高校科研档案的特点、管理现状及对策探析

何丽萍

（右江民族医学院综合档案室，广西 百色 533000 E－mail：HeLiPing65＠163.com）

高校科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。它真实地记录了科学研究的详细内容和历史过程，含有丰富的信息资源，既能反映科学研究进展状况，又是规范化、科学化、信息化的科研管理的主要标志。高校科研档案不同于一般档案，具有一定的特殊性，有自己的特点。笔者从其特点入手分析高校科研档案的管理现状，进而提出相应的策略。

1 高校科研档案的特点

1.1 形成的周期长 医学科研课题的研究过程往往用时较长、内容复杂、涉及学科范围，用到的资料相对繁多，科研档案的形成从科研课题的立项到结题要经历一个周期性很长的时间［1］，短则3～5年，长则5～10年，甚至更长时间，例如新药的研发，经过理论到实践、从动物实验到临床实验，临床实验还要分为一、二、三、四期，可谓十年磨一剑。

1.2 专业性强 随着科学的发展，专业分工越来越细，课题的专业性越来越强，每一个课题只能以一个专题作为研究对象，而且受到经费的限制，每一个课题研究的范围也不可能太广。

1.3 综合性强 虽然每个课题的研究对象是比较小的，但是要解决这个难题可能涉及多个学科，特别是科学技术较发达的今天，每个学科都有可能与其他学科有着千丝万缕的联系。由于学科之间互相交叉和渗透，致使许多重大课题不再是仅仅单靠一个学科、一个专业进行研究，而是必须汇集多个学科进行综合研究，联合攻关。这样就决定了科研档案是一个综合性很强的档案。

1.4 载体形式多样化 科研材料大部分是纸质的，如打印的文字、图表等，随着科学的发展，记录科研过程的载体也多样化，有录音、录像、照片、移动硬盘等等。

1.5 具有保密性 科学研究档案文件资料内含的信息资源肯定会涉及其所拥有的知识产权问题，在一定时间和范围内应当受到保护。故而，对有特殊价值的科研档案要依法依规确定其保密等级，并协调好利用与保密的关系。

2 高校科研档案的管理现状

2.1 对高校科研档案重视不够 大部分高校的科研工作者及相关部门没有很好地认识到科研档案对高校发展的潜在作用，归档意识淡薄，主要体现在：一是重视科研工作的具体实践，重视发表论文、推广成果及申报奖项等，而对科研资料归档的完整性、连续性重视不够，或认为与己无关。二是认为科研成果或知识产权应当属于个人所有，对档案室（馆）存在戒心，不愿意或不配合将在科研过程中形成的各种文字、声像、图表等科研资料移交档案室（馆）归档，收集难度大，致使大量的科研档案散落在个人手中，容易遗失。

2.2 高校科研档案制度不健全 在高校，科研档案制度不健全主要体现在：没有制定具体的科研档案管理制度，对科研档案的归档范围、保管期限没有明确的规定，对科研档案收集、整理、鉴定没有具体的制度约束。导致科研档案的归档工作缺乏系统性、完整性。有些高校虽然制定了一些制度，但缺乏有效的制约手段，特别是对课题负责人的权利和义务的规定不够详细，例如科研过程中的某些实验方法或观察指标有变更时，补充材料是否及时参与归档？整个实验完成后的资料归档与不归档有什么奖惩措施？延迟归档或归档材料不完整时课题负责人应该负什么责任？等等。

2.3 材料的收集不完整 社会已发展到信息化的时代，不管是科研档案还是其他档案，每一份科研档案所包含的内容必将越来越多，信息量也越来越大。由于科研工作是一个漫长的过程，再加上高校的科研档案管理职能相对于其他行政职能来说要弱得多，这样势必影响科研人员、档案收集人员的工作积极性，收集的材料不及时和不完整。

3 加强高校科研档案管理的措施

3.1 加强归档意识，保证科研资料归档的完整性 目前，在高校，兼职档案员远远多于专职档案员，前者由于专业水平和时间有限，档案意识淡薄，在很大程度上影响了归档材料的完整性。兼职档案人员、科研工作者一定要加强归档意识，积极配合档案人员将所需材料及时归档，并且有责任保证归档材料的完整性和准确性。

3.2 明确高校科研档案归档范围，制定高校科研档案归档制度 归档范围是档案部门收集档案的依据，档案管理人员在要求各部门归档时，要制定明确的科研档案收集范围、科研档案查询和利用等方面的规定，避免各部门在整理档案时，仅凭档案管理人员的主观判断收集，工作的随意性大，导致所收集的档案不齐全，归档价值不高等问题。科研档案应该包括各种课题的立项申请书、合同书、开题报告、实验设计、实验记录、课题进展报告、课题结题报告、与课题有关的会议纪要以及科研经费的使用情况记录等［2］。

3.3 利用数字化技术，提高科研档案载体多样性 在多媒体技术被广泛应用的今天，科研工作过程中同样产生了大量的电子文件，科研档案存储方式也将逐渐走向“数字化”，现阶段将是纸质与电子文档并存的时代。所以，在科研档案的收集中，既要重视纸质文件的齐全性，也要重视电子文件的收集，包括各种录音、录像、照片、软盘、优盘、光盘等。

3.4 充分利用科研档案，提高高校科研和教学质量 科研工作是一种创造性劳动，须借助于前人的大量成果和研究方法，实际上就是依赖于大量的科研档案。因此，科研档案对科研工作起着重要的作用［3］。高校要办成研究型的大学，必须充分利用科研档案的价值，提高自身的竞争力和综合实力。要快速和充分利用科研档案，最好的方法就是信息产业化，努力把科研档案建设成为学校独具特色的科技资源，促成科技档案、科技活动和科研水平的良性发展共同提高的局面，为学校不断提升教育教学水平和科研水平做出更多贡献［4］。

总之，高校的科研学术水平是一所高校实力的凭证，而规范化、现代化、信息化的科研档案管理是高校科研工作的重要基础，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重要作用。科研活动是一个漫长的过程，也是一段艰苦的历程，要做好科研工作并确保完整、系统的科研档案地归档，需要高校出台完善的管理制度和相应的激励机制，才能促进科研工作和档案管理工作走上新台阶。

［1]周毅斌.医学科研档案特点及其作用［J］.广州医药，2010，41（2）：72－74.

［2]李海燕，吴志华，王可炜.充分发挥科技档案在科研管理中的作用［J］.中华医院管理杂志，1999，15（2）：69－71.

［3]王宁萍.科研档案管理在科研工作中的重要性［J］.青海科技，2007（3）：79.

［4]田园.高职院校科研档案管理的现状及对策［J］.南阳师范学院学报，2010，9（4）：123－124.