电子文档的发展历程及对传统档案工作的影响

丛艳茹

[摘 要]电子文档由于具有可通过电脑等现代设施快速处理，不受时间地点影响等优点，在近些年得以广泛使用。本文主要对电子文档的发展历程及对传统档案工作的影响进行分析。

[关键词]电子文档；发展历程；传统档案；影响

在几年前，当有人提到“无纸时代”时，大多数人会持怀疑态度；而在今天，当再有人提到“无纸时代”时，大多数人会深信不疑。这是一种巨大的变化，也是历史的必然。曾经有国际档案界著名人士说过：描述当前档案事业的热点，关键词的第一个是电子文件。当代社会档案工作革命性的的变革，就是电子文档的出现与管理问题，就是“无纸时代”的即将到来。它是摆在我们面前最重要的课题，也是最严峻的考验和挑战。电子文件的出现是一种记录方式的变革。历史上，记录方式的变革一般要经历几百年上千年，但电子文件的出现是加速度的，它将在几年内完全改变档案工作的全貌。

一、电子文档发展历程

电子文件的出现，最早可追溯到20世纪50年代的美国和日本。当时的社会政治、经济和文化的发展对办公信息的加快处理速度、提高工作效率和降低办公费用的要求，就使得办公自动化应运而生。办公自动化以系统论、信息论、控制论和计算机科学为基础理论和基本工具，运用以计算机为代表的现代科学技术和先进的办公设备，自动处理、存储、管理和传递办公信息。这一系列工作都是以电子文档为主要对象的。因此，电子文档的产生是与办公自动化等密切相关的。办公自动化产生了电子文档；而电子文档又是办公自动化实现的基础。电子文档的出现既是社会政治、经济和文化发展的客观要求，也是人类文明发展的必然结果。

总之，电子文档与电子文档管理工作，正在全世界的范围内迅速产生和发展起来。

二、电子化对档案工作的影响

我们的档案事业长期建立在纸质档案管理的基础上。而当我们的事业转变为以电子文件和电子档案管理为主要内涵时，档案事业的许多方面都将发生直接和间接的变化。近期内，档案业务工作的变化和档案学理论的变化将会十分明显。档案工作在长期实践基础上，以纸质文件材料为工作对象，总结出一系列业务工作流程及管理方法和原则。而电子文件的产生对传统纸质文件的管理方法产生了革命性的影响，在操作方法上对传统档案工作进行了全面的变革，在理论体系上也要发生相应的巨大变化。下面，我们按照传统业务工作流程来简述电子文件对档案工作的影响：

（一）立卷归档

立卷归档环节，是传统文书工作和档案工作的结合点。文书处理部门立卷，档案管理部门接收，一年归档一次，这已经成为传统档案工作的固定程式。电子文件出现后，打破了这个固定的程式。在办公自动化管理系统中，电子文件一经形成，马上存储到办公信息数据库中，并由文书处理人员、业务人员和档案工作人员所共享。这就使得文件与档案之间不存在明显的接线，不再需要一年一次的立卷归档，而需要制定在电子文件环境下新的归档制度和立卷原则。在机关工作中，电子文件的出现使文档一体化管理成为顺理成章的事情。我们甚至可以说：机关档案工作将被统一的电子文档管理部门所取代，文档一体化在工作程序上、机构设置上同时实现。

（二）分类管理

从档案工作的分类整理环节看，这一环节一直是我们传统档案工作的重点，耗费档案工作人员大量时间和精力。纸质文件材料只能逐份整理清楚，分类明确，归入适当的类目，组成合适的案卷，对档案信息进行有序化的处理，才能为以后的开发利用提供方便。纸质文档的有序化是单一角度的、有形的，它无法实现多角度的有序化。然而，在办公自动化系统中的电子文件由于可以得到系统迅速、有效、多角度、无形的整序，不再需要对它进行纸质文件那样的组卷，实行多角度的随机分类。可以由办公自动化系统，根据用户的不同需要，对电子文件进行自由组合分类。

多角度、智能化分类与检索，在传统档案工作中只是停留在理想中。而在电子文件的分类与检索中，它成为轻而易举的事情，把我们过去的幻想变成今天的现实。

（三）档案鉴定

从档案工作的鉴定环节看，电子文件的鉴定方法也不同于传统档案。电子文件的鉴定过程演变为对某一系统信息数据库的清理过程，操作简化为删除指令的输入。同时，由于电子文件制作方便，将会产生比以往更多的文件，增加了文件的鉴定工作量。历史上，竹木简文件比金石文件多，纸张文件比竹木简文件多。这一方面是随着社会文明的发展，社会管理所需要的文件数量增加；另一方面，新型载体的出现，文件制作与使用的方便，也对文件的增加起到了一定的作用。因此，电子文档的鉴定有方便迅速、数量更为巨大的特点。

（四）档案保管

从档案工作的保管环节看，电子文件出现后，多媒体技术的开发应用，丰富馆藏被赋予了新的特殊的含义，也带来了档案保管方法的变革。现在传统档案的保管方式，给我们带来的是库房、档案架、铁皮柜橱和排列整齐、装订漂亮档案卷宗。而在办公自动化系统，根本无需这些东西，电子文件载体所容纳的信息量是传统档案根本无法比拟的。

（五）档案利用

同样，对电子文件的利用，也较传统档案的利用方式发生了巨大的变化。在利用纸质档案的过程中，档案工作人员可以对用户进行直接、有效的控制，利用的主动权掌握在档案工作人员手中。在办公信息管理系统中，存贮的电子文件由机关干部们共享；在网上的数字档案馆中，档案信息更是实现了全球性的信息共享。档案工作通过对系统的管理和控制，来执行档案利用的服务工作。这就使得档案工作人员不再在档案利用过程中处于支配地位，而是我们设计的程序系统在人的指令下运行；电子文件也随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险。

三、结论

电子文件这一新型信息载体的出现，对档案业务工作具有历史性的影响，它使档案工作摆脱了手工劳动的特点，而进入现代化的智能管理阶段。

参考文献：

[1]齐小林.浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].中国科技信息，2013（03）.

[2]雷秀华.浅议电子文档对档案工作的影响——以档案原始性为切入点[J].韶关学院学报，2008（01）.