新时期会议全过程管理问题探究

文/中国石油塔里木油田公司 夏志刚

在改变当前“会而不议”和“文山会海”问题上，国有企业应做出表率。企业作为市场经济主体，其行为偏好的内在逻辑应放在“效率”二字。本文这里的“效率”可以界定为：速度和效果。将其具体到会议管理中则可以理解为，会议持续的时间短，且会议中形成了切实可行的结论。这是否就意味着，关于会议管理的重点应放在会议举行中呢？笔者认为，这是不妥的。理由在于，从管理学的控制职能出发须建立起事前、事中、事后三个环节的控制机制，对于会议管理同样如此。因此，探究会议全过程管理问题便成为了本文立论的出发点。

笔者所在的某石油企业在会议管理上形成了自己的一套风格，该风格也体现了遵循效率的原则。但在会议管理实践不断深入的过程中，也促使笔者在思考两个问题：即会议管理本身就存在着费用支出，这能否借助什么机制来给予约束；如何确保会议管理与会议决议的执行形成同向关联性。

一、新时期对会议管理的内在要求分析

结合笔者的工作体会，新时期对会议管理的内在要求可从以下两个方面来分析。

（一）会议举办在量上的要求

我国国家单位在长期形成的“文山会海”现象，不仅极大的影响到公共资源的合理配置，也直接导致了“会而不议”和“会而不决”现状的发生。因此，从合理和节约配置组织资源的角度来看，国企根据实际情况压缩会议数量则成为当前的内在要求。

（二）会议举办在质上的要求

在质上的要求必然是追求会议的质量，以及通过解决“会而不议”、“会而不决”等问题，来增强会议召开的实效性。特别对于经济发展模式转型和宏观经济形势仍不甚乐观的当下，这一内在要求的实现将促使油田企业能凝聚力量狠抓生产经营质量。

二、分析基础上的会议管理模式定位

在上述分析基础上，会议管理模式可定位于以下两个方面。

（一）控制会议数量方面的管理模式定位

控制会议数量构成了事前控制的工作内容，这将直接影响到企业办公经费的节约问题。特别对于大型油田企业而言，还能为企业节约数量不菲的人员差旅费用。因此，控制会议数量的管理模式，则可以围绕着会议召开形式与必要性等环节来给予考察。这里需要强调，本文所指的会议属于传统形式上的工作会议。

（二）提高会议质量方面的管理模式定位

由于传统工作会议都具有问题指向，因此在评价会议召开质量时可围绕着决议与实效间的匹配度来进行考察。当然，这里已经对“会而不议”、“会而不决”问题存而不论了。那么如何来提高这一匹配度呢。笔者认为，这就需要在事中控制和事后控制上下工夫。

三、定位驱动下的会议全过程管理途径构建

根据上文所述并在定位驱动下，会议全过程管理途径可从以下三个方面展开构建。

（一）事前会议管理途径

从油田企业的生产经营特征出发，在控制会议数量上可以从采取多种会议形式，以及充分利用电子商务平台来解决点对点联系上来做文章。对于前者而言，可以借助电视电话会议来完成总厂与分厂的目标管理工作；对于后者来说，则可以采取电子邮件、数字办公平台来完成部门与部门之间的即时信息沟通。这样一来，再根据生产经营需要建立起定期会议制度，从而使参会人员能对会议召开进行充分准备。

（二）事中会议管理途径

会议的事中管理重点应放在会议时间控制和会议决议的形成上，为此，可以在会议召开伊始就对会议流程和议程公开阐述，并通过书面形式来传达到各个会议者手中。对于某些议程难以在短时间内进行决策，则可以在遵循“先易后难”的原则，在会议之后再进行点对点的信息沟通。

（三）事后会议管理途径

事后会议管理的重点在于督促会议决议的执行上，这也是国企在会议管理中的短板。对此，应根据企业决议执行制度和绩效管理办法，对会议决议的执行情况进行跟踪督查，并将督查结果纳入到对部门负责人的年终绩效考核之中。

综上所述，以上便构成了笔者对文章主题的讨论。尽管本文是以笔者所在的某油田企业为例而阐述的，但文末的结论仍然适用于其它类型国企，以及国家行政事业单位。

四、小结

本文通过对会议管理内在要求的分析，以及会议管理模式的定位，优化会议管理的措施则可以从会议形式创新、会议召开前的流程和议程发布，以及会话决议执行跟踪督查等三个方面来进行构建。

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