电算化模式对会计档案管理的影响

刘晓红

[摘 要]针对电算化模式对会计档案管理工作，介绍了电算化模式对会计档案归档范围的影响，提出了电算化模式对会计档案载体多样性的影响，探讨了电算化模式对会计档案利用方式的影响，今后，为电算化模式对会计档案管理管理工作的发展作出努力。

[关键词]电算化；模式；会计档案；管理工作

电算化模式是指计算机技术在会计档案管理工作中的应用。随着会计档案电算化模式的发展，会计档案和会计档案管理的内涵和外延得到了极大的拓展，呈现出许多新特点，即管理范围和复杂程度日益加大，财务核算与物资管理效率大幅度提高，同时也使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，减轻了劳动强度，以便更好地参与单位的经营决策。

一、电算化模式对会计档案归档范围的影响

在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到财务报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的财务凭证、财务账簿、财务报表及有关的附属资料。实行电算化以后，所有的财务核算业务都可通过计算机来完成。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行财务核算、处理。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化财务信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化财务信息系统正常运转、进行故障维护的查询资料，因而这些资料虽然不是财务核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是如果没有它们的支持，整个财务核算过程就无法进行，所以必须将其作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

电算化会计档案需在一定的软件系统内才可调用，但是目前许多企业因为没有将财务软件的版本及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的财务数据不能被调用。因此，应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。建议电算化会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的电算化财务软件系统版本。但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按规定建立电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致了电子数据损坏或丢失。因此在归档过程中，财务软件的版本及软件系统要作为会计档案的必要部分进行归档，以保证电算化会计档案的完整性和可读性。

二、电算化模式对会计档案载体多样性的影响

在传统手工财务工作环境下，科目汇总表、资产负债表以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算，使得财务人员的工作量很大，同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化模式下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行，凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成财务报表，这大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算错误。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成档案时应采取双套制归档方式，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起的整个电算化会计档案系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存时应远离磁场，注意防潮、防尘等，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失造成无法挽救的损失。

财务数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的财务数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给财务电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人恶意修改也不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的保障性工作，如计算机病毒的防范。根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次；备份的软盘要由档案管理员办理存档手续，备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封，备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

三、电算化模式对会计档案利用方式的影响

会计档案室就是会计档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。一是在会计档案数字化的基础上，建立会计档案数据库，可按会计档案的内容分类建立原始凭证、财务账簿、指标文件、工作资料等主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的会计档案资料都录入计算机，实现资源共享。二是建立完善的会计档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性；另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，通过电子邮件或BBS等方式开展会计档案信息咨询。总之，网络会计档案的在线管理和使用功能，可大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现会计档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高会计档案管理能力和质量。

参考文献：

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[2]程战.浅谈电算化会计档案管理.市场周刊，2005.4

[3]刘天龙.张影.浅谈会计电算化档案管理.财会研究，2009.4

[4]王娟.会计电算化档案管理初探.中国科技信息，2009.5