高校图书采购的账务处理问题及对策

关键词：图书采购；账务处理；折扣；腐败

摘要：文章以实际发生额作为计量的唯一依据，提出了正确的账务处理方法，以杜绝图书采购环节因折扣而产生的腐败漏洞。

中图分类号：G25文献标识码:A文章编号：1003-1588（2014）05-0075-02

收稿日期：2014-04-10

作者简介:卜荣珍(1973-)西安科技大学图书馆馆员。图书馆作为为学生和教职工提供主要学习资源的机构，担负着重要的任务和职责，在高校中有着举足轻重的地位。图书采购是图书馆最基本的一项工作，是文献资源建设的第一步，图书采购质量的好坏对馆藏文献的优劣起到决定性的作用。图书采购作为一项采购业务，必然要花费大量的资金，尤其是近些年，随着高校的扩招，也为了顺应教学评估的需要，各高校对图书馆的建设也投入了很大的财力和人力，每年的购书经费多达几百万甚至上千万。所以，如何正确处理图书采购的账务就显得尤为重要。

1正确处理图书采购账务的意义

1.1对减少图书采购环节的腐败起决定性作用

近年来，由于各大高校持续扩建和扩招，教育部为了保证学校的教学质量，对高校的各项指标规定了一定的标准，这其中就包括人均图书册数，许多高校在这方面未达标，于是就在采购图书方面投入大量的资金。随着图书采购的增加，图书采购环节的吃回扣、虚开发票的问题基本成为“行业惯例”，不少高校教材部甚至将购书吃回扣作为创收的一种手段，腐败问题不断凸显出来。所以，账务处理应该与时俱进，杜绝腐败问题的出现。［1］

1.2能大大提高图书的采购质量，更好地满足读者的需求

由于书商间的竞争一直都比较激烈，而高校图书采购的数额都比较可观，因此为取得稳定的供货权，书商给的折扣很大。按行规，正版图书的折扣比例不低于15%，盗版图书的折扣可拿到30%。若不采取行之有效的账务处理手段，图书采购人员购买图书时，就会将书商的折扣额度作为是否购买某种图书的一个考虑因素。可想而知，这将导致所购图书的质量下降，使得库存图书不但不能满足读者和教学的需求，还有可能把一些不利于身心健康的图书纳入图书馆。

1.3能够准确计量库存图书的真实价格

由于现在图书采购阶段普遍采取折扣的形式，若再不能进行正确的账务处理，难免会虚抬库存图书的价格。图书的账面价格不能反映其真实价格，这同会计的真实性原则是相违背的。［2］

2目前处理图书采购账务存在的问题

根据高等学校财务制度第四十二条规定“固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1,000元以上（其中：专用设备单位价值在1,500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。高等学校的固定资产一般分为六类：房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。”毫无疑问，图书是固定资产，所以应该按照固定资产的账务方法进行处理。由于图书采购折扣的普遍性，故图书采购的账务更应该谨慎。然而，在会计实务中，许多高校图书馆将图书采购折扣按规定全部上缴学校财务，将折扣全部或部分作为图书馆的经营收入，在进行会记核算时，入库按照发票价格作为教材、图书的进价，将发票价格与实付金额之间的差额即折扣记入“其他收入”，将折扣收入的全部或部分作为图书馆的额外收入。如：某高校图书馆采购人员张某某按返折扣的方式采购进一批图书，图书发票价格为10万元，和书商协议按20%折扣返该图书馆。其会计分录为（单位：元）：

借：教育事业支出100,000

贷：银行存款80,000

其他收入20,000

同时：

借：固定资产：100,000

贷：固定基金：100,000

按照高等学校财务制度第二十条第（六）小条对其他收入的定义，“其他收入，包括投资收益、利息收入、捐赠收入等”。同时，根据现行会计制度：采购折扣按折扣的方式和性质可以分为商业折扣和现金折扣两种方式。商业折扣是指购货方批量进货时，要求销货方按零售价格打一个折扣而少支付的货款金额。现金折扣则是指在赊购条件下，企业因在折扣期间内偿付货款而按规定的折扣条件少付的货款金额。在商业折扣的情况下，购销双方在成交当时直接按照商品原价扣除折扣金额后的价格结算货款，且以扣除折扣金额后的净值作为购入商品的入账价格。

