高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究

吴耀玲

[摘 要]高中学校档案管理工作是一项非常重要的工作。新时期高中学校应该切实加强档案管理工作。本文在分析高中学校档案管理工作存在的问题的基础上，从提高档案管理的意识、提高档案管理工作者的业务素质，建章立制，规范档案管理，注重档案资料的开发及利用，灵活运用计算机技术提高信息化管理水平等方面探讨了加强高中学校档案管理工作的对策，也归纳总结自身档案管理的一点体会，以供广大同仁参考。

[关键词]高中学校；档案资料；档案管理

高中学校档案管理工作是高中学校管理工作的重要组成部分之一。提升高中学校档案管理工作质量有益于促进高中学校管理工作水平的整体提高。高中学校档案管理工作涉及面比较广，既涵盖教学档案管理，又涵盖学籍管理等。新时期要做好高中学校档案管理工作，关键是要认真找出当前存在的问题，并提出相应的解决策略。

1.高中学校档案管理工作存在的问题

1.1档案资料收集比较困难

当前，一些高中学校的教职工对教学资料归档并不重视，具有一定的抵触心理。他们认为自己的教学资料是自身通过教学实践不断探索而积累、完善起来的，假如交给学校档案室存档及管理就摇身一变成了学校公家“成果”。也有部分教师认为将自己的教学成果资料存放在档案室里，不方便自己使用及查找，因此觉得自己保管更妥当。上述原因导致高中学校档案资料很难收集或者收集不够及时、全面。

1.2档案管理工作没有形成合力

有些高中学校将档案工作全部交给档案室进行全面管理，导致其它相关部门忽视档案管理工作的重要性，事不关己、高高挂起。实际上，档案管理工作是一项系统性很强的工作，需要高中学校多个部门密切沟通、通力合作。只有形成合力，高中学校档案管理工作才能做实、做活。

1.3档案管理专业人才缺乏

当前一些高中学校严重缺乏档案管理专业人才，负责档案管理工作的人员均为兼职人员，这些教师有的要承担比较大的工作量，平时忙于备课及授课，所以投入在档案管理工作的精力就有限。因此，引进档案管理专业人才显得尤为重要了。

1.4信息化管理水平亟待提高

有一些高中学校档案管理模式比较陈旧，还使用手工录入的方式来录入学生信息，导致学生信息档案管理效率比较低、保密性不高。究其原因，主要是这些高中学校负责档案管理工作的人员缺乏一定的计算机知识，难以准确及规范地采用计算机来完成学生档案基本信息的录入与管理。由此可见，高中学校档案信息化管理水平亟待提高，从而提高档案管理工作的效率及安全性。

2.加强高中学校档案管理工作的对策

2.1提高档案管理的意识

高中学校档案是指高中学校在教学活动、科研活动、党政管理工作及其它日常工作中所形成的对高中学校与社会具有保存及利用价值的各种文字图表、声像等不同形式的历史记录。科学高效、规范合理、完善的档案资料可以体现出高中学校深厚的文化积淀，是校风、校貌、校规与校纪等隐性文化的真实反映。因此，高中学校的领导及教职工均要认真学习档案管理法律法规，提升自己对档案管理的意识，充分意识到档案管理在高中学校管理工作中所发挥着的重要作用；要知道何时要整档以及如何做好整档工作。

2.2提高档案管理工作者的业务素质

要搞好档案管理工作并非是一件容易的事情。因此，高中学校档案管理工作需要安排专门的档案管理工作者进行负责。同时，可以通过开展业务培训等方式来提升档案管理工作者的业务素质，使档案管理工作者一方面要熟悉档案法律法规，另一方面要掌握档案资料编码等高中学校档案管理之基本技能，同时要培养及提高档案管理工作者的沟通交际能力，从而推进高中学校档案管理工作水平整体得到提升。

2.3建章立制，规范档案管理

高中学校应该进一步明确高中档案管理工作的具体目标，应该按照上级部门的关于档案管理工作的相关通知精神，详细制定出本学校档案管理的各项规章制度、工作目标；要进一步明确档案管理工作之责任范围，尤其要明确档案管理工作岗位的职责，实施年终考核制度；充分调动高中学习各个部门参与、配合档案管理工作的积极性，从而规范档案管理，推动档案管理工作更上一层楼。

2.4注重档案资料的开发及利用

高中学校档案管理工作一方面是对各种档案资料的收集与管理之过程，另一方面是通过仔细、全面分析档案资料为我们广大教职工提供有价值的参考经验，进而促进高中学校管理水平。此外，高中学校档案管理工作者应该树立积极的心态，与高中学校其他部门一同梳理、加工、开发档案资料。针对有独特价值的档案资料，应该创新工作思路与工作方法，多渠道、多方位汇编成小册子供高中学校内部参考使用与传阅，进而发挥出档案资料的开发及利用价值。

2.5灵活运用计算机技术提高信息化管理水平

高中学校要充分运用现代计算机技术，加强新时期高中学校档案信息资源建设，把书面档案资料进行适当加工成为电子文本资料，建立网上档案资料数据库，推动高中学校档案管理工作科学发展，逐步实现现代档案资料管理信息化与自动化。实践证明，采用计算机技术来辅助高中学习档案管理，则可以比较方便地检索、调整或补删资料，大幅度地提升了档案管理工作的时效性。同时，运用计算机技术可以提高档案保密性，减轻了高中档案管理工作人员之工作强度。

与此同时，高中学校的领导要高度重视学校档案室信息化建设，主动探索信息化建设的方法与路子。高中学校只有构建高效、快捷的档案网络管理系统，才可以全方位地实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理，从而为高中学校提供及时、准确的、具有非常高的参考应用价值的档案信息资料，全面实现高中学校档案信息资源之有效利用与共享。

3.高中学校档案管理工作体会

笔者在管理高中学校档案工作至今已经有多年，也积累了一些体会：第一，档案工作要突出本学校的特色。档案人员在档案的收集、整理、利用和档案开发中应注意总结本校的典型经验和自己独特的教学、科研内容和教学方法，更好地运用教学、科研档案为学校各项工作服务。第二，档案人员要更新知识结构，拓宽知识面。不断提高教学、科研档案的质量和管理水平，更新观念，拓宽视野，增强分析问题的能力，提高编研水平，从手工操作型向学术型转变，从而使学校的档案管理逐步走向科学化、现代化。第三，学校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。第四，学校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。第五，加强档案的开发与利用。档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

4.结语

随着档案管理工作日益受到人们的广泛关注，高中学校档案管理工作的重要性不言而喻。这就要求高中学校档案管理工作者发挥出自身的聪明才智，提高档案管理工作意识，努力学习掌握先进档案管理技术，从而为提升高中学校档案管理水平作出贡献。

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