浅谈公共行政对档案信息化的影响

杜永波

[摘 要]随着信息技术的飞速发展和广泛应用，人类社会进入了信息时代。信息化社会赋予工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇。同时也提出了更高的要求。本文就公共行政对档案信息化的影响进行探讨。

[关键词]公共行政；档案信息化；影响

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。档案信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

公共行政，即行政管理，是指国家行政机关依法管理国家事务和社会事务的组织活动。

一、档案信息化对行政人员的影响

行政人员由于身处现代信息社会，不可避免地要受到信息技术发展的影响。具体表现为：

（一）体能的延伸与增强

借助于信息技术，如电信、机器办文办事、远程会议，打破了时空限制，行政人员可以看到、听到、触觉到以前无法感知的事物，可以完成以前体能无法完成的工作。

（二）开阔视野，提高判断、分析和解决问题的能力

信息技术的开发可使行政人员及时获得大量信息，有助于他们逻辑地、辩证地和系统地思考问题。互联网提供了获取信息的极大便利，使得行政人员“秀才不出门，而知天下事”、“运筹帐幅之中，决胜千里之外”成为可能。

（三）时间和精力的节约

信息技术节约了原来靠人脑和文件处理信息所消耗的大量时间和精力。跨越时空，降低了信息传输的时间成本、人力成本。

（四）观念的更新

行政人员要适应信息时代的要求，就必须更新传统观念，树立效率观念、创新观念、服务观念、竞争观念、民主观念、法治观念等现代化观念。

（五）激励行政人员的全面发展

信息技术的应用既对行政人员的知识和技能提出了更高的要求，又节约了行政人员的精力与时间。前者成为行政人员不断学习与培训的直接动力，后者则提供了可能与机会。信息技术带来的教育方式的更新（如网络学校）更为行政人员学习现代化的管理知识，掌握与运用现代化的行政管理技术和工具提供了极大的便利。

二、档案信息化对行政方法的影响

信息技术与行政方法密不可分。所有行政方法都要有相应的信息支持，而有些行政方法就是专门为保证信息流通而创立的。信息技术发展引起行政方法的创新主要通过以下途径：

（一）改善现有行政方法的信息基础和信息通讯手段

例如目前行之有效的网络规划技术，就运用了先进的信息技术予以支持，从而大大提高了行政管理效能。网络规划技术源于19世纪末美国学者村特发的首特图，后发展为横条图形计算法，这是一种较为简单的安排工序和时间的图表。后来随着科学技术的发展而不断改进成为网络规划技术。网络规划技术又有较高的科技含量，其工作程序的模型化建立就得益于计算机等信息技术的运用。

（二）创立全新的行政方法和行政措施

信息技术的发展使决策支持系统（DSS）、电子会议系统、远距离控制、分布式工作的统一协调、动态网络计划成为可能；目前，我国政府上网工程就采用了一整套全新的管理方法，如人民银行网上支付、海关总署报关单和外汇联网的外汇核销系统、工商局红盾信息网提供企业数据库、国税总局增值税发票稽核系统和电子报税等。这些管理方法提高了行政效率，降低了行政成本。

（三）中间管理层的缩减以至取消

中间管理层是信息通讯技术落后的产物，它的存在既减缓了信息传递的速度，又易造成信息的严重失真。这种失真的原因有多种，其中一个原因就是不同层次为了争功而导演的“官山数字，数字出官”现象，这也是信息传递不畅的结果。现代信息技术将通过加强操作执行层与高层决策的直接沟通，逐步缩减以致最终取消中间管理层，管理幅度增宽。信息技术值管理者和其下属可以随时了解对方的状态和意图，而且仅占用很少的精力和时间，所以一个管理者能够指导更多的下属人员，增宽管理幅度。这一趋势对于行政机构改革有一定的启发。

（四）行政组织绩效的改进

信息技术的发展极大地提高了工作效率，使得一个行政组织要完成与过去同样的工作量所需行政人员大为减少，从而使行政组织更加精干高效。行政组织中信息技术的采用有利于提高行政组织产出绩效和促进行政组织成员的自身发展。信息技术可保证行政组织成员间的全方位沟通和组织与组织之间的信息交流。

三、档案信息化对行政公文的影响

行政公文，是指机关、部门、团体在处理公务活动过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件。信息技术日益渗透到办公或其他业务环境，如行政部门的办公自动化系统和电子政务等，便产生了电子文件，这是一种特殊性质和特殊形式的行政公文。它具有许多与传统行政公文不同的特点：（1）信息的非人工识读性；（2）系统依赖性：电子文件的使用依赖于一定的硬件设备、操作系统和应用软件；（3）载体的无信息性：从远古的甲骨、绵帛、竹筒到纸张，载体的意义远大于“承载物“这一项，它和载于其上的外部特征，如字迹、书写材料、签字、印章等共同构成文件原始身份的“证明人”，但对于电子文件，载体本身及其上的外部信息消失得无影无踪；（4）信息的灵活处理性：制作电子文件时，我们可以任意地增、删、改。单纯从电子文件本身来看，修改的痕迹荡然无存。这一灵活性是传统行政公文无法比拟的。

参考文献：

[1]张立军.档案信息化建设工作探析[J].黑龙江档案，2012（03）.

[2]张晓春.加强档案信息化建设做好档案工作[J].兰台世界，2008（11）.