高校档案复杂性探析

韩建刚+崔伟+张安勇+付海龙+纪朝斌

[摘 要]高校档案不仅见证了高校的历史变迁，也是高校可持续发展的重要信息来源。面对高校档案来源应用和发展等方面呈现出的复杂性。只有充分提高认识，才能完善高校档案的建立、保存和利用；面对新的发展机遇与挑战，才能把握发展方向、创新工作思路。

[关键词]高校档案；高校；复杂性；发展

高校档案保存了高校发展的历史资料和在发展过程中形成的科研成果、高校档案工作是全国档案事业重要组成部分，也是高等教育事业的重要组成部分，其来源广泛、内容丰富、类型多样，呈现出较为明显的复杂性。为有效发挥高校档案的作用，本文试从高校档案来源、环境、管理、应用、保存、发展等六个方面探析高校档案的复杂性。

1.高校档案来源的复杂性

1.1高校档案来源于学校的教学、科研、教师、学生、管理、人事、财务和建设等项活动中，涉及部门和人员较多，大多数高校实行基层部门兼职档案管理员收集材料并归档立卷，因为基层部门领导重视程度不一样和兼职档案管理人员的配备上较为随意，从而造成档案材料积压、归档立卷不及时；归档材料残缺不全，如正件和附件不全，批复和请示缺项；良莠不分致使档案流失严重；档案管理松散，统计数据不确切等等，种种不良现象的出现造成高校档案的复杂性。

1.2高校档案来源于纸质、胶片、声像和数字等形式，由于基层部门兼职档案管理员的专业和技术水平不高或者说跟不上时代的发展步伐，造成对纸质档案较为重视，而大量的胶片、声像和数字形式的档案不能有效归档立卷，甚至不知道如何存档，造成光盘、录音、录像、缩微、照片等形式的载体档案流失严重，这些也形成高校档案的复杂性。

2.高校档案环境的复杂性

2.1高校档案是教学科研、人才培养、社会服务等活动的记录，既服务于高校发展又面对国内外档案事业的发展，由此形成其面对环境的复杂性。高校档案管理工作是高校事业发展的组成部分，但在有些高校却被边缘化，使档案工作难有较大发展，虽然也有高校如中国人民大学、武汉大学、云南大学等25所高校可以招收档案管理专业的统招硕士研究生甚至博士研究生，能顺应甚至引领高校的发展趋势，但大多数高校档案管理事业的发展仍显滞后。高校档案也是浩瀚无垠社会档案不可或缺的一部分，虽然所占比例不是很大，但其记录学科发展和职业发展方面的档案材料又有不可替代的作用，应以自身的独特价值服务于社会，融入社会档案大集体。

2.2高校档案包括档案的产生、收集、整理、鉴定、汇编、选编、编研和利用等环节，涉及历史学、法学、文献学、管理学、哲学、心理学、组织学、社会学、经济学、哲学、教育学、生态学等许多复杂的知识，而且与人文、伦理、法律、信息等学科有着广泛的交叉[1]，并依托计算机技术与网络对数据进行挖掘和统计分析，建立相互融合、交叉运用、科学有效的档案管理体系，完成这一切需要调配和利用综合的技术力量和管理力量，但高校档案馆（室）无力实现，由此形成了高校档案的复杂性。

2.3高校档案不可避免的面对气候的变化、自然灾害和人为灾害的发生，气候多变、灾害频繁发生对高校档案是个严峻的考验[2]，应提前准备详实周全的应急预案，这是高校档案储存环境的复杂性。

