利用知识管理提高科研单位档案管理水平

姜会

[摘 要]传统的档案管理方法已不适应科研单位发展的需要，利用知识管理的积累、共享应用、交流的法则开展档案管理工作的创新实践，进一步拓展档案管理的领域，提升档案管理的价值，更好的实现档案管理对知识沉淀、积累、传播、交流。同时，还可以加强科研单位对知识产权的保护，为科研单位又好又快发展奠定良好的基础。

[关键词]知识管理；提升；档案管理

随着经济全球一体化进程的加快和信息化浪潮的席卷，21世纪知识将超越人力和资金成为社会发展最重要的资源。如何利用所拥有的知识，以更快的速度获取新知识就成为摆在我们面前的新课题，在这种情况下知识管理应运而生。

随着知识经济的发展，迎接知识经济时代的挑战已成为全球的发展战略。知识作为科研单位中一种新的资源这种观念已逐渐为人们所认识和接受，为了有效地利用好这一资源，知识管理必将成为档案管理最为关注的话题。

一、知识管理与档案管理概述

（一）知识管理的内涵

知识管理就是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。它是组织采取的有意识的战略，它能够保证在最需要的时间把知识传递给最需要的人。利用知识管理人们可以共享信息，可以通过不同的方式把这些知识应用在业务活动当中，最终提高工作效率和业绩。

知识管理的原则主要有以下三点：

积累。即通过知识管理的体系、方法、工具能够把科研单位里面运作的知识经验，这些知识包含信息、程序、经验、技巧等等很多方面。把这些知识有效的积累下来，不会漏掉，不会随着时间的推移，随着时间的流逝而丢失。这是知识管理很关键的第一个点，就是能够帮助科研单位积累好这些知识。

应用。通过应用能够促进积累的知识和经验，在单位里面得到快速的，非常充分的共享和应用，让后继者在工作的时候能够用到这些知识，使得这些知识在单位里面真正的为业务工作服务，为单位创造实实在在的价值。通过知识管理这一良好的体系化的方法，帮助单位将积累和共享应用的网络建立起来，最终让知识管理这个工具在科研单位里面真正产生作用，产生价值，而且随着知识管理这一体系，逐步逐步的随着应用的推广，提升科研单位的竞争效率和科研单位的竞争力。

交流。知识的收集不是为了存储，而是为了应用，要把死知识变成活知识，要让知识在整个系统内循环应用，就像血液在血管内流动一样，不断地吸收新知识，同时剔除老化的，陈旧的知识。

（二）档案管理的含义

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。主要从事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。科研档案是科技工作者在科研活动中所形成的各种文字、声像、电子材料等信息资源的总称，是科技人员辛勤劳动和智慧的结晶。是科技档案的重要组成部分，是重要的科研、生产信息资源。充分开发利用科研档案信息资源，为利用者提供完善、健全的档案信息资源，使之更好地为科研工作服务，是当前做好科研档案管理工作的出发点和归宿，也是科研档案管理者的重要职责。

（三）科研档案管理工作的重要性

科研档案是科学研究的基础和条件，是科研活动的重要环节，是科研管理工作的重要组成部分。因此，科研档案管理在科研工作中的重要性不可忽视，它对于促进科研实力的发展具有重要作用。

1、凭证作用

科研档案是在科研工作中自然形成的最初、最真实的原始凭证，这种形成的自然性，决定了科研档案记录科研过程的客观性，是令人信服的重要科研证据。正是因为这些原始的真迹，显示了科研档案材料的权威性、珍贵性，是记录科研活动的真凭实据，是推动一切科研项目深入推进的基石。

2、参考作用

科研档案材料是前辈科研足迹和科研成果的重要载体，也是后继科研人员继续学习和深入研究的重要基础。因此，科研档案材料具有重要的参考价值。它可以使后继科研人员在前人工作的基础上有更高的起点，不必重新开始，节省了人力、物力和时间。也可以为后人的工作提供参考，避免多走弯路和不必要的重复劳动。

3、考核评估的重要依据

科研档案真实反映着科研单位的科研实力，记载着科研单位发展史上的优秀研究理念和大量研究成果，是对科研单位进行考察评判的重要依据。科学规范的档案管理，不仅是保障科研工作又好又快发展的重要基础和前提条件，更是衡量一个单位科研实力和管理水平的重要尺度。

二、当前科研单位档案管理存在的问题

（一）制度不规范，执行不严格

长期以来我们对档案工作的认识存在一些误区，认为档案管理工作就是文件资料保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位直接创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行。没有认识到档案管理工作的重要作用。没有把档案管理工作放在重要的位置，没有建立规范的档案管理制度，或者虽然有制度也只是个摆设，并没有遵照执行。这样的制度就没有约束力。

（二）思想不重视，收集不完整

档案室在很多单位都是一个可有可无的部门、档案人员都是由其他部门人员兼职，档案工作没有放在第一位，很多工作都没有档案人员的参与（例如工程招投标、设备采购），致使档案人员对单位工作不了解，错失很多收集档案资料的机会。在科研单位，科研档案是最重要的，但是一些科技人员归档意识淡薄，归档率低。对科研档案材料的收集、归档重要性认识不足，对归档要求、范围不是很清楚，或者出于感情上的不舍和使用上的方便，将大多数的科研资料滞留在自己手上。同时，由于科研档案具有资料形成量大、缺损资料不可弥补性等特点，收集工作难度大。部分科技人员搞科研活动写文章目的就是为了评职称，认为职称上了材料也就没有保留的意义，对科研成果转化的实际意义没有明确的认识，不主动配合档案管理人员工作，致使归档工作难以开展。科研档案形成周期长、连续性、完整性较差，造成了档案资料收集不及时、档案材料存档不规范，出现了部分珍贵档案资料丢失现象，给科研单位课题项目继承式发展和后续科研项目的借鉴参考造成了损失。

