新形势下事业单位档案资料管理的具体策略探究

朱婷 韩伟

摘 要：档案资料管理工作在事业单位中占据重要位置，其主要目标任务是完善機关档案的保管制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。对于事业单位而言，构建一套系统、民主的管理制度，是促进其生存与发展的关键。而档案资料管理无疑是整个事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。本文首先论述了档案资料管理作用，其次分析了事业单位档案资料管理的具体策略。

关键词：事业单位 档案资料管理 策略

档案资料管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案资料管理系统的结构就是在该目的基础上而构建起来的，系统内每项工作、程序都必不可少，组成一个有机整体，为实现档案资料管理系统整体功能而发挥各自的作用。那么，怎样做好事业单位档案资料管理工作，这已经成为了当前的首要任务。

1.档案资料管理作用

1.1发挥管理、服务、政治三方面的功能

事业单位档案资料管理工作不生产物质财富，档案也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，其具体的职能作用是对各部门形成的历史文件进行管理，因此具有管理性特点。不过，档案资料管理系统并非孤立存在的，是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。提供有价值的档案信息良好的服务于社会，是档案资料管理工作最显著的特点。尽管档案部门也涉及了档案的研究与编制等活动，但宗旨依旧是为了更好地适应社会的利用需要，服务性较强。社会历史的各环节阶段中，档案资料管理工作必然在当时的经济、政治、文化方面提供良好的服务，不然就不会形成与发展。阶级社会中，档案资料管理工作显现出了相应的阶级关系与阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，呈现出了政治性特点。档案内容与国家政治利益、经济利益直接相关，因此国家对档案资料管理有一定的保密要求。

1.2遵循集中管理单位档案，提高档案的完整与安全，有效利用的原则

事业单位所有档案应由专门的档案保管机构分别进行集中保存，并制定统一的法规进行管理。提高档案的安全性与完整性应注重：在数量上要保证档案齐全；在质量上促进档案的有机联系，禁止乱堆乱放；避免档案遭受损坏，延长档案使用寿命；防止档案人为破坏，防止档案机密丢失。有效利用是档案资料管理工作的最终目的，同样还是对档案资料管理工作进行检验的一个标准。档案是单位发展历程的见证，反映了单位实际情况，不得随意的篡改与修正，因此维护档案的真实性也是档案资料管理工作需要遵循的一项基本原则。

2.事业单位档案资料管理的具体策略

2.1提高档案资料管理人员的业务技能

事业单位档案资料管理工作具有较强的专业性，除了强调相关工作人员充分掌握了解业务方面的知识外，还必须熟知管理知识和具备较高的管理能力，唯有达到这些要求方可促进档案资料管理工作在知识经济时代下健康良好的发展。实际中，事业单位档案资料管理部门应结合单位档案资料管理的具体需求，制定详细的招聘申请并递交给人力资源部门，同时指出招聘的人员应达到的学历与岗位能力，由人力资源部门将这些要求公布。事业单位还可按照自身实况，在内部其他部门中选取一批工作认真、政治素质高、工作能力强的人员担任档案资料管理工作。其次，针对档案资料管理人员开展相关的培训活动；事业单位应加强所有档案人员的岗前培训，具体应做好：重视思想政治教育，档案资料管理工作者不仅要具有较高的政治素质、职业道德水平，工作责任心强，而且还要紧跟现代社会发展步伐，对自己的工作方式及思路予以科学合理的创新，力争实现科学化、规范化的档案资料管理工作。对于档案资料管理人员技能的培训也至关重要，不仅要学习掌握档案资料管理专业知识，还应了解该项工作具体流程与环节。特别随着网络的发展，档案资料管理人员应充分运用先进高效的现代化、信息化方式与手段，熟知各类计算机技术、网络技术。单位可安排组织档案资料管理人员深入到高校档案管理专业参加系统培训，还可聘请相关专家到单位开展座谈会，以提高档案资料管理人员的技能。唯有如此，才能培养一批各方面都很好的档案资料管理人才队伍。

2.2积极研发相关软件

首先，必须加大软件的投入力度，确立适应于档案信息化的软硬件，积极研发符合本单位、本部门的档案软件，做到信息的共享。其次，提高档案工作人员参与档案管理软件研发活动的积极主动性，只有这样，最后所形成的自动化软件方可达到档案管理需求，将自动化管理落实到实处。另外，档案工作人员应详细分析考虑各部门的意见，准确获取各部门基础工作和归档工作间存在的联系，把有价值的信息提供给软件设计者，以帮助其明确优质的方案，从而防止业务部门和档案部门重复劳动情况的发生。

2.3规范信息处理流程

档案资料管理部门应设置专门的数据库，把所有文件中产生的数据信息保存到公文数据库中，利用数据库提供日常文书处理的各功能、传阅登记等。同时，按照事先明确的文件保管期限与分类代码，将保管期限一样与分类代码一样的文件归纳为一类，然后按照已经设定完的案卷总页数，设置为案卷，这就是计算机辅助立卷的原理。

3.结论

综上所述可知，事业单位要不断强化档案资料管理工作，培养档案资料管理人员的素质与业务技能，注重创新档案资料管理方式手段，从而推动档案资料管理工作朝着科学化、合理化、规范化方向快速发展。

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