期刊回溯建库工作实践与思考——以天津海运职业学院图书馆为例

，子贤

(天津海运职业学院图书馆，天津 300500)

期刊回溯是图书馆业务工作之一，是一个集编目、加工、典藏管理、剔旧于一体的复杂工程，数量大、工序多、时间紧。[1]期刊回溯建库是实现网络化检索及文献资源共享的最佳途径和方法，是实现图书馆自动化建设的核心，是实现馆藏资源共享的基础。从2012年4月至2013年4月，经过一年紧张工作，现已将2007——2012六年的过刊回溯分编、加工、整理完毕。共收藏425种6036合订册，价值228592.30元。专业核心期刊186种1850合订册，中文期刊239种4186合订册。本文将过刊分编、加工、整理实践过程做简要的回顾，并举例说明工作中出现的问题，最后对存在的问题提出改进建议。

1 回溯期刊准备工作

1.1 学习期刊编目规则，制定海运学院图书馆期刊编目规范

了解现行国家有关期刊编目规则、工作规范，参照《CALIS联机合作编目手册》, 《中国文献编目规则》, 《连续出版物著录规则》，并结合本馆工作实际,制定《期刊回溯建库著录细则》要求回溯工作坚持著录标准化、数据标准化、格式规范化、主题标引规范化。录入格式应符合 CNMARC 要求, 明确的质量要求和工作规范，形成可执行的并被认可的工作规范，为海运学院图书馆建立起标准、规范的期刊回溯工作流程及操作规范奠定了坚实的理论基础。

1.2 结合图书馆现状，拟定图书馆期刊回溯工作方案

拟定回溯工作方案，第一，准备回溯工作所需要的各种硬件，如回溯场地的安排、回溯设备、回溯材料预算等等；第二，数据字段要求：核实实物对象和信息数据。根据实际情况套录CALIS记录或国图记录编目，再按照本馆的编目规则修改记录，修改套录数据时应该注意的关键字段, 做原编时应该重视检索字段，对所编期刊的著录级次,外部特征和内容特点进行充分的揭示,如题名、责任者、ISSN号、分类号、期刊的沿革变化等,为读者提供多种检索途径；第三，条码分区：为了准确地定位期刊的各项信息，与其他类型的中文文献资源区分，为便于在系统中查找相关数据，掌握期刊的馆藏情况，对期刊馆藏条码做出特别规定：条码号由8位组成，第一位4是期刊种类区分号，中间6位是流水号，末位是校验码。第四，根据整理好的馆藏数据，将每种期刊的合订本或者没有做成合订本的单册信息依次添加到馆藏系统。制作规范化、标准化的书目数据，是保持数据库一致性、唯一性的重要因素，能够提高读者检索的查全率和查准率。

2 回溯期刊工作中发现的问题

2.1 期刊装订不规范

经常出现若干本不同名期刊装订在一起的情况，需要拆分合订本，这样极易损坏、给添加馆藏带来了很大的麻烦。另外就是装订薄厚尺寸没有标准，厚度一致，需要统一标准，装订厚度在6-8cm左右。

2.2 期刊缺期严重

期刊残缺原因主要有四点：一是期刊自身的原因，比如停、休刊等，由于期刊更名、合并、停刊、休刊等特殊情况处理不当，把更名刊当作新刊或未订刊处理而漏登，把中途休刊或合并刊做缺刊处理；二是投递单位的责任，投送错误，被其他单位错拿；三是接收单位的责任，收发部门管理不当；四是，读者的责任，个别读者私心重，素质差只顾自己的需求将有价值的文章撕页或将期刊窃走造成期刊缺期等等。缺刊使期刊的连续性受到影响。

3 期刊统计数据对比分析(2007年——2012年 各年度统计表)

年度期刊总量、金额特色期刊占年度百分比%中文期刊占年度百分比%种数金额种数金额种数金额种数金额种数金额200715613726.70454128.9028.8530.081119597.8071.1569.92200828925340.20756685.7025.9527.1721418454.5074.0572.83200931036200.308410157.9027.1028.0622626042.4072.9071.94201033944937.1012016331.5035.4036.3421928605.6064.6063.66201142559253.6016923186.3039.7639.1325636067.3060.2460.87201241862861.1016624908.8039.7139.6325237952.3060.2960.37总计1937228592.3065985599.1034.0237.441278156719.9065.9868.56