（三）人员素质不高，结构不合理

长期以来对档案工作不重视，认为档案工作是一项简单、不需要多大技术含量的活儿，再加上档案管理本身是一项枯燥、沉闷的工作，又不容易出成果，所以很多人都不愿意从事这项工作。档案工作沦为了临退休人员和工勤闲杂人员的寄身处，最终造成档案管理人员整体素质不高，配备的结构不合理。

（四）信息化程度不高

在很多单位领导心中，档案管理工作只是一份保管员的工作，又没有从档案工作中得到多少直接收益，因此认为档案工作不需要多大技术含量，不需要配备现代化的装备，只要能简单的提供利用就行了。具体表现在单位对档案管理的信息化、数字化投入不足，单位档案管理尚未实行信息化，档案材料的保存形式、档案类目的录入、保存、查阅等还停留在纸质化管理阶段；其次，对档案管理必备的设施配置不够，现有纸质档案存放环境较为落后。我们单位去年参加了省2A级品审，其中有一项就是对所有的文件进行全文数字化扫描，我们单位因未实行被扣了2分，但据档案馆评审人员介绍有90%的单位都存在档案数字化程度不高的问题。

三、利用知识管理实现科研单位档案管理的创新

随着现代办公手段的提升和对档案知识运用水平的要求越来越高，长期以来，我们在档案管理工作中的落后现状已经越来越难以满足现代日常办公及科研的需要，利用知识管理这一先进的运作体系，开展档案管理工作的创新实践已经日渐紧迫。

（一）利用知识管理提高人员的素质

1.提高档案管理人员素质

档案管理人员是档案管理活动的主体，要提高档案管理水平，首先要提高档案从业人员自身的素质。一是要加强学习和积累。把理论与实际工作有机地结合起来，扩大知识面，提高业务素质；二是注重档案部门组织的培训学习，多参加学习，多了解档案工作方面的新动向，用新的方法来进行档案管理工作。三是要注重网络技术学习。知识经济时代，网络技术已成为我们工作、生活不可缺少的实用技术。通过网络技术可极大地提高档案管理和档案信息开发利用的工作效率和质量，推动档案事业的发展。

2.提高科研人员的档案意识

科研人员是档案资料形成的主体，要通过宣传学习提高对档案工作重要性的认识，要变被动的收资料为主动的交资料，要把科研资料当成单位的公共资产而不是个人的私产。

（二）利用知识管理创新科研单位档案管理工作

1、完善档案信息管理职能

在知识经济时代，随着信息技术、网络技术的发展，传统的档案管理模式与管理理念越来越暴露出不足之处，档案资源利用低，工作人员积极性差、信息资源很少得到开发，长此以往，档案工作将愈来愈没落，终将被淘汰。要提高档案利用怒，关键在于档案信息资源开发。传统的档案管理模式重保管轻利用，是仓储式的管理，而在信息社会，就要将档案看成是活的、动态的知识而不是放在档案室的文物，要从对档案实体的管理变为对内在知识的管理。要用智能化的手段来管理档案，用知识管理网络架构档案管理系统。同时档案人员也从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

2、优化档案管理程序

传统的档案管理以纸质文件为载体，管理过程中充斥着大量繁琐、重复的劳动，占用了大量的人力、物力。在信息时代，电子文件和无纸化办公越来越成为主流，大有取代传统办公模式的趋势。电子文件无论从来源、载体形式还是归档办法都与纸质文件大不相同。因此必须针对电子文件的特点重新设计档案管理程序。电子文件相对纸质文件具有存储容量大、占用空间小、整理程序相对简单的特点。因此保管电子文件应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现文件档案一体化，在工作程序上进行统一的设计。包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的工作程序有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化对各项业务管理工作的服务功能，提高整个文档工作的工作效率。

3、丰富和拓展档案管理技术

传统的档案管理技术主要是针对纸质档案、照片档案、音像档案的收集、整理、归档、保存等一系列方法和技术的总称。随着信息化程度的提高，单位的办公方式逐渐走向自动化、智能化，出现了大量的电子化、数字化文件，传统的档案管理技术已经不能满足档案工作的需要。必须针对电子文件的特点采用新的技术与方法来管理电子档案。在信息化的社会中，档案的信息功能越来越受重视，开发利用档案信息也成为一项重要的档案管理技术。利用知识管理的模式，优化信息化条件下的档案管理将进一步丰富和拓展档案管理的技术和手段，促进档案管理各项业务功能的全面提升，提高整个档案管理工作的水平。

4、提升对知识产权的保护

信息化时代条件下，对知识产权的保护已经上升到一个相当的高度，运用知识管理对文件从产生、运转、归档、保存的全过程进行自动化、系统化、规范化的管理，在做到规范单位档案管理工作的同时，也为单位各项成果的知识产权保护提供了第一手的原始资料，为提升单位的知识产权保护水平夯实了基础。

四、结论

随着信息时代的来临，传统的档案管理理念和落后的管理手段已经越来越难以适应现代办公和经济全球一体化进程的需要，需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。知识管理作为一种新的管理思想和方法，对单位的发展方向、管理制度、业务工作、等方面都将产生深刻的影响。利用知识管理不仅可以进一步提高档案工作人员自身的素质、完善档案信息管理职能、优化档案管理程序，同时必将进一步丰富和拓展档案管理技术，提升对知识产权的保护，充实和提升科研单位的竞争效率和科研单位的竞争力。