机关事业单位工人档案管理问题及对策分析

文/运城市机关事业单位工人技术等级岗位岗位考核办公室 董晓林

机关事业单位的工人档案，就是记录工人的经历、品行、政治面貌等情况的一些资料，在工人的转正、升职等方面，个人档案资料可以发挥很大的作用。加强机关事业单位工人档案的管理，可以为单位进行人员的考核提供重要的依据，也可以对单位中人力资源进行更好的分配。

一、机关事业单位工人档案管理中存在的问题

机关事业单位的人事档案管理随着人员的增加日益完善，然而一些问题依然存在，比如虚假档案、死档、弃档等现象的存在。机关事业单位要加强对人事档案的管理，改变管理上的缺陷，充分发挥其在机关事业单位中的作用。

（一）虚假档案现象依然存在

由于关于单位工人档案管理制度不够完善，工人档案标准也不够统一，所以一些机关事业单位的工人档案存在一定的虚假情况。主要体现在工人年龄的虚假、姓名虚假等。有的工人为了得到某些利益，贿赂管理人员，使得篡改人员档案现象随时可能发生。假如有关部门不予以足够的重视，那么工人的档案就会失去其应有的资料依据作用。

（二）机关事业单位的工人档案所包括的内容不够完善

机关事业单位的工人档案一般都是记录在纸质材料上，上面记录的档案内容过于僵化，格式化的现象更是几乎没有变化。工人档案记录的内容都是最为基本的年龄、姓名等，很难反应出工人的个人表现信息。上面所写的关于个人素养的信息真实性尤其让人怀疑。

（三）单位对于工人的档案管理没有足够的重视

一些机关事业单位的工人档案工作都呈现出被动应付的状况，相关的领导负责人对工人的档案管理工作不够重视，这导致机关事业单位工人档案管理质量低下，工人档案资料难以发挥其对人力资源的调配以及给人员调动提供有力的依据的功能。

（四）工人档案管理人员的管理技术不专业

保证机关事业单位的工人档案管理水平，必须使用专业的人事档案管理人员。然而现阶段，一部分机关事业单位的工人档案管理人员的专业素质并不高，这一部分原因是由于机关事业单位内部人员自己安排有关系的人担当人事档案管理工作，一部分是由于人员聘用制度不够严格。这都影响到人事档案管理的质量，导致档案资料的错误甚至丢失。

（五）机关事业单位工人档案中的信息资源没有有效的利用

机关事业单位的工人档案资料可以用于人事调动、人力资源配置等。一些机关事业单位没有实施无纸化阅档，对工人的信息记录也仅仅表现在个人基本信息上，对于工人平时的表现不予收录，这样使得这些资料长久性保存变得非常困难。工人档案信息资源因此而得不到开发利用，影响了档案对人员以及单位的服务，也影响了两者之间的相互交流，总的来说就是工人档案中的信息资源没有得到有效地利用。

二、解决机关事业单位工人档案管理存在问题的对策

（一）建立社会化的工人档案管理

为了适应社会化管理要求，在机关事业单位建立一个集中保管工人档案的机构。这样可以有效地解决机关单位中人员档案分散等问题，也适应人员角色转化需要。

改善传统的人事档案管理体制就是要对机关事业单位中工人档案资源集中开发、统一管理，这样可以解决人员调配不合理现象，在制度要求方面也更加的完善，在档案管理监督工作方面也更加的科学。

为了满足现实社会的需要，在满足机关事业单位工作需要的前提下，对工人档案资料进行整合，并建立联网型人事档案社会化管理机制，合理的安排机制的规模，适应市场经济瞬息万变的特点。

机关单位工人档案社会化管理的实施，离不开财政资金投入。财政资金的投入主要是为了改善档案的基础设施和管理条件，加大财政对人事管理的投入，可以使机关事业单位相关人员对工人档案管理更为注意，有利于档案社会化管理的实施。

（二）实施现代化工人档案管理

随着社会经济的发展以及计算机网络技术的大力推广，在信息时代的机关事业单位工人档案管理也要求实施现代化管理，档案现代化管理也包括电子化管理、信息化管理、信息标准化管理、信息网络化管理。

对于机关事业单位工人档案管理电子化方面，就是根据传统纸质化档案管理所带来的一系列问题，分析原有的不足，实现工人档案的电子化管理。电子化管理就要构建一个单位内部的信用系统，方便工人档案资源的利用，真正意义上实现对工人档案资料的优化以及处理。

在信息化工人档案管理方面。实现机关事业单位工人档案管理的信息化要从两个方面做起：首先，就是要通过网络查询，利用现有科技技术资源，实现工人管理信息化；其次，充分利用信息化设备，比如照相机、扫描仪、录影机等，实现纸质档案向电子数据档案的全面转化，加快工人档案信息化管理建设。此外，还要对档案管理人员进行系统的信息化技术培训，保证工人档案信息化管理的落实。

在人事档案信息标准化建设方面，就是要通过系统软件的支持，实现档案的统计、利用、查询等方面的功能，有效的对人才资源信息进行整合。为了保证机关事业单位工人档案信息的标准、科学、合理性，必须监督工人档案从形成、保存到变动的各个阶段。建立统一的标准计算机软件环境以及硬件环境，还要确保其外部的环境标准。

在人事档案信息网络化建设方面，就是要充分利用计算机网络技术以及网络资源，推动人事档案管理正常有序的开展。人事档案信息网络化建设，可以实现工人档案资源共享，符合当今社会的发展，也适应时代的潮流。

（三）对于机关事业单位的工人档案内容必须适应时代发展

在以后的工人档案管理工作中，我们应该对于以前工作的缺陷有足够的认识。像档案选材内容单一、档案资料肆意篡改、内容真实度不高、档案处理不公正等些问题应该在以后的工作中尽量避免，对于这些问题要想从根本上处理，那就要求档案内容必须能够适应社会经济发展变化。要以创新思维，与时俱进，顺应时代的发展要求，进行人事档案管理体制改革，能够当下时代经济需求。

三、总结

随着经济的发展，时代的进步，机关事业单位人员档案管理的要求也越来越高。然而现阶段我国机关事业单位工人档案管理工作中存在着许多问题，如虚假档案、弃档、死档现象，有的管理人员还随意的篡改工人档案资料信息等。这些问题都导致工人档案资源没有发挥其应有的功效，在现今信息化时代中，加强机关事业单位工人档案社会化建设以及信息化建设，建立电子档案、信息标准化档案、信息网络化档案。这样可以有效的发挥档案的作用，增强机关事业单位人力资源调配能力。

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