3.高校档案管理的复杂性

3.1高校档案的管理人员是高校档案管理的主角，也是最为复杂的成分[3]，是保证高校档案有序可持续发展的保障，建立或者说打造一支素质高、业务精的团队过程复杂，但是必不可少的，这需要引进人才或学科带头人，培养现有档案人员职业技能和信息科学技术及现代化设备的操作技术；对各部门、各学院的兼职档案管理员多强调档案管理意识、定期举办业务知识培训班，学习高校档案政策和档案工作的新方法、新知识、新技能，提高专职和兼职档案人员的综合素质。高校档案工作的优劣，不仅取决于档案人员的综合素质的高低，也取决于档案管理人员的工作积极性和工作激情，提高档案管理人员的综合素质，调动其工作积极性和主动性，是实现高校档案利用价值和服务职能的基本要求。

3.2高校档案已经或正在加强信息化管理，利用现代化的信息技术和手段，加大数字化档案比例包括存量档案数字化和文件数字化；充分利用远程网络技术实现高校档案数据、资料和知识等终端机查询，真正做到档案管理的网络化与信息化；把高校档案管理融合到高校办公自动化系统，对各部门、各学院的档案资料跟踪管理，促进高校档案管理工作实现便捷、规范、及时和有效，提高高校档案管理工作的效率和质量。以上三个方面信息化管理的落实绝非易事，是非常复杂的漫长过程，但也是高校档案发展的方向。

3.3高校档案必须提供真实、可靠、可信及有价值的信息，确保出具信息的原始性、真实性、客观性和法律性。[4]档案的客观真实性是档案价值的根基和灵魂，也附托了档案界的情感，但高校档案形成过程档案内容往往掺杂着不真实的东西，如何达到存真求实，就必须对档案材料有所核对、有所取舍、有所选择，同时，高校档案管理人员要坚守自己的职业道德、树立法律意识，不借用工作之便出具假证据。杜绝内容虚假或失实档案是非常复杂的事情，绝非一朝一夕之功，只有静心认真对待档案工作、加强管理，才能确保档案的真实性、客观性高于其他资料，才能得到高校和社会的肯定和认可。

4.高校档案应用的复杂性

4.1.学校规章制度和发展规划的制定。学校规章制度和发展规划的制定必须具有延续性，还必须在学科布局、梯队建设、结构调整、资源配置、宏观调控等方面要有较强的可操作性、战略性、宏观性、指导性和超前性，代表高校近期和远期的发展方向和目标。学校规章制度和发展规划的设计要以高校现实发展状况为基础，借鉴学校发展的历史经验，制定出切实可行的方案和措施，保证规章制度和发展规划的落实。

4.2高校校风、教风和学风的延续。高校校风、教风和学风是靠一辈辈实践者传承下来的，实践者借助档案信息和耳濡目染的熏陶延续老一辈的精神、追求和理念，经过集体的长期努力所形成的。校风一旦形成，就会以稳定性和持久性及排他性的特点存在，以一种强大的、内在的精神力量使人受到陶冶和启迪，对学校产生广泛而又深远的影响。教风是高校教师良好的道德素质、高度责任感、敬业精神、严谨治学态度和求实作风高度概括的体现，是对青年教师无形的鞭策和激励，鼓励青年教师潜心钻研、与时俱进、严谨笃学，感受到教学的责任重大。校风正，则教风和学风好，教风和学风好，校风必然正，校风、教风和学风有着紧密的联系。

4.3校园文化建设的积淀。校园文化中蕴含着一定的情感，宁静而致远，能消除浮躁和功利，高校档案是校园文化建设的积淀，在校园文化建设中具有激励、创新、导向等功能[5]。校园环境能够展现学校文化底蕴、历史渊源和精神面貌，是学校校风、教风和学风的外在表现，并能营造独特育人环境。所以学校在校园文化建设中，应充分查考、利用档案，准确地掌握相关信息，让校园环境的建设，处处体现学校的人文精神和历史发展轨迹，使静态的草木和建筑彰显生命的活力，达到文化美、自然美、历史美和建筑绿化美的相得益彰。