3.1 数量、经费的迅猛增长，反应了学院图书馆的发展壮大

期刊订阅收藏总体呈增长趋势。上表对比可以看出，学院对图书馆期刊资源的购置经费逐年增加，2007年购置经费13726.70元，2012年增加到62861.10元(详见各年度统计表)。期刊购置费六年增长4.5倍。集中体现了学院注重内涵建设和不断成熟发展的缩影，反映了学院学术氛围、科研能力的不断提高及图书馆期刊管理和服务水平不断提高。通过年度统计分析可以了解海运职业学院期刊管理工作发展过程。期刊品种不断增加，六年增长2.5倍。中文报刊份数2007年156份，使用经费13726.70元，特色核心期刊占总数的28.85%，中文期刊占总数的71.15%；2008年289份使用经费25340.20元，特色核心期刊占期刊总数的25.95%，中文期刊占总数的74.05%；2009年310份，使用经费36200.30元，特色核心期刊占总数的27.10%，中文期刊占总数的72.90%；2010年339份，使用经费44937.10元，特色核心期刊占总数的35.40%，中文期刊占总数的64.60%；2011年425份，使用经费59253.60元，特色核心期刊占总数的39.76%，中文期刊占总数的60.24%；2012年418份，使用经费62861.10元，特色核心期刊占总数的39.71%，中文期刊占总数的60.29%。期刊品种愈来愈丰富，反应了读者需求的多元化。

3.2 期刊订阅逐步贴近学院专业设置，特色理念不断深入

反应了学院学术氛围越来越浓厚，科研能力逐步提高。图书馆为保持重点专业、重点学科建设，适应知识信息发展的需求，采取向特色核心期刊倾斜的政策，使得特色专业核心期刊品种、数量逐年增加。2007年仅有40多种，到2012年已经达到160多种，品种增长了4倍(详见各年度统计表)。期刊部分文献资源的建设更加贴近专业、体现特色，为广大师生学习研究，提供更多方便。

4 期刊回溯建库工作的意义

4.1 回溯建库填补了期刊管理空白

主要创新点是利用《图书自动化集成系统》中的“中文连续出版物管理模块”，建立中文过刊数据库，填补了期刊管理空白，减少了资源的浪费。高职图书馆的期刊因存量少,一直不受重视, 期刊回溯建库工作也比较滞后。期刊回溯建库工作的开展，体现了馆领导对期刊管理工作的重视, 标志着图书馆管理和服务工作的深入开展。期刊数据库的建立，使我馆的期刊馆藏资源步入现代信息服务的轨道。期刊统计工作更加便捷。使得图书馆管理和服务工作上了一个新台阶。建馆六年来，由于没有专人管理和存放空间，对过刊没有规范管理，打捆存放，东搬西挪，没有确切的统计数字，家底不清。现状是除了一些征订记录外，没有完整的统计数据，卡片目录也不完整，更没有财产登记。通过期刊回溯建库工作，弄清楚了各年度馆藏期刊数量及丢失情况；弄清了期刊资产价值占文献资源的价值的比率。加强了期刊资产的管理,弥补了期刊管理漏洞,为图书馆加强文献资源管理提供了决策依据。

4.2 期刊管理更加标准化和规范化，为实现资源共建共享奠定了基础

利用图书馆集成系统连续出版物管理模块的程序，按照中文期刊分编工作的国家标准，编制数据，使过刊馆藏资源管理向规范化、标准化前进了一步。期刊数据库的建立，一方面可以充分揭示馆藏,方便检索,有效提高馆藏期刊的利用率,最终实现期刊资源的共享；另一方面,可使本馆期刊订购、登到、查缺、装订等实现自动化、一体化管理, 使期刊馆藏数据统计准确方便。为实现图书馆期刊现代化管理,图书馆全面实现自动化管理、网络化检索和文献资源共建共享奠定了基础。

4.3 加强期刊编目知识的学习，提高了期刊管理的业务水平

加强期刊编目、机读书目数据制作方面知识的学习，了解期刊的历史特征及期刊版本的变迁, 提高期刊版本的识别能力, 针对馆藏期刊的特征总结著录要点, 形成了期刊编目的标准和规范，使自身能够更好的从事期刊管理、编目工作。耐心、细致地做好从贴条码、编目数据、添加馆藏项、审核数据和数据库维护等一系列工作, 通过期刊回溯工作的锤炼，加深了对期刊管理工作的认识，增长了期刊编目的知识，使业务水平和工作效率取得了双效提高，内心充满了工作的成就感。

5 完善期刊回溯建库工作的建议

5.1 加强现刊管理工作，保证期刊的连续性和稳定性

加强期刊的科学管理，一是要把好期刊的验收关。登到在催补工作中起着非常重要的作用，期刊验收工作是期刊管理工作的开始，是期刊到馆情况最直接、最根本、最原始的记录也是最先发现期刊缺期的工作环节。验收人员要仔细，认真注意刊物中是否有更名，合并、休刊、复刊等出版发行动态方面的消息，如有应及时与邮局工作人员协调以便及早地做好期刊催询补缺工作。二是要保证特色核心期刊连续性、稳定性。特色专业决定了图书馆馆藏文献资源建设的特色，必须紧紧围绕教学科研需要密切关注学科发展动，学科专业是航海技术、轮机工程、国际航运管理和海商法以及船舶通信导航、船舶电气化和新专业游艇维修等学科专业，主要对航海类及主要相关学科的专业核心期刊进行重点补充，保证连续性和稳定性。

