档案信息化建设之我见

周昕

[摘 要]采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。

[关键词]档案信息化；建设；长江水文

档案信息化是国家加强对信息资源掌控的一项战略举措，是档案事业今后发展的重要目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。

档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。长期研究理论的笔者有幸对长江中游水文水资源勘测局开展档案信息化工作进行调研交流，初步形成了一些粗浅的见解。

长江中游水文水资源勘测局是国家二级科技事业单位档案管理单位。其档案管理工作在贯彻《ISO9000质量管理体系标准》工作推动下，基础设施的硬件工程建设，法律、法规的贯彻落实、管理制度建设、人员培训等软件工程建设都得到了实质性加强和提升。

长江水文在实现水位、降水量信息采集自动化、信息固态存储记录，各项水文要素测验、分析、计算、报讯至水文资料整编成果，河道测绘工作的导航定位、测量资料记录、分析、整理、成图至项目全套成果，全自动水质监测、分析至成果报告，各职能部门办公自动化形成的管理文件，历年水文年鉴录入数据库、历年河道测绘底图数字化等工作，为档案信息资源建设积累了丰富的数字化信息，为档案信息化建设奠定了基础。《科怡》档案管理系统的应用，促使档案信息化建设迈上了新台阶。

信息化的难点在于信息的收集和保存。随着物联网和云计算技术在水文工作领域的应用和发展，将为水文信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在水文科研、生产领域拓展应用后的水文信息转换和管理，形成分别满足水利水电规划、设计、建设，防汛抗旱专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案，防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生，为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。

档案信息化的核心是电子文件的管理。目前该局使用的仪器设备系列、型号多种多样：水文测验、河道测绘、水质监测三大产品的不同测验项目所使用的仪器设备，既有欧、美、日本、澳大利亚等不同国家的产品，也有南京、重庆水文仪器厂及长江水文科研所等厂家的产品，不同仪器设备对信息的采集、记录、传输、存储方式各异。信息采集、记录的复杂性和载体的不稳定性，电子文件易发生改变和丢失的特性，文件内容与表达内容的数字代码之间、数字代码序列与其存储载体之间不具有固定关系、电子文件依赖生成技术环境的特点，维护电子文件的真实性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，使电子文件的管理成为档案信息化建设的核心。做好电子文件的管理工作是确保档案信息化建设成就的关键。

档案事业的发展和腾飞，既要依靠科学技术的发展进步，又要依靠高素质管理的人才队伍。档案信息化是网络化、数字化、规范化的集成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。在档案信息化工作过程中，笔者深感：在进行档案信息化建设中必须注重软硬件工程建设并举；注重档案科技发展规划和实现规划措施的落实；加强档案科技发展工作、促进档案事业发展和腾飞，需要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养，建设高素质档案管理队伍。

目前，长江水文的档案管理人员，绝大多数为非档案专业的转行人员。虽然他们有从事专业工作的丰富经验，对接收和审查入档资料、保证归档资料的系统、完整以及在提供快捷、满意服务等传统档案业务工作中起到了积极作用，但受档案工作科学化、正规化、信息化认知缺陷及档案管理专业理论水平不高所限，特别是缺乏对档案信息化工程建设总体及实践过程的真正理解，思想观念转变滞后于科技发展，致使档案信息化建设工作尚不够深入，客观上影响了档案信息化建设工程总体进程、效率和档案信息化成果的利用。改变档案管理人员构成、建设高素质复合型管理人才队伍，是促进档案信息化建设工程的重要举措。

笔者以为，开展档案信息化建设，要增强理念信仰意识，要以党的十八大精神为指导，认真落实《档案法》等有关法律、法规及管理制度，推进依法治档、加强档案管理工作，深刻认识加强档案科技发展、档案信息化建设、档案管理队伍建设及不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性，以只争朝夕的态度和执行力，打造档案信息化工作深入开展的坚实基础、注入持续发展动力，用知识、智慧和辛勤劳动促进档案事业健康发展，让档案事业在东方飞扬。