浅议电子文件管理标准体系的架构理论

郑宇

[摘 要]电子文件的科学管理在很大程度上依赖于标准的作用，电子文件管理标准体系理论的构建，将有利于保证电子文件管理积极而有成效地开展。

[关键词]电子文件；管理；标准体系

电子文件的科学管理在很大程度上依赖于标准的作用，标准是电子文件高效、规范管理的保障，同时也是其他相关活动（电子政务、电子商务等）有效开展的基础。标准的缺失、滞后、失范，几乎意味着电子文件管理的失控，也将导致电子文件重要信息资源的浪费。电子文件管理标准体系理论的构建，将有利于保证电子文件管理积极而有成效地开展。

一、文件连续体理论

文件连续体模式是20世纪90年代由澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德构建的，主要是为了应对电子文件管理实践深入发展所带来的挑战。该模式得到了国际档案界的广泛认可，被认为可适用于档案学背景下的一切文件管理，涵盖从单份文件形成到文件作为档案保存和利用全过程，包括电子和非电子的文件和档案管理。与信息生命周期理论相比，文件连续体模式以文件为研究对象，也拥有较为广阔的视域。该模型构建在四个轴上：文件保管轴、凭证轴、业务活动轴、来源轴。文件保管轴的四个组成部分包括形成中的记录、文件、档案、全宗；凭证轴是由行为的过程、文件提供的证据和它们在机构和社会记忆中的角色组成，表明文件凭证作用的扩展方向；业务活动轴代表了文件形成者的行为、活动以及文件体现的功能和目的；来源轴则体现了文件形成者、与形成者相联系的有关组织以及其与整个社会的联系。

在轴的基础上，为了进一步解释各个组成要素之间的互动，文件连续体理论引入了“维”的概念。第一维是形成；第二维是捕获；第三维是组织；第四维是聚合。其中，形成维要根据文件管理系统的要求捕获文件的内容、结构以及形成文件的详细背景，并储存文件，从而可在未来保证文件的真实性和完整性。捕获维主要保障了文件凭证价值，根据文件管理系统的要求捕获文件的运动的背景信息，保证文件作为社会和业务活动证据的价值。组织维主要针对机构而言，包含了一个组织所有文件的处埋过程，体现了一个组织机构的总体记忆价值，反映了特定组织机构的职能和作用。聚合维则涉及社会和文化的使命，使文件具有社会记忆的功能。

文件连续体模式从“大文件”的观点出发，尤其强调机构业务中的文件在档案化过程中，其价值与管理活动的连续性。拒绝武断划分文件管理和档案管理的界限，提倡文件的连续管理。它注重文档管理功能，强调文件管理是机构业务的一个重要组成部分，将文件管理活动纳入业务活动过程和目的当中。此外，还强调文件的凭证价值，重视文件的真实性保障，并注重文件管理元数据的提取与运用。这些都符合在电子环境下对电子文件的管理需求，以文件连续体模式为指导进行电子文件管理标准体系的架构，能够充分体现电子文件前端控制、真实性保障的管理原则。

二、OAlS模型

OAIS参考模型是一项基于信息长期保存与获取的国际标准。在国际信息资源领域受到广泛关注。该参考模型是对于数字信息保存系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化，是实际系统建立的起点，任何致力于数字信息长期保存活动的系统和组织都可在其基础上构建自己的长期保存系统框架。

OAIS信息模型将信息包分为三类：提交信息包（SIP）、存档信息包（AIP）和发布信息包（DIP）。三类信息包共同描述了信息在收集、保存、管理、利用整个过程中的变化过程。OAIS的功能模型包括收集、档案存储、数据管理、系统管理、保存规划、访问等功能实体。其中，收集模块是与信息形成者联系的接口，负责接收信息，管理接收过程中所有程序，并进行归档存储。档案存储模块负责数字信息的长期存储与维护，保证归档的内容处于适当的存储状态，维护数字信息的长期完整性与可读性。数据管理职能包括维护用以支持查找的描述性元数据数据库；管理用以支持内部系统操作的管理性数据，如系统执行数据或存取统汁数据等。保存规划主要功能是制定OAIS的保存策略，并根据外部环境的变化，推荐适当的修订建议。访问模块代表OAIS系统与用户进行直接交互，为用户提供信息的定位、查询请求和接收传输等服务。系统管理模块主要负责OAIS系统的日常运作。作为OAIS内外部交互的中心，它既与其他五个模块进行合作，又与OAIS外部的信息形成者、用户和外部管理产生直接的交互。OAIS模型侧重于电子文件形成后的长久保管活动，为此，OAIS提供了信息模型、功能模型和长久保存的基本策略，与前述模型相较而言，OAIS的视域相对较小，但具有更强的专指性。它注重对于长久保存信息的管理，更关注文件管理活动的后端。对以档案馆为代表的信息存储机构而言，以OAIS为指导架构电子文件管理标准体系，充分体现了对具有永久保存价值的电子文件长久保存的思想。

三、信息生命周期管理理论

信息生命周期理论以信息为研究对象，拥有最为广阔的视域，对信息的管理具有普适性的指导意义。电子文件是信息大家庭中的一员，以信息生命周期理论来指导标准体系的构建，可将电子文件置于更广阔的环境之中，融入到信息资源管理中。这对于电子文件和其他信息资源（如电子商务信息、电子政务信息、电子图书、网络信息等）的集成、交流、共享，对于电子文件管理系统和其他信息资源管理系统的互联互通是极具价值的。

根据信息生命周期的思想，信息生命周期管理在纵向的应用层级可以分为三个层次，由低到高分别是存储层、管理层和应用层；结合信息的运动规律，在横向的管理阶段可以分为六个部分，按时间顺序分别是创建、采集、组织、存储、利用、清理。信息生命周期理论是电子信息运动的普适规律，注重信息在不同生命阶段的管理特点，以此为框架基础指导电子文件管理标准体系的构建，有助于从全程管理的角度把握电子文件管理活动，包括电子文件的形成、移交、维护、销毁、长久保存等主要管理阶段。