加强工程档案管理的对策研究

文/昆明排水设施管理有限责任公司 合晏

在社会的快速发展中，许多改建工程和新建项目出现。而这些工程项目在建设过程中，形成了许多内业资料，这些内业资料就是工程项目档案。对工程项目档案进行管理，既是档案部门要求，也是工程自身需要。工程档案是工程再建设时管理和维修的依据，它包含许多重要的声像、图表、文字，要长期保存。本文提出了相关管理对策对工程档案管理进行加强，以此保障工程档案的完整性、系统性、准确性和真实性。

一、加强工程档案管理的意义

（一）工程档案是建设工程的重要组成部分

在建设工程未动工时，建设工程档案就已经产生了。工程的立项文件是工程项目确立、决策和审批的真实记录，也是项目具体实施和经费落实的依据。项目概要设计、预算编制均以立项文件为依据。贯穿建设工程有两部分，一部分是抽象、技术性的，表征是文件材料。另一部分是实体，操作性的，表征是工程物理结果。两部分又彼此交织。

（二）工程档案决定着着建设工程质量

建设工程质量符合国家法规、法律、设计文件的特性综合，包含经济性、可靠性、耐久性和适用性。工程档案反映出了建设工程质量，需以工程档案去评价工程质量。而在工程建设时，许多工序会被下道工序掩盖，这就是隐蔽工程。工程竣工时，该部分难以看到和摸到，相关人员只能借助于掩盖前的录像、照片、图纸和现场记录做出适当评价。故此，需要真实性、可靠性的工程档案。

（三）工程档案管理反映了建设工程的具体情况

工程档案管理是一种强制性管理。工程档案不仅真实记录了建设全过程，还将这一系列的过程完整链接。建设工程的具体情况是档案管理人员高度重视和思考的方面。档案管理人员应当将建设工程具体施工情况、设计变更情况归入工程档案中，让工程档案更具使用价值。对于建设工程而言，其施工过程和结果就是构建系统、完整的工程档案，以便为下次建设施工提供借鉴依据。

二、工程档案管理中的问题

工程档案资料的管理，是指对工程施工资料进行编制、整理和保管。因为工程施工时间长，形成档案资料的量也较大。一些工程的分项部分较多，人员流动性大，难以落实好相关人员的责任。档案管理中的问题，多在交工时显现出来。虽然产生的原因和情况有差异，但出现的问题、通病还是大致相同的。

（一）资料内容不够准确

档案资料重在准确，资料内容必须反映出真实的工程情况。但有的建筑企业随意填上一个数值，难以表现工程具体情况。采取“差不多”、“大概”的态度，会使得档案资料毫无使用价值。工程档案管理是有序和动态控制的管理，必须采取“求实”的态度，以规定好的施工程序，编制和整理技术文件原始素材。这样，能够真实、全面的反映施工项目技术水平和具体概况。档案中少项目、缺内容，是不可取的。

（二）收集整理资料不够及时

合同签订后，档案管理工作便逐步开展。工程施工时，开工报告、进场合同、施工记录、对照标准和变更手续等资料要及时收集和管理。但在现实情况中，许多建设单位收集、整理资料不够及时。一些工程设备动工很长时间，也没有开工报告。有的完成施工后再补录施工记录。不及时收集和整理资料，均不符合档案管理的标准。

（三）工程档案管理机制中的问题

1.工程档案管理机制不能适应社会主义市场经济。许多建设单位在工程档案管理上缺乏创新，无法构建适应新体制要求的档案管理网络和工作机构。一些项目管理程序上未涉及档案管理，工程建设无法和工程档案资料整理、收集相同步。工程档案工作并未归入依法监管之中，没有约束和限制。

2.工程档案管理职责未落实。行政主管部门的项目管理办法并没有明确工程档案管理要求。在新形势下，许多建设单位并没有进行有力改革，实施的档案管理不符合时代需求，岗位责任制未落实好。一些行政管理部门未执行好工程档案规章制度，没有依照国家规定进行专项检查和验收。

三、工程档案管理中问题的产生原因

（一）未落实好责任制度

工程项目部从利益角度考虑，不愿意设置兼职或专职的资料管理员。因为责任制度未落实好，收集和整理资料较为疏忽，许多建设企业只能在工程竣工时移交相关资料。一些项目部的制度不完善，人员流动性大，档案资料移交程序错乱，跟踪收集难度大。一些项目部的档案人员没有和施工管理员保持紧密联系，责任不明，档案资料收集分散。