5.高校档案保存的复杂性

5.1纸质档案的保存

5.1.1妥善保存，增加纸质档案的寿命。随着人民群众法律意识的提高，人们对纸质档案的利用率日益提高，但是纸质档案受自然环境或者说保存环境影响较大，保护不当可发生不可逆转的变化甚至消失，直接造成档案信息的不确定性。纸质档案构成简单主要就是纸张和字迹，所以应重点防护纸张的发黄、变脆、虫蛀、霉变和字迹的褪变、扩散等，结合纸张和字迹的理化性质，纸质档案的保存环境要做到温湿度的适宜、避免光线照射和空气污染、通风、防虫霉等，如果保护得当，纸质档案可以经过几百年甚至上千年不会发生太大的变化。

5.1.2转化形式，备份保存纸质档案。纸质档案具有内容直观、信息稳定、真实可靠的优势，但查询和保存耗时费力，为方便查询和保存、提高利用价值应对纸质档案进行备份保存，目前常用的纸质档案备份形式有电子备份、缩微备份、仿真复制件、数字信息等，大多以光盘、磁盘、缩微胶片、数据库等作为备份载体。

5.2现代载体档案的保存在日常工作中经常产生的照片档案、录音录像档案、光盘档案和机读档案等等形式的现代载体档案都可以进行数字化加工转储。

5.3数字档案的保存随着科技的进步不论纸质档案还是现代载体档案都可转化为数字档案保存，数字档案主要靠网络实现共享，但数字档案面临复杂网络环境、人为恶意破坏、防护保障技术不够等的严重威胁，为适应信息时代发展的需要，加强数字档案安全保障体系的构建与管理显得尤为重要[6]，数字安全保障体系主要包括三个层面，一是信息加密，就是对档案信息通过密码算术对数据进行转化，必须通过密码重新转变才可以读取，目前通行信息加密技术有近200种方法，但大体可以归为常规算法（也叫私钥加密算法或对称加密算法）和公钥加密算法（也叫非对称加密算法）两类。二是信息确认，就是严格限制档案信息共享的范围，只有信息确认正确才能有效利用档案资源，防止数字档案信息被黑客非法仿造、篡改、加挂、伪造假冒等。三是网络管控，网络是把“双刃剑”，网络具有门槛低、分布广、更新快、应用便捷等优点。

6.高校档案发展的复杂性

高校档案工作不仅仅是档案的收集、整理和编研，而是把档案作为一个学科和一项科研来对待，将高校档案的编研、查询、利用和保存等工作引向讲台和学术领域，与时俱进，追求卓越，向国际档案事业发展的前沿看齐，这就要求高校档案发展的方向必须多元化。一是变被动保管为主动参与校园和社会文化资源建设，成为文化建设的主导者。二是从保守服务转变为文化宣传，走上讲台、走进媒体、利用博客、微信和论坛撰写、分享、评价、讨论、宣传档案里的故事。三是由边缘部门走向学校中心，通过多元化展示显现档案的信息，利用高校档案资源建立多元化展示平台如校史馆、专题展览、网络视频等吸引学生和教师的兴趣，提高档案人员自身的价值和专业认同感，吸引更多的人士参与档案管理，丰富档案资源。四是从单项静态数据转化为多向动态可用资源，提高档案资源的有效利用率。

参考文献：

[1]张安勇，李敏，严瑛.档案学跨学科研究探析[J].兰台世界，2013（26）：54-55.

[2]黄霄羽，张斌.以创新应对变化，以发展追求认同—第17届国际档案大会评析[J].档案学通讯，2013（1）：4-7.

[3]杨韶妍.网络环境下高校档案信息化建设探析[J].传承，2011，-11-28

[4]丁华东.论档案记忆的真实性和客观性[J].档案管理，2012（6）：24-26.

[5]杜玉兰.高校档案与大学校园文化建设—从物质文化、制度文化、精神文化角度[J].常州大学学报（社会科学版），2012，13（4）：33-35.

[6]刘艳凤浅谈数字档案安全保障体系的构建与实施[J].黑龙江档案，2013（3）：73.