管理

文/上海电气电站工程公司采购部 汤惠娟

一、研究背景

近年来随着企业国内外工程总承包业务的快速发展，档案管理的必要性与重要性也日益突显。EPC工程所形成的文件资料具有完整性、准确性、有序性、规范性等特点，这些文件是日后参考、借鉴的依据。然而，职能部门的资料文件，如采购合同是贯穿整个项目中间环节的有效文件，为项目执行提供了极其重要的依据。

二、职能部门在档案管理中的职责

作为项目采购合同的主要形成职能部门，按照工程总承包项目自身的特点和规律，采购部将采购档案收集、整理工作落实到项目采购的各个发展阶段。

（一）评标阶段

招标文件、采购计划、技术评审、业主、项目部与设计院各种往来函件、邀标／接标／开标记录、技术澄清、评标报告、性能参数表、商务报价、商务评审、定标评审等。

（二）采购阶段

供应商资格评审、采购合同评审、采购合同、因技术要求或设计范围变动引起合同变动的相关评审及函件等。

（三）执行阶段

项目部对各供应商提供的设备使用情况的反馈、问题处理的汇总与协调记录、验收让步申请等。

三、关于工程采购部采购合同（电子文件）发放的规定

（一）目的

为实现“无纸化”办公、提高办公效率，并且能够更好地管理采购合同（电子文件），保证文件的有效性、安全性，对今后的采购合同（电子文件），以下简称“合同”的发放制定了本规定。

（二）适用范围

采购部签订的采购合同及所有附件的发放。

（三）各部门职责

1.采购部：合同的形成、发放以及更新、回收；电子文档网上发布及权限设置。

2.相关部门：严格控制合同的流转，各部门指派一名人员做好合同的管理以及监督工作。

（四）文件的发放控制

1.网上公布的合同均为pdf文件，设置阅读权限。

2.自网上公布合同的同时，仅向重点部门发放纸版一份，即工程财务部门正本一份。

3.合同的所有附件分别公布在公司内网，针对不同部门的人员开放。

4.如有需要，打印纸质文件一套仅限现场商务人员使用，不得转交其他人手里，如果有价格等重要信息外泄情况发生，需承担相应的责任。

5.取消合同的作废、变更处理的问题：

（1）取消作废：纸版合同进行回收并加盖作废/参考章，电子文件则以最新发布的升版文件为准，前版文件自动视为作废；

（2）更新：以最近一次发布的文件为最新版本，处理方式与“取消作废合同”方式相同。

（五）文件的管理控制

1.文件控制：网上公布的pdf版为最终签字版本，自公布之后即成为受控文件，每个文档加密处理。

2.文件保存：目前签字手续继续用纸质版，发布用pdf格式电子版，保存一份完整的纸版以作最终归档之用，电子版文件的保存期限同纸版。

四、做好电子文档的立卷归档管理

按照纸质文件的档案管理标准，同时做好对应的电子文件档案的归档工作。首先对电子文件进行审查，审查的重点是：档案的内容是否齐全；检查有关责任者的签字、盖章手续是否完备；纸质文件立卷归档的同时将其电子文件统一拷入光盘，以免被修改。

五、工程总承包职能部门电子档案管理工作应注意的问题

工程总承包项目的档案管理一直是一个具有挑战的课题，贯穿了所有部门的职责，从实践中看，各职能部门的电子档案，其管理也是重中之重的，为整个项目的执行提供了最有说服力的参考。所以，在工程总承包项目档案管理中，职能部门特别要注意以下几个问题；

1.做好日常文件的收集、整理、对产生的相应电子文件，务必做好加密工作，防止重要信息外泄。

2.要按照档案法和行业有关档案管理标准，制定本工程的档案管理制度，明确各自的职责，制定必要的员工保密协议。

3.提高各档案人员的业务素质，做好必要的培训工作。

4.要统一规定档案分类办法，对电子文件进行立卷归档，以保证整个工程总承包项目档案管理的完整性、实现档案管理的现代化。

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