会计的电算化进程

冯北峰

摘 要：会计电算化是运用电子计算机技术，对单位经济活动的全过程和经济活动的各个方面进行连续地反映、监督，提供会计数据信息，参与经济预测和管理决策的现代管理信息系统。实现会计电算化具有手工会计处理不可替代的优越性，会计电算化将对手工会计核算方法产生重大影响。

关键词：会计；会计电算化

一、电算化做账同手工做账比较的优势

（一）簿记规则。（1） 账簿格式。手工会计的账簿格式都是千篇一律，对单位的个性化考虑很少，而电算化会计则可以将主动权交给用户，由用户根据会计制度的统一要求和单位自身的实际需要自行设计账簿格式。（2） 账簿装订方式。手工会计要求总账、日记账采用订本式，明细账采用活页式，而电算化会计采用的账页是折叠或卷带状，并由计算机自动打印。（3） 错账更正方式。手工会计对账簿记录的错误可采用划线法、红字法、补充登记法进行更正，而电算化会计为了能够留下审计线索只能采用后两种方法。（4） 账簿记录形式。手工会计都是以有形纸张作为账簿记录载体，而电算化会计是以磁性或光电材料作为账簿的记录载体。（5） 自动并账。当某一客户与某企业往来涉及到四个账户，应收账款、应付账款、预收账款、预付账款。在手工会计核算下，就必须逐一打开这四本账，而在电算化会计下，只要输入客户名称，电脑就可将与此客户相关的账户打开，并可以自动进行并账处理。

（二）会计核算过程。手工会计核算下，每一步工作都要会计人员亲自去做，这就不可能免地存在着一些重复抄转、环节多、差错率高、数据共享性差、机械做账、人力和物力严重浪费的现象。而电算化会计下有许多核算环节都可以由财务软件自动完成，这样就可以大大提高会计工作效率、提高会计信息质量、减轻会计人员劳动强度、提高会计信息的准确度和及时性、深化会计职能。

（三）计算工具。自从唐朝末期出现了算盘，我国的会计人员就与之结下了不解之缘。以至于在一定历史时期算盘成了会计人员身份的象征，每个从事会计工作的人员必须会打算盘。时至今日，算盘作为传统计算工具的代表，由于自身存在着一些无法克服的缺陷，这就必须需要一个新的计算工具来代替它。计算机的出现，以其高速、自动、准确、高效存储等特点在日益受到广大会计人员的青睐，再加上企业日益增加的信息处理的要求，传统计算工具明显不能适应需要，这时会计人员应及时更新知识，痛下决心甩掉算盘，用计算机去处理日常账务处理。而会计电算化是以计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它的出现将历史地改变会计人员使用的计算工具。

（四）信息载体。手工会计核算是以纸张作为其信息载体，由于纸张具有易篡改、易受损、易泄密、难保管、不便携带等缺陷，这就使得已实现会计电算化的单位纷纷采用磁性材料和光电材料进行会计信息的记录、查询、存储、交换。

（五）会计工作组织体制。手工会计工作组织体制是以会计事务的不同性质作为制定的主要依据，它一般划分为：材料核算组、工资核算组、资金核算组、成本核算组、固定资产核算组、综合财务核算组等。而电算化会计的工作组织体制则是以数据的不同形态和电算化系统实际运行的要求作为制定依据，它一般划分为：据搜集组、凭证编码组、数据处理组、系统维护组。

（六）内部控制方式。手工会计对记账凭证的控制主要是通过摘要内容、数量、单价、金额、会计科目等项目来完成。对账户的控制一般是从三套账簿的相互核对来完成。电算化会计由于账务处理程序和会计组织体制的变化，除原始数据的搜集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的处理都由财务软件自身完成。而且这种控制要求更严、范围更广。

（七）会计人员内部分工模式。根据会计电算化工作要求财务部门应配备以下人员：（1） 总会计师。（2） 会计主管。（3） 数据操作录入员。（4） 数据审核员。（5） 出纳人员。（6） 系统管理员。（7） 系统维护员。（8） 档案管理员。（9） 数据管理员。

（八）审计线索。审计线索对审计工作来说是极为重要的。由于会计信息处理的电算化，审计线索会发生很大的变化。在电算化会计系统中，从原始数据进入计算机，到财务报表输出，这中间的全部处理都集中由财务软件自动完成，各项处理再没有直接的责任人。在电算化条件下，凭证、账簿和报表是存放在磁性或光电材料上，这些介质上的会计信息是以机器可读的形式存在的，不再是肉眼所能识别的，可能被篡改而不会留下痕迹，有些还可能是暂存的。为此电算化会计系统设计时应考虑周全，在系统处理时能留下追索的审计线索，以便日后审计人员仍能跟踪审计线索，顺利地完成审计任务。

（九）记账凭证分类。目前许多财务软件也正在机械模仿手工，也把凭证类型分成几大类，事实上在电算化会计下，由于登账是由系统自动完成的，而且查阅凭证的方法很多 ，因此对记账凭证分类也就失去了原来的意义。一旦实现单一的记账凭证类型，不但能做到查找方便、快捷，而且省却了操作上的麻烦，提高了计算机的处理速度。

（十）会计分期。手工核算下的会计分期的前提是假设企业的经营活动是可以间断的，并且可以划分为若干个相等期间。由于持续经营的观念被虚拟公司的出现而动摇，会计分期的观念是否存在？ 是否必要？ 会计分期对会计的要求就是定期结账和形成会计报告。在手工会计核算下，由于记账的工作量太大，就使得没有人敢去这样想或这样做。现在由于电脑的出现，会计软件的应用，可以做到随时结账和输出会计报告，而且这种做法更适应信息时代对财务信息及时提供的需求，那么会计分期是不是已失去存在的必 要。