5.2 加强数字资源建设，体现馆藏特色

应当高度重视数字文献资源建设，一是要加大电子文献的收藏比例，数字资源已经成为国内外高等学校图书馆资源建设的一个重要趋势。在信息化高度发展的今天，特色馆藏数据库相对于纸质文献来说，服务更加便捷，受到广泛的重视。二是要开发建设特色数字化资源系统，如建设航海、轮机两个专题数据库，技术上可以将纸质期刊文献进行扫描、格式转换、文件压缩、加密控制等输入计算机以文本或图像方式存储。使之成为可以任意检索的文件。为读者提供丰富的资源平台，满足个性化的需求。

5.3 增加外文期刊的品种，契合英语立校办学特色

图书馆外文期刊仅1份，外文期刊文献保障低，与学院英语立校的实际不符。当前，知识经济和信息社会中，提高外语教学质量、提高学生的外语水平、加强与国外企业、公司合作交流等都迫切需要直接阅读外文杂志。应当加强外文期刊的资金投入及购置数量。

5.4 建立期刊馆藏目录，提高回溯期的利用率

一般图书馆对于过刊的重视程度远不如现刊，对过刊的管理、流通、利用相对滞后，但过刊流通意义重大，充分开发利用过刊文献资源，加速过刊流通，提高过刊利用率，势在必行。[2]

一是要建立期刊馆藏目录，特别是特色核心期刊馆藏目录。目前过刊数据库共有四百多种六千多册，书目数据可以从多角度多形式准确地揭示文献,可以为读者提供更多的检索途径、检索点,能提高读者信息检索的查全率和查准率。随着订购期刊和收藏量的逐年增长，过刊量也逐年递增，这势必会造成过刊无架可藏、无架可放的问题。为方便管理和流通，要划分特色核心期刊和普通期刊，将核心期刊保留存放开展流通借阅；普通期刊可以选择下列方式减少库存压力：赠与：将部分过刊赠与系部、学生会、社团；漂流：学习图书漂流模式，将读者比较喜爱的过刊不装订，先漂流起来，让更多喜欢的同学成为过刊的读者；售卖：将过刊低价出售给喜爱或爱好收藏的读者；废旧处理：破损严重的过刊交由馆领导批准做报废处理。[3]

二是要设置专人管理。过刊的管理是一项复杂纷繁的工作。设置专人就意味着可以从下架、装订、分编、加工整理、上架、排架管理到流通利用的过程管理更加规范，将过刊遗漏或丢失现象减少到最低；专人管理有益于过刊资源的宣传推荐工作，让读者更好的了解馆藏动态，做好宣传、报道、导读工作，从网络上向读者宣传报道馆藏期刊资源，包括期刊馆藏目录信息，特色核心期刊等，针对读者在查找过刊文献中所碰到的问题进行解答咨询，使他们顺利找到所需资料，引导读者有针对性地使用提高研究效率；专人管理方便排架管理，根据类别和年代分类，以达到对过刊的有效管理，方便读者查找。

三是要开展过刊流通服务。馆藏过刊处于休眠状态，无人问津，无法实现过刊文献的价值，作用得不到发挥。要加快过刊文献流通，提高过刊利用率，使图书馆的服务工作再上一个新台阶。过刊库流通应当打破传统的、封闭的文献的利用方式，采用开架借阅，向读者开放，读者凭借阅证进入阅览室自由选择自己所需的资料。目前，过刊数据库共有记录四百多条六千多册，书目数据能从多角度准确地揭示期刊特征,可以为读者提供多个的检索途径、检索点,过刊流通的条件已经具备，利用图书管理集成系统在流通子系统中增加过刊文献类型就可以与图书一样，正常开展借阅流通服务。

总之，过刊管理在图书馆工作中的作用不可忽视，过刊是前人研究的成果，是后人研究的起步、发展的基础，是开展教科研和实践的重要信息源。有关资料表明，在图书馆众多文献中，70%的文献出处来自中外期刊。[4]因此对集教学与实训于一体的高职院校来说，搞好过刊管理和服务是十分必要的。

参考文献：

[1]张春梅，陈永英，崔英杰,钱京娅.复旦大学图书馆期刊回溯项目管理[J].大学图书馆学报,2012,(01).

[2]张丽.高校过刊文献流通的几点思考[J].黑龙江科技信息，2009，(02).

[3]谢燕萍.略论全民阅读下公共图书馆过刊的开发与利用[J].图书馆界,2012,(06).

[4]王风荣.高校图书馆过刊资源的管理与开发利用[J].华章,2011,(35).