档案数字化建设工作的探讨

文/南通大学附属医院 王云霞

当今，人民群众对档案信息的需求量不断增加，档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，积极采用现代化的管理方式，促使档案馆馆藏的信息功能能够充分地满足有关人员的实际需求，才能在更加有利于科学发展的机制上取得新进展，为经济社会全面协调可持续发展提供及时的信息服务和坚实保障。

一、数字化档案是现代社会发展的需要

1.实施数字化档案，有助于改进档案管理工作，突破档案利用的各种局限，促使档案管理部门更加的开放，转变档案管理的职能，从保管、利用职能逐渐向信息收集、管理和服务等职能转变，优化档案资源的合理配置，加强档案的科学管理，从而为社会提供高质量、高效的服务。

2.档案数字化满足形势发展的需求。由于目前的档案管理方式比较落后，与现在的发展形势不相适应，档案管理依旧停留在原始的检索利用水平上，导致大部分的电子档案无法进行采集、收集以及提供服务，有的档案甚至已经被清洗、流失，从而造成了严重的不利后果。

3.必须提高档案标准化、规范化水平。档案标准和规范本身是一个系统工程，随着经济和社会的发展和进步，人们的时间观念更加的强烈，领导在作重大决策时非常讲究速度和准确度；各个职能部门在考察工作时要求快速、及时；由于社会大众对档案信息的需求量在不断增加，促使档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，必须推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化建设。

4.加强电子数字文件的收集积累，开发推广档案管理软件。改变以往只要移交纸质档案和纸质文件目录，采用数字文件和纸质文件归档双轨，不仅有助于推动档案资料的电子化，也有利于减轻档案资料建立数据库的工作难度和工作量。同时，这样做能够规范软件以及数据格式，保证数据库的可靠性和准确性，推动了数字档案的建设和发展。

二、档案事业发展的重要性

（一）增强新时期档案工作重要性的认识

随着社会和经济的发展，自改革开放以来，档案事业取得了一定的成就，其机械设备和基础设施得到了有效的改善。但是从总体上看，档案管理发展比较滞后。所以，必须深化对做好新时期档案工作重要性的认识。胡锦涛同志曾经明确指出：“档案能够帮助人们认识世界和把握客观规律。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业中重要的组成部分。利用档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”胡锦涛同志的重要指示，充分地说明了档案工作对经济和社会发展的重要性。我们应该遵从胡锦涛同志的指示，认识到档案工作的重要性。

（二）增强新形势下的档案工作责任感和紧迫感

应该树立正确的档案观，正确的档案观保证了档案管理工作的顺利开展。档案是我国重要的文化财富，档案具有很大的历史价值，其在我国的内政、经济、政治、外交、文化以及军事等方面占据着重要的位置，并且发挥着巨大的信息支撑作用。档案属于一种信息资源，其记载着各种信息。档案的保管工作不是为保管而保管，档案工作应该围绕中心，与时俱进，积极创新，为单位的领导服务，为各个职能部门服务，为社会大众服务，促使档案的作用得到充分的发挥。同时，人们在从事档案工作时，不仅需要承担道德责任，同时也需要承担法律责任，将档案管理意识上升到法律的高度。因此，需要严格按照《档案法》办事，制定档案工作规范，不断完善档案工作各项制度，增强新形势下的档案工作责任感和紧迫感。

三、加大数字化建设投入，努力实现档案信息资源共享

档案信息资源是国家信息资源的核心组成部分。然而，我国档案数字化建设相对滞后，究其原因，在于各级政府对档案管理数字化的重要意义及在国家信息化建设总体框架中的重要地位认识不够，具体表现在资金投入严重不足。为加快档案数字化建设步伐，建议档案管理部门比照抢救国家重点档案的类似方法，把档案数字化建设归入到国家信息化建设的总体规划之中，不断加大对档案数字化建设的扶持力度，以便科学整合各类档案信息资源，尽快建立起档案信息资源网，为人民群众提供档案公共服务体系，全面提升档案信息资源开发利用水平和公共服务能力，依托互联网和政务网，促进档案信息资源的全社会共享以及信息资源的再利用，从而建立一个完善的方便广大人民群众的档案利用体系。

四、发展档案事业要有机遇意识

事业要发展，必须寻找和创造有利于自身的环境，抓住和把握好最适宜自身发展的机遇。档案事业发展的过程，就是不断把握和充分利用各种机遇的过程。如今，各级档案部门抓住了《政府信息公开条例》实施的机遇，有力推动了档案工作的顺利开展。档案工作者必须变被动为主动，在不断抓住各种机遇和提高档案数字化管理中推动档案事业更好更快地向前发展。