浅谈地质科技档案的管理与利用

焦珊珊

[摘 要]随着科技的飞速发展，科技档案的信息功能，将越来越显著。那么如果想让科技档案充分发挥作用，实现档案自身的价值，就必须先从档案的管理即收集、整理、保管、鉴定、统计等这些基础工作做起，针对地质科技档案的管理与利用展开了论述。

[关键词]地质档案；管理；利用

1、地质档案的特性

（1）地质档案形成的周期性长，区域特征明显

地质现象复杂多变，在通过各种勘探方法掌握工作区的各种地质现象后，最终形成报告，往往需要很长时间。所以，地质档案是地质现象的综合反映，它的形成具有明显的地域性和周期长的特点。

（2）地质档案内容广、综合性强

地质工作是一项多专业、多工种、多手段的综合性工作，它的内涵很广，诸如区测、普查、勘探、物探、化探、岩矿测试、水文工程、环境、各种矿产等等，相应地也会产生这样多的档案材料。

（3）地质档案利用广，具有持久性

广泛搜集、反复地翻阅利用已有的地质档案、地质成果，在此基础上进行现场踏勘，并结合工作的性质、特点、任务要求编制设计以指导工作进行，这在地质部门和其他有关部门已成为惯例。这样不仅避免了一些重复劳动，节省了人力、物力和财力，加快了工作步伐，而且通过对已有的地质档案的综合研究分析判断，已发展到寻找深部隐伏矿并渗透到人类生存环境保护工作上面。现根据地质档案本身的特点，浅谈地质科技档案的管理与利用工作。

2、科技档案的基础工作为收集、整理、统计、鉴定等

科技档案的收集。我所档案管理部门经过十几年的摸索与实践，并根据《地质科学研究档案立卷归档办法》形成了一套比较可行的、较系统的管理方法。具体做法是：明确一条原则，就是在执行、贯彻和制定有关科技档案管理规章制度工作中，始终明确坚持执行集中统一管理地质科技档案的原则。按照有关管理要求，结合我所实际，把处于分散状态的科技材料集中统一起来，维护科技档案的完整和安全，健全科技材料归档制度。如何在工作中贯彻和实现这一原则，我们具体抓了三个环节：

（1）地质工作开始前，抓住立项材料环节。立项材料是档案的基础，是项目审批的必备材料，也是项目验收的依据。重视项目准备阶段的立项材料收集工作，为科技档案材料的收集工作打下了基础。

（2）项目进行中抓住科技资料收集环节。地质项目进行过程中的原始数据记录、图件、材料等是整个地质原始档案的核心，必须作为中心环节来抓。我们根据地质项目工作周期长短不一的特点，请项目技术负责人指定一人负责地质资料的收集整理工作，把分散在地质人员手中的材料集中保管，使其具有系统性、准确性、完整性，这样做，是为今后科技档案的归档做好了充分准备。

（3）项目进行完，抓好验收环节。当地质项目完成后，科技档案管理人员要参加验收，以便对科技档案的完整、准确进行鉴定。地质部门的科技档案实行由业务部门立卷的制度。由参加项目的地质科技人员按照《科学技术档案工作条例》和其他有关规定，做好地质科研档案的立卷归档工作。归档的文件材料，规格要统一，填写的《卷内材料目录》字迹工整、清晰，要注明科技文件的名称、作者、编写日期、保管期限和注明密级。左侧锁线。卷内文件材料要按其自然形成规律排列，保持文件材料之间有机联系。对归档的科技文件材料要进行全面的审查，这是保证归档项目质量的关键。项目负责人要及时向档案管理部门提交全面的科技材料。档案室要负责检查归档材料是否完整、准确和系统整理，否则，不予验收。

经过大家的努力，我所目前在科技档案管理工作方面做到了项目组专人收集材料责任明确，项目负责人认真把关，科技档案管理部门专人负责审查，形成了比较合理的科技档案管理系统。随着科技项目的日益增多，我们正在加强管理力度，把科技档案工作做得更具体规范化。

科技档案的整理。有了齐全完整的档案材料，还必须进行系统的整理，给予正确分类。大体把科技档案分为五大类：即化学分析报告、选矿测试报告、科研专题成果报告、地质勘查报告（原始档案、复制本档案）、水质分析报告五大类。总体按专业分类、按时间顺序排列，每个专业除《总目录》外，还分别建立《分目录》。

经过科学的分类以后要进行整理编目工作，档案编目工作是档案整理工作的深化和发展，也是深入提示档案内容，全面开发档案信息的重要手段。为满足科技人员调卷的需要，而建立了查找性的检索工具，编制有《案卷总目录》《案卷分目录》和备考表。《案卷总目录》反映了建所以来，每个专业所有的科技文件档案的主要内容和形式特征，其登载的内容包括：档案号、专业分类代码、顺序号、项目名称、归档日期、数量、备注。《案卷分目录》登载的内容包括（以地质勘查原本档案为例）：封面、索引、分类目录。备考表记录资料的齐全程度，遗留问题，立卷人、审查人和归档日期等。

科技档案的鉴定。鉴定工作是一项不可缺少的重要环节，按照一定的标准，鉴别科技档案的价值，并根据价值的大小来确定保管期限，对失去保管价值的档案材料进行销毁。地质科技档案原则上都是按长期卷来保管。由其是实验测试数据和地质原始本档案必须永久保存。

科技档案的统计。统计工作指的是制定计划、总结经验、改进管理、提高效率以及维护科技档案的完整与安全的具体措施。通过统计数字了解和反映科技档案的数量与质量，及科技档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作的基本情况。

保存科技档案的目的是为了利用。科技档案的特点之一是数量大，与生产结合紧密利用频繁。因此面向生产一线，面向科技人员，是做好科技档案利用的基本准则，要求当好技术后勤，创造各种条件，以各种有效的方法，将科技档案提供出来，满足科技人员的需求。

本所科技档案室自成立以来，为便于广大科技人员利用查阅，从实际情况和科技人员的习惯将其档案按不同专业，不同方式分类编号。给利用者提供方便的查找办法，不论在那一种类编号中都能查找到科技人员所需的科技档案。