事业单位档案管理信息化建设策略研究

郄波

摘 要：在事业单位中，强化档案管理信息化建设，不仅可以有效提高档案管理人员的工作效率，还能够加强事业单位的内部人才培养工作，完善事业单位内部控制工作，以推进事业单位的发展。以下本文就来研究事业单位中档案管理信息化建设的策略。

关键词：档案管理信息化 策略 建设 事业单位

0.引言

实现事业单位档案管理信息化，不仅可以实现对信息的快速传递，也可以提高档案信息的实时性与准确性。针对当前我国事业单位档案管理中存在的问题，并针对这些问题，研究强化事业单位档案管理信息化建设的策略。

1.当前事业单位档案管理中的弊端

在我国事业单位的档案管理信息化建设中，还是会存在一些问题，使得档案的利用率降低，非常不利于事业单位的建设发展。以下从我国目前事业单位档案管理的现状出发，找出影响事业单位档案管理中的弊端。

1.1对档案管理信息化建设的不重视

在当前我国的事业单位中，其单位的高层领导并未意识到建设档案管理信息化的重要性[1]。也正是因为如此，事业单位档案管理中，不仅不重视档案信息化建设，还在建设事业单位档案管理信息化中投入甚少，导致单位的档案室设施不齐全全，极易造成事业单位档案资料不完整的弊端，从而影响事业单位自身的发展。

1.2档案管理效率不高

在事业单位的档案管理信息化建设中，档案管理缺乏完整性，并没有充分利用档案资源，忽视档案资源的重要性，缺乏档案资料的完整性保护，降低档案资料的使用价值，使事业单位档案管理效率较低，在实际应用中并不能起到什么作用。

1.3档案管理人员的素质低

在事业单位的档案管理中，档案管理人员在信息化建设中的专业性不强，因此在信息化档案管理中，对于档案资料的收集以及档案资料的存放中，做的不够明确完善，导致降低档案资料的准确性[2]。还有，在事业单位档案管理上，没有形成专门的人力、物力去进行管理研究，缺乏专门的高素质档案管理人才，这就严重制约事业单位档案信息化发展的进程。

1.4档案管理设备落后

事业单位档案管理设备落后，不仅在独立档案管理部门中，缺乏相应的现代信息化管理设备，从而造成档案资料保存上出现偏差；而且事业单位档案管理还缺乏信息化建设，根本无法提高事业单位档案管理的工作效果，并没有配备完善的档案数字化设施，降低事业单位档案资料的使用效率。

2.实现事业单位档案管理信息化建设的优势

在当前事业单位档案管理中，实习信息化建设，采用信息化媒介实现档案资料信息的传播，不仅可以提高事业单位档案信息的传播速度，还可以有效改进传统事业单位档案服务的模式，提高事业单位档案信息的及时反馈机制，提高档案管理部门的水平。事业单位档案管理信息化建设，也可以提高档案信息的质量，扩大受众传播影响力，改善传统档案管理的存储环境，降低纸张资源，避免文件模糊、损坏，提高档案存储量[3]。优化单位内部档案管理体制与管理方法，减轻事业单位档案管理人员工作压力，确保事业单位的档案管理更加电子化、专业化、智能化、一体化，使事业单位有更好的发展。

3.优化建设事业单位档案信息化的策略

加强我国事业单位档案管理的信息化建设，可以更好发挥事业单位的人才管理机制，提高档案管理工作的整体质量水平。以下介绍具体改进策略。

3.1强化重视档案管理信息建设

在我国事业单位档案管理中，重视事业单位人员对档案管理信息化建设的重视，事业单位领导也要发挥一定的带动作用，以便可以全面提升档案管理信息化建设在当前事业单位档案管理中的地位。转变传统管理档案方式为现代化计算机档案管理，以便可以为事业单位营造出良好的档案管理信息化建设环境。而且事业单位还应该做好建设档案管理信息化平台的推广宣传工作，要提高事业单位全体档案管理人员的工作热情，打开事业单位档案管理信息化的新局面，使事业单位档案管理工作越做越好。

3.2提高档案管理效率

事业单位的档案资料，是对单位内部信息的规范与整合，不仅是管理单位知识信息的行为，也是实现执行档案信息标准化的一个过程。在事业单位的档案管理中，可以制度相应的制度规范，发挥事业单位档案的最大效益及最大使用率。加快事业单位档案的数字化、网络化和检索自动化建设，完整做到档案的归正和接收同步，保证档案完整而不缺页错节；加强对档案信息化建设，使事业单位的档案能更有效的被使用，确保信息资料资源在事业单位能更好地发挥效用。

3.3优化档案管理信息化工作人员素质

在事业单位的档案管理信息化建设中，需要提高档案管理队伍素质，能够从现代信息化角度，全面提高事业单位内部档案管理人员的素质。并且在事业单位的档案管理信息化建设中，应该加强提高档案管理人员的服务思想和现代意识，提高档案管理人员的计算机水平，具备管理信息化档案的技能；并且，引进高技术的网络技术人员，使档案管理人员可以与网络技术人员进行有效沟通，还要定期对事业单位档案管理人员进行培训，加强计算机应用、信息网络等知识和技术的培训，强化电子档案制作、接收、保管、应用等方法和技术的学习，以提高档案工作人员的业务素质，开拓档案工作人员在工作中的创新意识，提高事业单位档案工作人员管理服务水平。

3.4创新档案管理信息化设备

加强事业单位档案管理信息化建设，加大档案管理中对现代化软硬件的投入，在事业单位中建设现代化计算机管理系统，有效地推动档案管理信息化，为事业单位的档案管理工作能够提供更加现代化的管理手段，从而可以利用当前网络信息技术的便利性，优化管理事业单位的档案信息，为事业单位提供有效的档案资料。

4.结论

综上所述，在事業单位档案管理中，实现档案的信息化管理，不仅是社会进步的必然趋势，同时也可以提高事业单位档案管理工作的效率，有效确保档案信息的完整性，构建档案信息化管理模式，强化档案管理信息化建设工作，才可以使事业单位档案信息化更符合国家发展标准。

参考文献：

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.

[2]王慧桢.基于电子信息技术的企业档案管理研究[J].科技风，2010（22）.

[3]侯贤祥.高等学校财务档案信息化建设存在的问题及应对策略[J].财会研究，2011（10）.