针对档案服务能力建设探讨

文/福建省三明市医疗保障基金管理中心永安管理部 林恢灯

国内档案馆建立于上个世纪50年代，刚开始的服务对象是党政机关，不过经过多年的发展，现正在为实现“五位一体”目标而奋斗。根据它的发展过程可知，档案馆工作只有密切留意社会的发展情况，改善其服务能力建设，才能更好的迎合社会的需要。

一、提高档案服务能力建设的作用

最近几年，档案部门始终认为档案工作具有很重要的社会意义，档案资源在信息资源中扮演着重要的角色，同时还深信档案资源是整个社会甚至是整个国家信息系统的中坚力量，在信息资源中占有重要的地位；档案是先进的生产力，不断促进着社会的进步和发展。但是，档案馆自建立已经经历了很长的时间，虽然软硬件环境均以得到改善，相关业务能力也以得到提高，在服务的过程中也多次取得新成就，但是，必须承认的是，目前档案馆建设仍然存在不足的地方，例如馆藏结构不科学、档案信息资源共享性低、档案开放时间短等。档案馆的公共服务能力能不能获得社会的肯定，能不能满足社会的需求，在服务于实践活动时是不是已经充分体现了档案的作用，不仅如此，在经济的迅猛发展以及环境多变的形势下，档案馆怎样才能与社会相结合，见证社会的进步、文化的传播，怎样才能肩负起更多的来自于社会方面的责任，这些问题不仅会影响到档案馆的整体形象，而且还会影响到“五位一体”的实现情况，在此情况下，我们应该从各个角度剖析并探究档案服务能力的建设。我们要从两个角度来认识档案服务能力建设，其一是在能力建设在当今形势下的实际意义的基础上，其二是档案工作在发展的过程中的实际需求。由于档案服务能力直接影响着档案工作，所以提高档案服务能力，有助于保障档案工作的有序进行，同时这也是档案事业不断壮大的必要选择。

二、改善档案服务能力建设的策略

（一）扩充观念，革新服务

在用户对档案服务不断提高要求的情况下，档案部门一定要扩充观念，丰富内容，以更好的满足人们的不同程度的需求。也就是说，应该着重搞好如下方面的工作：1.应该形成知识一体化的观念。在社会不断进步以及科技迅猛发展的前提下，档案工作人员一定要扩充相关观念，抛弃之前的角色，建立新角色，从而不断的为用户提供相关知识。譬如，从事于档案咨询相关的工作人员，应该根据不同用户对档案的需求情况，指引他们如何从信息库中得到想要的档案知识，而不是简单的协助他们。2.应该充分利用当下先进的档案服务技术来丰富相关内容。单一的技术和信息资源只是简单的组成了数据库、信息库，但是丰富服务内容不但可以更好的为用户提供优质服务，还可以在很大程度上提高其利用价值。例如，对于档案服务咨询来说，在网络环境下，新建立的联机咨询、在线问答咨询等实现了数字化参考咨询服务，这是以前的档案咨询服务无法实现的，在一定程度上更有利于迎合不同用户的需求，不仅如此，还大大提高了档案的利用价值。3.档案服务应该紧追社会需求的步伐，增强民生档案，完善相关资源以及服务体制建设，更好的为用户提供优质的服务。

（二）加大档案信息共享能力建设的工作力度

档案信息的交流传播在档案信息资源建设中扮演着重要的角色，同时它还是档案部门向用户提供相关服务的桥梁，加大档案信息共享能力建设的工作力度是当今形势所需，具体要进行如下方面的工作：1.改善档案的网络服务性能，扩充数据库资源，确保各种资源是可以被访问的或者是可以被得到的。2.提高档案信息资源的共享性以及互补性。档案部门应该充分利用外部环境，和图书等社会信息资源相结合，取长补短，从而更好的为用户提供服务。3.拉近档案部门彼此间的合作关系，制订联合目录。联合目录其实就是一种查阅工具。它可以尽可能的发挥每个档案馆的资源，更方便用户进行选择，更好的推进档案的传播能力建设。

（三）注重服务能力反馈

档案服务能力存在于档案工作的整个过程中，注重服务能力反馈可以更好的推进档案服务能力建设。服务能力反馈和服务能力评价紧密联系，体现在如下两个方面：1.增强和档案使用人员之间的交流，同时对档案使用人员进行全程服务，从而更好的了解和合理估算用户对档案服务的可能需求，帮助用户处理可能会遇到的一些问题，不断提高档案服务质量；2.扩大档案服务能力的评价范围，其中包含档案的记录、改正的合理性，用户操作的简单快捷性等等，按照返回来的结果，重视档案服务能力建设存在的缺点，有目的性的提高档案服务能力。事实上，注重服务能力反馈和评价不但改善了档案资源的利用率，尽可能的体现了档案存在的意义，而且还在很大程度上提升了档案机构管理系统的运行速率。

[1]丁华东.档案服务能力建设：档案事业发展的战略选择[J]中国档案,2010(2).

[2]袁海虎.创新档案工作提高服务能力[J].山西档案,2012．