试析高校档案管理信息化的问题与对策

黑龙江 杨雪梅

高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分。随着计算机和信息技术在档案管理中的广泛应用，高校档案管理信息化的时机也日趋成熟。但是，当前高校档案管理信息化建设过程中仍存在诸如基础设施配备不到位、档案信息化专业人才严重缺乏等问题，需要及早采取相应对策加以解决。

一、高校档案信息化是高校档案管理的必然趋势

高校档案管理信息化既是时代发展的必然要求，也是高校管理现代化的必然趋势。

（一）档案信息数字化、网络化是时代发展的必然要求

数字化档案信息能够打破时空限制，让任何一位档案利用者在任何时间、任何地点都可以进入被授权的档案管理系统查阅所需要的档案信息，只需有一台联网的电脑即可。高校档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。

（二）高校档案信息化是高校管理现代化的必然趋势

高校档案部门为了提高工作效率，节省人力物力，普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转化为机读档案，并通过光盘、磁盘存储，不再以纸质载体储存，如此，一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段，存储在电脑里，任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档案工作发展的必由之路，是高校管理现代化的必然趋势。

二、当前高校档案管理信息化建设中存在的主要问题

当前，各高校正在普遍开展信息化建设，但在建设过程中存在许多问题，概括起来，主要有如下四个方面的问题：

（一）基础设施配备不到位

信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。不具备应有的条件，只能是纸上谈兵。高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪、交换机、网路设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。经调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套软件。很多高校档案管理人员对档案信息化的理解存在误区，认为拥有几台电脑就算是具备了基本条件，可以存储一些电子文件就可以算是信息化了。

（二）馆藏档案信息数字化步伐进展缓慢

把馆藏的纸质档案变为数字化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础工作。大家知道，对日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年甚至是上百年形成的全部的纸质档案进行数字化，使其成为以光盘、磁盘存储的数字信息，建立起一套档案全文数据库，就是一件非常困难的事情了，需要大量的人力物力的支撑。目前，各个高校在这方面工作普遍进展缓慢，明显投入不够。

（三）档案管理信息化系统没有统一的标准

要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准，这个标准不是单一某个方面的，而是一个标准体系，既要有高校档案管理网站信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准。此外，高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联的工作标准等也需要统一。目前，国家还没有统一的发展规划和标准，各高校档案馆各自为政，档案管理信息化发展存在着很大盲目性。这种状况如果长期持续下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患，严重阻碍档案管理信息化的进程。

（四）档案信息化专业人才严重缺乏

当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。就目前各个高校档案人员的实际情况来看，真正的全日制专科或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的人很少，既熟悉档案业务，又精通现代信息技术的人员更是凤毛麟角。现在的档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼职做档案管理工作，导致高校档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一。

三、高校档案管理信息化的对策

加快高校档案信息化建设，应主要做好以下几个方面的工作：

（一）强化对高校档案管理信息化重要性的认识

领导要带头学习有关档案管理的法律法规，学习上级档案行政管理部门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息化工作重要性的认识。

（二）加强硬件和数据库建设

档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。

（三）充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制

毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。档案管理工作应充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。高校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的配合，教学、科研、行政管理、组织、宣传等各项工作形成的资料，要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存。这些工作的顺利开展，需要建立一个有效的档案管理信息化运行机制。主要领导牵头，相关部门紧密配合，才能把这项工作做好。

（四）加快档案管理信息化专业人才的引进、培养，加强在职档案管理人员的业务培训

人是第一生产力，是实现档案管理信息化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式由高校自行培养。各高校可结合自己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理信息化的需要。同时，也要注重档案管理人员政治素质的培养。