开展档案数字化建设的实践与思考

刘丽华

[摘 要]随着社会信息化的不断发展，各个领域的工作形式都发生了变化。尤其是对于档案管理工作来说，提高其数字化的建设进程迫在眉睫。因为在具体的档案管理工作中，档案管理的内容和形式都发生了变化，实现档案的数字化可以有效地提高档案工作的效率和社会利用率。本文主要通过对档案数字化建设的实践等方面进行了深入地阐述，希望给相关的档案管理工作人员提供一定的借鉴和参考。

[关键词]档案工作；档案数字化；档案数据库

档案的数字化进行和计算机技术的普及是分不开的，而且也为档案工作带来了很大的方便。可以说，档案的数字化建设是符合时代发展潮流，促进社会发展的一项重要内容。因此，只有采用先进的技术手段，才能从根本上促进档案数字化的进程，完善其社会服务功能。而且，我国已经颁布了相关的法律来对档案建设提出新的要求。所以，要对档案工作的重要性进行深入地认识，才能开始进行档案数字化的规划。

1.充分认识档案数字化建设的紧迫性

1.1实现档案的数字化可以促进档案管理工作的有效进行。传统的档案信息还存在着一定的局限性，管理人员的思维和管理模式也相对较为封闭。但是自从实现档案的数字化，可以最大限度地进行档案信息的采集，拓宽了范围，提高了利用率，强化了档案的管理和服务的基本职能。另一方面也可以对档案资源进行合理的配置，提高管理的高效性。

1.2增强档案的数字化是顺应社会发展的需要。对档案进行收集和保管的场所主要是档案馆，档案馆中的档案信息浩如烟海，而且其价值较高。实现档案的数字化就可以在一定程度上提高档案信息的共享率，而且能够更加方便的为各级领导以及决策者提供相关的信息；档案的数字化也体现出了档案管理的进程。在原始的档案管理工作中，档案信息的载体主要以纸质为主，对档案进行管理主要就是对纸质的信息进行保存。而且在保管的过程中还会出现一些物理反应或者是化学反应，对档案信息造成一定的影响。但是随着档案的数字化的发展，信息载体发生了明显的变化，主要为磁盘、光盘等。现如今电子档案也被广泛应用，所以对档案信息进行收集和整理的最好方式就是实现档案的数字化。所以说，实现档案的数字化是顺应社会发展的需要，也是顺应档案管理工作不断更新发展的需要。

1.3档案的数字化满足了社会的需求。在现如今的社会发展中，由于生活节奏的不断加快，要求人们对档案信息的利用速度也在不断提高。尤其是一些经济条件和交通条件不发达的地区，对于自身档案的查阅存在着一定的难度。但是如果档案实现了数字化，可以通过网络或者是其他较为便捷的传送方式，获取相关的档案信息，不仅节省了时间，更能提高工作效率。除此之外，一些外商或者是投资者，他们对档案信息的了解程度有限，因此必须要对其进行充分了解之后才可以做出投资决策。但是传统的档案管理工作无法满足这一需求，因此，对于档案的数字化水平提出了较高的要求。

2.档案数字化建设的内容

2.1.推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为，对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化建设，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2.2数字化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍都可能造成系统的梗阻。

2.3有重点地抓好数据库建设。目前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

3.档案数字化建设的步骤

3.1建立档案数据。第一步，输入文件级目录。把馆藏档案的文件级目录输入数据库。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。档案馆内婚姻档案、知青档案、山林土地档案使用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。

3.2建立档案局（馆）网站。档案局网站应与市政务网、公众网联网实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询、举办网上展览、展示本地两个文明建设的成果等；建立网上现行文件查阅中心，提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。

4.总结

综上所述，对于我国的档案管理工作来说，实现档案的数字化是一项较为长期的工作，而且其复杂程度也很高，因此在进行具体的工作时，不能急于求快，要制定相关的工作规划，找到工作的重点，而且要突出时效性，实现档案管理的可持续发展。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.

[2]王荣国，李东来.数字图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学报，2001（5）：22-25.