浅谈如何发挥好企业行政办公室的“五项职能”

文/中石化中原石油工程有限公司钻井一公司 韩志田

行政办公室是领导的“参谋”和“助手”，是机关与基层、部门与部门间相互联系的“桥梁”和“纽带”。行政办公室职能作用发挥的如何，直接反映出企业工作的运行质量和管理水平。笔者认为，推进办公室工作科学化、精细化管理，做到严谨、周密、务实、高效，必须充分发挥好“五项职能”。

发挥好参谋助手职能。虽然行政办公室的工作千头万绪，但是在众多的工作事项中，必须把政务服务作为办公室工作的重中之重，花大力气、下苦功夫发挥好参谋助手职能。一是提高筛选信息的能力。充分利用办公室信息渠道畅通的优势，通过与机关各部门的联系沟通，多占有第一手信息资料，多编发有分析、有见解，有助于企业科学发展、和谐建设的信息动态，及时主动报送上级部门，提高信息的采用率，不断提升企业的知名度和美誉度。二是提高调查研究的能力。充分发挥主观能动性，紧抓关键和重点，使服务性和创造性统一起来。勇于突破传统，结合实际提出自己的新见解。“站在”领导的角度去思考问题，分析问题，大胆提出解决方案。在充分贯彻领导意图的基础上，充分发挥综合部门的优势，对企业改革和发展中的重大问题进行综合分析，提高调研报告的撰写质量。三是要提高文稿起草的能力。文稿质量高低，直接反映着办公室工作的水平。在文稿起草中，要准确领会上级部门的有关会议精神，多研究领导的工作思路和工作方法，全面掌握本单位工作实际，着力增强自身工作的预见性和创造性，强化精品意识，力求综合文稿思路清、高度够、表达清，追求文字表达“准、实、新”，达到文稿起草精益求精的目标。

发挥好协调综合职能。要突出全局性，从全局思考、筹划、安排和处理问题；要坚持公正性，严格按制度办事，防止和克服工作中的随意性。对内，要协调好自身与领导层和自身与各部门两个方面的关系。对外，要注重自身的形象，时刻牢记自身代表的是一个机关、一个整体，以高度的责任心和集体荣誉感，全方位维护机关的形象。

发挥好审核把关职能。公文管理方面，要以公文撰写、审批为重点，严把公文审核关，进一步提高公文质量。公务管理方面，进一步完善会议年度计划管理制度，切实转变会风，确保会议效果。机关财务管理方面，严格按照财务管理制度加强对机关经费使用情况的审核把关，认真执行经费预算，规范经费支出。大兴勤俭节约之风，精打细算，当好家、理好财。

发挥好运转保障职能。按照科学化、精细化管理的要求，在公文流转、档案管理、机要值班、来信来访、网站管理等方面扎实工作，努力做到协调有序、科学运转、不打乱仗，确保低成本、高效率。要做到常事快办、急事急办、特事特办，重大事项限时办理。来信来访要做到礼貌接待，及时办理，确保件件有落实、事事有回音；保密工作要不断加强网络保密安全的技术保障和印信的安全管理，节假日值班要有安排、有部署、有应急预案。网站管理要进一步规范信息动态发布程序，提高更新率。

发挥好督促检查职能。要紧紧围绕企业生产经营中心工作开展督查，及时反馈决策落实过程中的各种情况，尤其是对公司的重大决策、重要工作部署，重要会议、重要文件、重大决定事项的执行，领导交办事项的贯彻落实情况，以及反馈妨碍决策落实的各种问题，提出解决矛盾和完善办法措施的建议。督查的重点：一是对每阶段的重点工作部署及重大决策事项进行日常督办；二是对领导批示和交办事项进行专项督办；三是抓住职工群众反映较多和反映强烈的问题，主动督办，促进企业各项决策部署的贯彻落实。

总之，要发挥好行政办公室的职能，这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，办公室人员要不断加强自身建设，提高综合素质。第一，要加强学习。学习党的路线方针政策以及法律、经济等方面的知识，还要认真研究机关管理这门科学，学习先进的管理知识和思想，不断改进管理和服务的方式方法，与时俱进，干事创业，提高工作绩效；第二，强化服务理念。摆正位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务；第三，弘扬协作精神。办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体，一定要加强协作，强化团队意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心合力，提高办公室的整体管理能力。