二、现今的电算化状况

企业所有者和经营者集于一身企业的所有权并未完全分离，所有者通常就是管理者、监督者，管理层次较少而管理幅度较大。所有者对会计主体的控制比较容易。例如：某公司的电算化：出纳使用的“祥龙”软件，会计使用的“用友”软件。都是市场上两种常见的电算软件。公司的电算人员有限，设置电算化的权限时，一人可身兼制表和审核人员。培训后的老员工认为，业务数量不多，手工做帐的速度不会影响财务数据的运用。

三、实施电算化存在的问题

（一）电算化人才的缺乏。会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大差距。公司里的会计人员，知识老化，学习会计电算化知识积极性不高，短期培训效果不明显，许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉，他们普遍认为“手工记账”更方便，但对计算机知识了解有限。而年青人则相反。要使得计算机知识和会计工作经验有机的。

（二）信息系统的安全性，保密性差。（1）公司的电算化操作人员的职责要分离，而一些操作人员为粉饰报表，肆意修改输入的 业务数据。修改及删除业务数据。会计数据要经过收集，记录，传递。检查，核对，转换等环节进入计算机系统，任何与之有关的人员都可能篡改数据。电算化系统遭破坏，如硬件故障、软件故障、非法操作、计算机病毒等可能导致电算化系统陷入瘫痪，使会计信息质量受到影响。（2）电算化的操作人员未及时审查，更新存储的资料，而电脑多数采取默认系统，这无疑给企业造成安全问题。（3）经常有别的部门员工，到财务部报销费用，随便的查看电脑里的财务资料，这都给公司制造了潜在的安全隐患。

四、存在上述问题的原因

（一）传统的会计理论禁锢着部分人头脑，一些人认为算盘和账本就是财务会计的工具。公司部分员工这种片面的认识严重影响了会计电算化健康顺利的发展，表面来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用到会计核算中，提高了会计核算的速度和精度。以计算机代替人类记账，而实际上，促进了会计人员的工作效率和质量的全面提高，节省了会计人员的时间和精力，促使会计人 员有更多的时间参与企业的经营管理，从而提高会计电算化发展的规定。

（二）财务软件及ERR软件的缺陷。现在所有的软件由于多方面的原因存在很多漏洞和违反会计法规文件的功能设置，同时软件种类繁多，水平参差不齐，会计软件开发没有针对性，只能普遍的反映一些常规的问题 .

（三）企业内部控制制度的缺陷。实现会计电算化后的企业本身内部控制度没有进行调整和跟进，同时，软件水平不高，没有严密的管理制度或有章可循，使得会计电算化系统不能良好的运行。内部控制制度薄弱将导致操作人员可能越权限，甚至未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据，修改、复制、伪造、销毁企业重要的数据。

五、笔者对公司的一些看法和意见

（一）转变观念，提高认识。会计电算化是会计工作发展的方向，是信息时代社会经济发展对会计工作提出的必然要求。因此，各级领导和财会人员应高度重视这一工作，充分认识到会计电算化在企业中的重要作用，把会计电算化工作提高到一个新水平。

（二）选择真正设计良好的会计软件或ERR软件。企业购买通用软件的药结合企业自身的特点和国家的有关规定，选择合适的财务软件，若是自行开发的，必须遵守国家有关部门制定的标准和规范，其中包括符合标准的审批过程。合格的开发人员，系统的文件资料和流程图，系统的权限，安全权限，保密性的改置。

（三）扩宽渠道，培养人才。实现会计电算化，人的素质是关键。会计电算化系统的运行是在人机协调一致的工作过程，人是决定性的因素。会计人员要自觉加强专业知识、计算机知识、信息安全知识的学习，重视新知识在工作中的运用，减少工作中的盲目性。单位的管理要重视单位会计电算化人员的岗位培训，加强符合型人才的培养，深入开展会计电算化人员的安全教育，职业道德教育，提高安全防范意识，培养工作责任心。

（四）实现电算化会计的规范化、制度化是会计电算化安全正常运行的制度保证。通过认真落实会计准则、会计规章来实现用具体会计准则、会计规范、会计制度、管理办法来指导会计业务处理，达到规范会计行为的目的。对于原有的会计工作规范、管理办法、会计制度，根据电算化的要求做出相应的调整。

（五）健全制度，科学管理。会计电算化必须有一套相应的规章制度来规范和管理。单位各级领导和会计人员要提高认识，把电算化管理制度的制定和落实作为搞好会计电算化工作的重点来抓，使电算化纳入科学化、规范化的轨道。主要包括：会计电算化系统的操作管理制度，软、硬件系统管理制度，会计电算化工作下的档案管理制度，以及会计电算化工作检查、验收、评比、奖惩等制度。通过科学有效的管理，来保证会计电算化工作健康有序地发展。

（六）强化审计监督。公司有严格监督才能保证财务数据真实可靠，从而防止舞弊行为的发生。严格内部控制，强化监督是数据安全的有效保证，也是会计电算化健康全面发展的迫切要求。审计人员对系统的每个环节进行核查监督，并审核和评估内部控制制度，发现弱点及时改进，提高审计人员的素质。 参考文献：

[1] 唐必琼事业会计2007年第4期

[2] 张瑞《财务软件应用教育》清华大学出版社2006年出版