浅谈后勤信息化在医院车队管理中的应用

鹿澎，谷长海，李莹

(北京大学第一医院，北京市 100034)



◁后勤管理▷

浅谈后勤信息化在医院车队管理中的应用

鹿澎，谷长海，李莹

(北京大学第一医院，北京市 100034)

随着我国医疗卫生事业的飞速发展，对后勤管理提出了更高的要求，后勤信息化的建设被逐渐提上了日程。通过列举医院车队信息化管理工作中的具体举措，分析如何利用科技手段全面提高车队管理水平，解决信息不通畅，车辆管理基础工作较差、无法统计年度工作量、支出费用构成不清楚等问题，来阐述信息化建设在后勤工作中的应用。

后勤信息化建设;车队管理;信息采集;保费统计;油耗统计

1 前言

医院的后勤管理工作，过去往往采用集约式、粗放式的管理模式，但是随着我国医疗卫生事业的飞速发展，不可避免的也对后勤的管理提出了更高的要求，需要不断适应变化的形势，向着精细化、科学化、规范化的目标进一步迈进，在这个过程中，后勤信息化的建设就被逐渐提上了日程[1]。

随着全国各医院的建设规模和后勤管理工作现代化水平的不断提高，医院对后勤保障的依赖程度越来越高，后勤信息化建设在医院管理整体工作中的地位和作用也越来越重要。加强医院后勤信息化管理，是解决后勤管理难题的一把利器，是做好后勤管理工作的重要保障之一，也是医院可持续发展的重要前提[2]。

2 后勤信息化建设在医院车队管理中的应用

医院后勤信息化是一门比较新兴的学科，也是医院后勤管理改革的方向，更是现代化医院管理的必然趋势[3]。以下列举医院车队信息化管理工作中的具体举措，来阐述和探讨后勤信息化管理的实质以及在这个过程中所取得的成绩。

2.1 传统管理模式发展为信息化管理

以往，医院车队管理工作中由于存在信息不通畅，车辆管理基础工作较差、无法统计年度工作量、支出费用构成不清楚等问题，数据采集工作显得既困难又复杂并且工作效率不高。面对这一现实萌生了建立信息化系统的想法，并不懈地努力，逐步迈出了车辆信息化管理工作的第一步。

2.2 收集基础数据是确保信息化建设的基础

信息化建设的核心是对于基础数据的管理，因此基础数据的搜集整理是决定信息化开展的重要因素。通过几年的努力，逐步整理、汇总了相关信息，包括商业险、交强险和保额的统计，每辆车的维修时间、维修内容、金额等信息都可以通过政府采购对账单的方式得到查询，实行中石化加油卡管理，每辆车的加油时间、地点、油品、加油量、金额、油枪等信息都可以通过网络和对账单的方式得到查询，实行中央政采途径购置车辆管理，实行ETC交通卡管理，每辆车的过路信息都可以通过网络得到查询，包括时间、地点和金额等。

2.3 建立信息化系统，切实反映实质工作内容

有了这些具体的数据，就为建立信息化系统奠定了基础。之后医院总务处、汽车队与院信息中心一起对医院车辆管理信息的采集、统计、分析、实际使用进行了反复论证，最终确定利用医院信息平台这一免费资源，通过网络在线管理方案，对车队工作进行全面的信息化管理，利用科技手段全面提高车队管理水平。这一方案的实施在总务处是首例，对于车队来说是一个历史性的巨大改变。整个信息管理系统包括了车队各个管理层面。

2.3.1 人员信息采集。对驾驶员的姓名、身份证号、驾驶证号、初次领证日期、准驾证号、准驾车型、所属部门、所属车队、住址、联系电话等信息进行录入和综合管理。

2.3.2 车辆信息与图片采集。(1)基本信息(车牌号码、所属部门、车辆管理人、车辆使用状态、驾驶员、车辆使用类别等)；(2)出厂设置(生产厂家，底盘编号、发动机号、标定吨位、车辆颜色、油箱容积、燃油类别等)；(3)购车信息(购车时间、购买价格、购车单位等)；(4)证照管理(营运证到期时间、年检时间、保单号码、道路运输证到期时间等)。

2.3.3 出车任务统计。时间、地点、乘用人、科室、到达地点、用车理由、起止公里数等，见表1。

表1 出车任务统计表

2.3.4 油料使用管理(见表2)。

表2 车辆油量使用情况汇总表

2.3.5 维修费用管理(见表3)。

2.3.6 ETC过桥过路费管理(见表4)。

2.3.7 保险费用管理、报废车辆统计。包括保单的录入管理、违章信息的录入管理、出险理赔记录、事故记录、续保提醒功能、车辆报废的相关信息。

2.4 医院车队信息化系统建立，取得的成果

新系统运行后，取得了很好的效果。各科室的用车情况，每辆车的行驶运行情况，司机个人的工作量， 每次行驶的公里数等，实现了在线查询。根据授权权限的不同领导，管理部门可直接在线了解车队运行管理情况，同时，每周、月系统自动将统计分析信息以邮件的形式直接发到有关领导及相关管理部门，真正意义地实现了信息化管理。通过信息化建设管理，仅高速路费用就较以往降低了50%。

表3 车辆维修费用汇总表

表4 车辆过桥过路费用汇总表

3 展望及总结

当然，车队信息化管理系统只是一个开端，要想使信息化系统在实际工作中得到更广更高效的应用，还需要不断地努力，不断完善和改进车队信息化系统。如在系统中提供各种预警、提醒功能，年检、年审、保险到期、费用超预算预警、电子派车单通知等功能，并增加GPS监控功能，实现只要能上网，即可轻松实现对车辆的位置、方向、速度、状态的实时监控，系统支持矢量地图、卫星图、地形图等多种地图格式，进行车辆监控、历史轨迹回放、添加标注等多种功能，配合各种行驶、停车、报警类统计报表，实现与时俱进的车辆自动化信息化管理。

信息化建设的一个主要作用就是将原本独立且各自拥有部分资源的计算机连接在一起，对资源进行最有效地共享运用，实现集中管理和事务的分布处理，实施远程通信和信息交换。但是信息化系统只是一个工具，能否充分发挥作用，还需要依靠一个优秀的团队，只有将“人”“机”充分结合，切实做到以人为本，才能更好地发挥信息化系统的作用，迅速地给医院的管理带来实质性的改变。人尽其才，物尽其用，二者的兼顾才能将 “以医疗为中心”及“以患者为中心”的管理理念落实到实处。

[1] 曹荣桂,刘晓勤,王树峰.医院管理学：后勤管理分册[M].2版.北京:人民卫生出版社,2011：1-5.

[2] 冯东.谈医院后勤信息化管理的优势和意义[J].医学信息,2009,22(6):898-899.

[3] 夏洪斌,冯永林,陈薇薇,等.建设“数字后勤”提高医院后勤管理水平[J].医学信息,2008,21(2):162- 164.

修回日期：2013-10-11

(编辑 徐佳)

R197

B

1672-4232(2014)01-0089-02

10.3969/j.issn.1672-4232.2014.01 .031

鹿澎(1984-),男，本科，工程师；研究方向：医院管理。

2013-09-12