浅论当前档案管理工作存在的问题与对策并作出创新的建议

轩擎

[摘 要]做好档案管理工作是开发利用档案信息资源的重要基础工作，而要想实现档案工作的可持续发展就必须从工作中存在的问题着手，制定对策，不断创新。本文首先介绍了当前档案管理工作中存在的问题，探讨了做好档案管理工作的相关对策，对档案管理工作的创新提出相关建议。

[关键词]档案管理；制度；问题；对策；建议

前言

做好档案管理工作是开发利用档案信息资源的重要基础工作，我国经济和社会的飞速发展对档案工作提出了更高的要求，虽然我国档案管理工作在过去的几年里已经取得了长足的发展，但无论是管理思想意识、管理人员还是管理方式都存在一定的问题，需要采取相应措施对其进行进一步的加强和改进，不断创新，只有这样才能促进档案管理工作的可持续发展。

1.当前档案管理工作存在的问题

1.1档案管理思想意识落后

档案信息资源可为单位开展各项工作提供重要的信息服务，通过利用档案资源可间接为单位带来较大的经济和社会效益，然而在实际工作中很多单位对档案管理工作的定位更多的是一种例行工作，有的单位甚至认为档案管理是一种多余的却不得不做的工作，因此只将很少的精力放在档案管理中，对档案的利用价值了解不多，因此导致档案资料大多都是馆藏状态，开发利用率极为低下。

1.2档案管理制度不健全

在实际工作中档案管理工作主要有以下几个方面的缺点：第一，档案分类不规范，导致档案编号不科学，给查找档案造成了困难；第二，档案案卷标题不规范；第三，档案案卷卷内目录缺少或者编排混乱；第四，组卷混乱。而导致当前档案管理工作不规范、效率不高的主要原因就是档案管理制度不够健全，对于档案的收集、归档、保存、借出、归还等工作开展不顺利，使得档案资源要么利用率较低，要么在利用过程中极易丢失或损坏，使档案失去应有的使用价值，且不利于保持档案的原真性。

1.3档案检索方式落后

档案的检索方式主要分为手动检索和计算机检索两种，由于档案管理工作的滞后，使得当前大多数的档案检索仍然采取人工手动检索的方式，而由于档案的数量较多，就使得人工检索需要耗费大量的时间，工作效率和准确率都受到极大的影响，随着计算机技术的广泛使用，档案检索也不断推出各种计算机检索工具，工作效率有了一定程度的提升，然而档案管理部门在编制检索工具时为拓宽涵盖范围，而无法做到检索深度精细化，因此对提升档案服务质量提供的帮助极为有限。

1.4对档案管理工作投入的经费有限

随着科技的进步，在单位的日常管理中计算机技术和网络技术已经十分普遍，同样，对于档案管理而言，管理手段也在不断进步，档案的收集、检索、利用等过程正在不断实现信息化，然而由于很多单位对档案管理工作的重视程度不够高，使得很多单位用于档案管理的经费十分有限，现代化的档案管理技术所要用到的硬件设施不足，导致档案的收集、检索等很多还是停留在手工操作阶段，用于存放档案的档案柜等基础设施更新换代较少，很多都已陈旧老化，档案保存的条件较为简陋，使得档案在保管过程中容易出现霉变、虫蛀等，档案损坏现象较为常见。

1.5档案管理人员素质偏低

当前档案管理人员的专业素质还处在较低的水平，很多单位为节省开支而不设置专门的档案管理员，而是由其他工作人员兼任，因此无论是理论水平还是实际经验都十分欠缺，与当代档案管理工作的实际要求不相符合。

2.提高档案管理工作的相关对策

2.1提高档案管理的思想认识

单位各级领导要充分认识到档案管理工作对于企业日常管理和长久发展的重要作用，形成档案工作的责任感，只有这样才能从源头上做好档案管理工作。

2.2建立健全档案管理制度

应按照单位的长远发展以及日常工作的要求建立健全档案管理制度，使之能够满足档案管理工作不断变化的要求，使档案工作责任明确，用规章制度约束工作人员的工作行为，提高档案管理工作效率。

2.3实现现代化档案管理

为满足现代企业对档案信息使用的要求，使得档案管理必须不断实现现代化，包括档案文件的数字化、档案管理的信息化、档案利用的网络化等。

2.4提高档案管理人员的综合素质

首先，应当适当提高岗位入职门坎，避免水平低的人员混入档案管理队伍，其次，要提高现有工作人员的专业素养，加强对人员的继续教育，使之能够不断与档案现代化管理发展相适应。

3.档案管理工作创新建议

3.1档案管理思想观念的创新

思想观念的创新是各项工作创新的前提和基础，可以说，在档案管理工作的创新所有过程中都贯穿着思想观念的创新。思想观念创新就是要改变过去老旧的思想，以发展的眼光看待档案管理工作，改变过去“重藏轻用”的档案管理观念，使档案管理工作的核心从档案保存转移到档案收集和档案服务上来。

3.2管理方式的创新

不同使用者对档案的使用有不同的方式，传统的档案管理方式无法做到对所有使用人群的兼顾，因此可能会导致档案利用率不高，为改变这一局面，可在一方面充实档案馆藏资源，另一方面促进档案馆际合作，创建专业化程度高的档案馆，为完善档案资源提供有针对性的参考，有利于优化档案资源和促进档案利用率的最大化。

3.3服务方式的创新

为提高档案的服务质量，需要改变过去被动服务的方式，变被动为主动，加强市场调研，了解用户的需求，以用户的需求为档案工作创新的核心，同时主动挖掘潜在的档案使用者，采取有效措施消除档案使用者利用档案资源的障碍。

4.结束语

综上所述。当前档案管理工作在管理思想、管理制度、管理方式以及人员素质方面均存在一定的问题，为提高档案管理工作质量，应当从这几个方面入手制定相应的对策，要不断创新档案管理工作，使之不断向前发展，与社会和经济的发展相适应。

参考文献：

[1]随晓华.当前我国档案管理工作存在的问题及对策.《中国西部科技》，2009.

[2]杨珍.信息化背景下企业档案管理工作存在的问题与对策.《经营管理者》，2011.