浅谈政府信息公开环境下的档案开放问题

谢菊兵

摘 要：目前政府信息公开已经成为信息档案管理的一个工作趋势，政府信息公开需要过程，而政府公共档案的管理，也需要跟进这种趋势有所改进和完善。那么，在政府信息公开的环境下，档案开放工作也存在着许多需要探讨的问题。面对新环境，新局势，新制度下的档案管理工作，我们的政府档案信息管理部门在诸多方面做出改进。今天笔者就与大家讨论一下在政府信息公开的环境下，档案开放工作中所涉及到一些问题，以及笔者对档案开放工作所提出的一些个人见解，希望可以得到各位同仁的认同与分享。

关键词：政府信息公开；档案开放；档案管理

一、政府信息公开环境下，档案开放遇到的若干问题

目前公众对于政府信息公开化的要求已经是日渐强烈，然而我国的政府信息可以真正公开的比例并未达到欧美等发达国家的标准。由于历史与制度的原因，许多档案都不能完整的保存，或者公开，而中国政府的信息公开，档案开放工作也在逐渐的完善。下面是笔者对于在政府信息公开的环境下档案开放遇到的问题叙述。

第一，档案的集中管理问题。我国的政府公共档案管理在过去一直处于集中管理制度，而这种制度下，档案的分类有时会出现一些错漏，而对于纸质档案的保存也是一个很大的难题。在这样的情况下，档案信息开放，会让档案管理工作人员的工作量增加。随着办公自动化的流行，目前许多地方采取的档案信息管理制度是应用电脑录入和纸质文件两种保存制度。这样档案就不再涉及集中管理的问题，而对于档案管理人员的计算机应用要求也会相应的有所提高。而档案信息开放的过程中，也会有一些档案管理不明朗的问题出现。而这些管理问题也都是有待于解决的。

第二，档案开放涉密问题。政府信息公开，不意味着国家就没有秘密可言，许多机密性的文件档案，是不能随便公开的。这里涉及到的保密问题，就是档案公开过程中遇到的难题之一。部分地方的信息公开，档案开放，一些档案管理人员认为一部分的陈旧档案已经失去时效性，因此可以作为开放的档案，一旦这样的情况出现，就有可能会涉及泄露国家机密的问题。这是因为，档案开放，意味着档案信息的公开，而部分失去时效性的档案中会涉及一些行业趋势，政府工作方向，中央对国家所制定的战略方针等。而这些信息，或许在一定时间内某一个工作方向有所调整，这些档案在政府工作中所起到的作用不大，但是，很有可能会让一些有心人利用，从这些档案信息中获取到一些对国家，对政府，对民众有影响的信息，从中分析出政府工作的方向。

第三，档案开放的形式问题。档案在开放的过程中，档案开放的形式也是有所讲究的。部分档案可以通过政府公开信息的公众平台去进行开放，而部分档案只能对部分人开放。而有些机密，机要的档案对开放的对象范围就更小了。这些档案开放的过程中，需要按照档案的内容来确定开放的形式。对于有些可开放的档案，也可以说是说开放对象的范围缩小了，而是有些可以放到政府公众平台上的档案，是可以对世界公开的。对于存放在档案馆里的公开档案，普通民众可以查询，但是需要做好查询记录，这主要还是要防止档案泄密。

第四，档案在开放的过程中，注意对民众，对社会，对国家的影响。有些档案在开放之后，就会引起社会舆论的集体哗然，有些档案公开之后，会引起社会的负面情绪增长，而对于这样的档案，就需要政府工作人员对即将公开的档案内容做出合理的判断以及严格审批。只有合理的公开档案信息，才能正确的辅助政府工作，正确引导民众的思想，安定社会。

二、对档案开放管理工作的若干建议

对于档案开放工作，笔者有着自己的几点建议。

第一，要对所有档案进行备份。无论档案是否公开，都需要对档案进行备份处理，尤其是机密档案，每份档案在公开的过程中都必须要有一份电子备份版。这并不是说，对手写档案进行录入，而是对手写档案进行扫描，直接保存成为图片格式，这样做的目的就是为了永久的保存档案，让公开的档案可以有更大的公信度。而对于档案开放工作来说，更是需要扎实的档案管理工作，才能让政府有档案可以开放。

第二，档案公开的过程中要严格进行审核审批。这主要是针对档案开放过程中的涉密问题，对档案的开放一定要注意审核，其中的标准并不是一两句化就可以说明的，简明之，档案开放的过程中首先要注意内容是否对政府工作造成损害；第二，要注意档案是否设计政府开会的重要内容；第三要对涉密内容做好隐藏工作。公众希望知道的是档案的内容是否损害他们的利益，损害政府的利益，损害国家的利益，那么开放档案的内容就可以围绕着这几点来进行公开，对于国家机密的档案，就不能公之于众，即便公开，查询档案人员的范围也要缩小。

第三，政府信息公开化，档案开放，档案查询人员信息要详细记录。前文说过，档案开放不意味着国家没有机密，而是对信息公开化，政府工作透明化的一种体现。政府档案的开放，会引起各界人士的关注。而对于部分涉密档案的开放，查询人员的信息要做好详细记录，并不是说这些档案的不能开放，而是查询人员对档案的用途进行追踪。如果发现档案开放后，被人查询后，该档案信息发生泄露，偏用的情况，当立即询问当事人，查询档案的用途，而这时如果查询档案人员信息不明确，或不全面导致政府无法追踪到这个人，那么这将是一个严重的工作失职。不仅仅不能对当事人进行巡查，就算是知道当事人是利用了这些档案做出了违法行为，对其信息一无所知，也是无法将之绳之以法的。

第四，对网络信息平台安全做好防范。首先要对网络进行优化，设置防火墙，防止黑客攻击网络信息平台；其次，档案开放的过程中，需要设置开放权限，什么样的人可以进入阅读档案，什么样权限的人可以提取档案；再次，对权限管理，对登录人员的访问路径做出判断，其是否是非法登录人员；最后，仔细审核申请登录信息平台人员的信息，可以与公安身份查询系统进行联网审核。一旦发现可疑人员立即报警，并对其登录地址进行追踪，锁定IP和登录帐号，令其无法再行登录访问，以保证档案信息安全。

三、结束语

本文笔者通过对档案公开化过程中出现的问题分析，做出了针对所出现问题的一些建议，希望可以有助于政府信息公开，档案开放工作的开展与进行。

参考文献：

[1]骆伟娟.政府信息公开环境下档案开放利用中的公民权利保护探析[D].吉林大学 2012.

[2]何振，卢加明.政府信息公开环境下档案开放问题探讨[J].档案学通讯.2009（02）：35-38.