显然，图书采购折扣无疑是属于商业折扣，图书的入账价格应该是原价扣除折扣金额后的净值。而在上面的账务处理中，是按图书原价作为图书的入账价值的，把采购图书折扣归入高校其他收入的范畴。这种做法肯定是不合理的，之所以会产生这部分收入，最本质的原因是未对图书这项固定资产的实际价格采用真实的计价方式。这是一种虚假的账面，不是图书采购业务账务的真实反映，图书的账面价额不是其真实价额。而在会计核算的一般原则中，真实性原则位于首条，也是其中最重要的一条。真实性原则是指会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实地反映经济业务、财务状况和经营成果，做到内容真实、数字准确、资料可靠。

卜荣珍：高校图书采购的账务处理问题及对策卜荣珍：高校图书采购的账务处理问题及对策所以说，一方面，以上的这种财务处理方法不但没有按会计制度的规定对图书的入账价值进行正确的计价，而且违背了会计核算的真实性原则。另一方面，这种账务处理方式导致了很大的漏洞。因为折扣计账的这种不规范性，有些图书馆的采购人员把图书折扣全部或部分截流，不上缴学校财务，私设“小金库”，有些图书馆的经办人直接将其据为已有，这将构成受贿罪或贪污罪。［3］

3探讨正确处理图书采购账务的方法

3.1加强对书商的素质教育

图书供应商不按实际收到的书款开具发票是图书采购部门不进行规范账务处理的源头。书商一般应按书的标价开出发票，而实际情况是，像高校这种大规模的图书采购业务所采购的图书很少是按定价售出的，但书商却仍按原价开具发票，然后再按一定的账面比例进行返还。也就是说，这部分按比例返还的折扣是在发票上体现不出来的。这就为图书采购部门以后的账务处理留下了漏洞。所以，书商的各主管部门需要对书商进行思想素质和业务素质教育，使之明白这种不按实际发生额开具发票的行为是违法的。

3.2加强图书采购人员的思想素质教育

图书采购人员为了自己的一己私利，要求书商虚开发票，为自己以后把公款据为己有留下空子。正是这一现象的普遍存在，使得书商把出售图书返还折扣当做理所当然的了。所以，在选定图书采购人员时，一定要慎重考虑和仔细考察，启用道德高尚、对金钱不贪婪的人。同时，要时常对图书采购人员进行思想品质教育，要让其始终不忘折扣钱不属于图书馆更不属于某个人。

3.3加强财务部门的业务素质教育

图书馆要加强财务部门从业人员的业务素质教育，使其明白图书采购时的折扣不属于收入的范畴，而是虚增采购成本、虚增固定资产成本的一种结果。把折扣计入收入，严重违背了会计的真实性原则。

3.4正确的财务处理方法

固定资产的计价应以实际发生额作为计量的依据。仍以上文的业务为例，书商应给图书采购部门开具购书80,000万元的发票，而不是100,000万元的发票。

其会计分录为（单位：万元）：

借：教育事业支出80,000

贷：银行存款80,000

同时：

借：固定资产：80,000

贷：固定基金：80,000

4结语

高校图书采购账务处理的方法关系到每个学生的切身利益。正确的方法能最大限度地满足全校师生对文献资源的需求，而错误的处理方法则会造成资金和资源的浪费。正确的图书采购账务处理方法能够避免书商之间的不公平竞争，在某些方面杜绝了腐败的产生。所以，我们应该重视高校图书采购账务处理问题，而不是得过且过、惯性地继续原有的方法，要认识到这种处理方法的危害性，切实坚持会计的真实性原则，以实际发生额作为账务处理的唯一依据。

参考文献：

［1］艾家凤.高校图书馆图书采购腐败问题防范机制研究［J］.图书馆, 2011(1) .

［2］黄晓静.高校图书资料固定资产管理的突出问题与解决方案［J］图书馆建设, 2009(10) .

［3］李恩.浅谈高校教材、图书采购折扣管理及其会计处理［J］.财会通讯综合版, 2006(11) .

（编校：严真）

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