从会务管理看责任心与细节之美

梁贝妮

会议是各级党政机关部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。而作为党政机关的秘书，最常处理的工作除了撰写文字材料外，大概就是负责会务工作了。任何会议不管大中小型，无一不反映出筹办者的责任心和处理细节的能力，好的会务组织与服务，让与会者有如沐春风之感；反之，轻则令与会者备感不便，抱怨良多，重则影响会议的质量，给与会者留下负面印象，造成不良影响。

如果从内外角度来划分，单位内部的公务会议相对来说更多一些，时效性也更强。这就要求会务筹备者必须具备良好的前瞻意识和大局观，能提前做好部署和安排，更细致一些的会务筹备者甚至会实地走访考察，力求每一个安排与接待细节完美。笔者接触过的一位办公室主任，在行业内部以高层领导为主的一次研讨会安排上，就特别能够彰显其思虑周密。考虑到研讨会的时长和耗费脑力以及主要领导以女性为主，这位主任在前一天晚上开始准备水果和果盘，选购的水果以体型小和便于食用为主，辅之以茶叶，果盘挑选相对精致的玻璃托盘，大小不等，在环形会议桌上可以分散分布，更方便与会者取用。结果在第二天的研讨会上，水果受到空前欢迎，愉悦的心情更加有助于研讨会任务的完成。

相反的“惨痛”案例也不少，同样是单位内部一次中层会议，要求所有的中层领导干部进行封闭式述职报告。负责这次工作安排的另外一位主任将工作报告撰写主题按照惯例发送至各位中层干部，却忽略了请示新上任的单位主要负责领导，结果新领导在看到报告主题后要求更改述职主题，这位主任只好在会议前一天连夜通知大家修改述职报告的汇报主题，众人诸多抱怨。第二天下午两点，与会者们按照原定通知在单位门口集合，准备乘大巴前往会议地开会，由于大巴车迟到，结果所有与会者在夏日骄阳下足足等了二十分钟。到了会议场地才发现空调出了问题，而当天的会议进程一直持续了三个半小时。结果可想而知，新任领导主持的第一次述职大会，以诸多参与者的匆忙准备和抱怨结束。据悉当事人已经调离工作岗位，换到其他部门，理由是不能胜任现有工作。

一场会议其实就是由一连串细节组成的，细节处理水平决定会议质量。只有秉承责任心和细致心，坚持“多想一点儿，多思一步，多做一些”，才能做好会务工作。以笔者在南方某省参加的一次一百多人的会议为例，从寄出会议通知开始，举办方就在通知末尾详尽注明到达预订酒店的各种方式和简明地图，甚至连车站到酒店乘出租车的费用也一一标明。到达酒店大厅后，会务签到、登记身份信息、发放会务资料的工作有条不紊，考虑到诸多与会者来自其他省市，举办方还特别叮嘱酒店餐饮部做菜时要考虑到其他省份的饮食习惯。在为与会者预订的客房里，都特别摆放着一套小小的茶具，既是为远道而来的客人接风洗尘，也是为本地的茶文化做一次义务宣传，让与会者在惊喜之余，感叹举办方的良苦用心。再比如笔者在省内参加过的一次颁奖会议，临到颁奖环节时候，所有上台领奖人员清一色白衬衫黑裤子（黑裙子），黑色皮鞋，由于是党的会议，所以显得特别庄重大方，视觉效果很好，会议举办方对细节的重视程度可见一斑。

当然，长期从事会务工作，思想上难免容易出现按惯例运作的思维定式，体现在行为模式上甚至出现漫不经心、疲软的状态。要改变这种状态，首先，从思想上要转变，变被动服务为主动服务。其次，从抓细节入手，提升会议工作质量。譬如，市政府在召开全市某工作会议时，与会者往往几百人，且要求按座签入座，如果进会场后再找座位，势必会造成会场次序混乱，可以先按照行业大类、继而按照单位大类分类标签，再做一个会场座位导向图贴在会场进口处，重要会议甚至可以设专人引导，这样主动将工作做在前面，后面的会议入场就能做到秩序井然。再如，大型会议信息提示机制的建立，从大会报到到闭幕，对于大会期间的重要活动安排，由专人向与会者发送手机短信进行提示，可以使与会者更直观感受到会务服务的便捷和细致。还有信息联络机制的建立，可以由会务组设立专门的值班机构，实行24小时电话值班，负责大会的信息联络工作，这样可以更加及时有效处理会务中出现的各种急难问题，保障会务顺利进行。

一个优秀的会务工作者，必须是一个有高度责任感的有心人，既要有猎人一样锐利的眼睛，能够及时发现问题，同时也要有愚公山移般的毅力和耐心，脚踏实地做好一点一滴的小事。具体来说可归纳为如下三点，即：“三放”“三查”“万一”。一是要做到“三放”，在脑子里要像放电影一样，将整个会务工作在脑海中放一遍。会前，把会务工作的每个细节在脑子里“放映”一遍，确保没有遗漏；会中，把自己负责的事项“放映”一遍，默记于心；会后，把整个会务工作“放映”一遍，总结经验教训并形成文字以资后用。二是做到会前“三查”，对容易出错且可能造成严重影响的关键环节要耐心细致地反复排查，坚持会前“三查”：一查会场座次，尤其是领导席有无错排、漏排台签；二查会议材料是否准备充足，尤其装订顺序是否正确；三查会场音响设备是否正常，尤其发言席的话筒是否正常。三是要多想几个“万一”，会议中难免会遇到一些突发情况，因此事先要有针对性地多设计几套应急预案，以免遇到突发情况难以及时应对。

相比国内庞杂的会务体系，国外有些会风值得我们借鉴，例如“地广人稀”的澳大利亚，通过短暂的“早餐咖啡时间”商讨一天安排，借助电邮上传下达，这样精简的会议形式确实值得我们效仿。而党中央办公厅、国务院办公厅一再要求精简会议、开短会讲短话的新的会风精神，也值得我们秘书人员认真学习思考，并积极在实际工作中践行。在这方面，深圳市龙岗区有自己的一套经验，区委办加强调查研究，积极改进文风会风，严格实施会议审批和计划制度，简化会议程序，力推“无会日”“一小时会议”和“一位主官发言”制度，着实提高了会议质量和效率。而文山会海的“大瘦身”和“缩水”其实也对秘书的工作能力提出了更高要求，如何更加精简有效地组织会议，达成会议的既定目标和主题，是我们需要进一步在实践中探索思考的问题。

作者单位：湖北省长江职业学院

（责编/郭建民）endprint