浅议旅游景区办公室电子档案管理模式

[摘 要]对旅游景区办公室电子档案管理的现状进行分析：旅游景区办公室电子档案管理应用程度比较低，还需要建设和完善。提出完善旅游景区办公室电子档案管理模式：提高对电子档案的重视程度，加强电子档案的技术设施保障、安全保障建设。因此，本文的研究有助于促进旅游景区办公室电子档案管理的发展与应用。

[关键词]旅游景区；办公室；电子档案；管理模式

一、引言

当前，旅游景区接待的游客数量呈现上涨的趋势，这一方面给旅游景区的发展带来了机遇，另一方面，也给旅游景区的管理带来了挑战。对于旅游景区办公室的档案管理来说，就必须适应旅游景区快速发展的形势，要提高档案管理的水平和质量，就必须促使档案管理转向信息化的电子档案管理模式，这样才能更好地服务于旅游景区的发展、单位职工以及广大游客。

二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析

（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展

旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的发布和利用等动态变化。

在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。

（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析

一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。

另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。

三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式

首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。

其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。

最后，加强电子档案管理安全保障建设。要提高电子档案管理人员的技术能力，加强对档案管理人员的培训与考核工作。要加强对旅游景区办公室电子档案的安全保障，通过硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障三个方面得以实现电子档案的安全。

四、结论

通过对旅游景区办公室电子档案管理模式进行探讨，得出旅游景区要加强办公室的电子档案管理，发挥电子档案对旅游景区管理服务的重要作用。旅游景区要加快办公室电子档案管理发展，完善管理制度，促进电子档案管理更加规范化和有序化。要不断提高电子档案的技术与应用能力，加强对办公室电子档案的岗位考核，加强监督管理，促进旅游景区办公室电子档案管理模式的完善与成熟，从而提升旅游景区的管理水平，更好地服务于社会广大游客。

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作者简介：丁颖（1979-），女，河北承德，大学本科，承德市避暑山庄管理处办公室，档案馆员。