（二）管理人员不熟悉业务

建设企业的档案资料管理人员不熟悉业务知识，工作能力有限。一些工程项目的工期较紧，新招募的毕业生没有经过培训，不懂得收集、整理资料。等到档案资料催追时，才匆忙应对。在这期间，一些施工过程发生了设计变更，管理人员却不知如何将变更资料反映至竣工图内。

（三）思想上不够重视

档案管理借助于收集、编制、整理、归档的方式，对工程施工技术活动和进展实况进行记录。档案管理的规律为先活动后记录。而这样的规律，会使得多数人进行事后记录。事后记录未得到应用重视。在现实情况中，许多人认为工程项目的“硬指标”是进度、成本、安全和质量，并以此评判和衡量项目实施的情况。这样也使得档案管理被人们忽视。在现实生活中，档案管理的侧重点是施工现场，发现的问题存在滞后性，常常得不到项目部的重视。

四、工程档案管理的解决对策

（一）深入施工现场编制档案

工程建设、规划和管理的依据在于档案管理工作的加强。故此，档案管理人员要整理好档案，保障档案资料的真实。档案管理人员还应深入施工现场，调查和分析拟建的工程项目。在开工阶段、材料试验阶段、分项工程交接时，应在事前设置提醒预示制度。相关人员的变动资料应当及时移交，工程资料在移交发包方之前要做好把关。层层落实责任，档案资料的整理和归档才能有效落实。而对于那些大型或投资较大的工程项目，深入现场时要和建设单位共同勘察。等了解具体情况后，再编制档案。

（二）对档案工作者进行技能培训

由于受到多种条件影响，工程档案管理有着较为广泛的覆盖范围。故此，档案管理人员要有更高的技能水平，懂得档案管理知识、存储知识。建设企业要对新应聘的管理人员进行岗位技能培训，组织他们学习理论知识，并针对档案管理基本知识开展综合考试。如果单位内部不能进行此类培训，可请专业讲师进行培训。培训的重点是档案文件管理和归档工作。

（三）推行档案的信息化管理

工程立项至工程验收，档案资料整理和收集均由不同部门或单位实施。而这在主观、客观上加大了工程档案构建难度。目前，工程档案管理正逐步引进互联网技术和计算机技术，以此提高各部门的档案管理效率和利用率，便于档案的利用和借阅。在信息化管理档案时，要完善好档案检索系统，对档案资料进行编号。不一样的资料需划分开，做好归档管理，便于日后的查找和归还。与此同时，要提高工程信息共享和交换的水平，从而为公众提供更多的便捷条件。

在档案信息化管理时，应当配置服务器、计算机、路由器、交换器等先进设备。开发系统软件时，可利用计算机软件进行推广和培训，构建同平台的中心。上网信息要做好密级界定，设置密级标准，以内部、机密、公开的原则界定档案。与此同时，要对档案使用者做网上身份验证，让软件系统更为安全。

（四）落实岗位责任制

工程档案管理是个有计划、有目标、有组织的活动。故此，建设企业应当派遣副经理或技术主管分片领导和管理，并落实好企业员工的责任和义务。在大型工程项目中应当设置专职的档案资料员，而在中型工程项目中，应当设置兼职的档案资料员。档案真实性和档案管理人员的工作态度密切联系，杜绝出现档案内容缺实的现象。贬值档案需经过收集、整理、记录和分析的过程，如果某个过程出现纰漏，可能会影响到下一个环节，造成整个档案编制过程缺乏准确度。实施和落实好岗位责任制，能够根据实际发生的问题落实到个人，对相关责任人进行处罚。

（五）加大检查和监管力度

提高工程档案的管理质量，还需做好工程档案资料的检查和监管。在工程开工之后，工程质量部门应当下到项目部，对项目部制订的档案资料进行检查。找出其中的问题后及时解决。建设企业检查项目进度、安全、质量时，还要检查资料收集的完成情况，提高工程档案管理的工作质量。在工程收尾完工时，建设企业要组织相关部门检查竣工档案的资料，保障档案资料和工程竣工的移交。如果档案资料员未完成收尾工作，则不允许进行调动手续的办理。评报优质工程时，企业要将档案资料的完成情况当做考核内容。档案资料完成较好，则予以奖励。有过失，则进行通报批评。

五、结束语

工程档案管理在城市现代化建设和工程建设中发挥着不可替代的作用。工程档案管理不当是工程建设项目的组成部分，也是质量控制的重要环节。严控工程档案的管理，能够让工程档案更具真实性，有更大的实用价值。对工程档案管理中的问题和产生原因，可深入施工现场编制档案、对档案工作者进行技能培训、推行档案的信息化管理、落实岗位责任制和加大检查和监管力度。只有这样，才能提高工程档案管理的水平和质量。

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