高职院校档案管理存在的问题与对策分析

刘万财

摘 要： 高职院校档案管理旨在为教学、管理及科研等方面提供信息服务，为院校可持续发展打下根基。本文着重分析高职院校档案管理工作当前存在的主要问题，并在此基础上有针对性地提出解决策略，以供档案管理人员参考。

关键词： 高职院校 档案管理 分析 对策

1.引言

高职院校于教学、科研、管理及后勤服务等活动中形成的具备考察与研究价值的各种文件资料被视为档案，对高职院校提高教学质量、总结工作经验并推广科研成果、提高管理水平等均具有重要意义。为强化高职院校档案管理工作，提高管理的规范性及科学性，本文对我国高职院校档案管理中存在的主要问题进行分析，并给出合理对策，阐述如下。

2.高职院校当前档案管理存在的主要问题

2.1高职院校对档案管理的重要性认识不够。

回顾以往，我国高职院校长期以来缺乏对档案管理的重视，校内部分部门及领导认为档案管理重在记录与保管，只需将记录与保管两方面的工作管理到位即可。档案工作发展缺乏更优化的条件，例如：档案管理机构的设置、管理人员的配置、经济投入及硬件建设等均有待继续完善。此外，在高职院校的发展与国家经济的投入有限的共同影响下，高职院校仅能将资金着重投入到办学与教学中，难以兼顾档案管理。

2.2档案管理工作队伍有待建立并完善。

档案管理工作具备政策性及业务性特点，对管理人员有一定的要求，但目前高职院校专职的档案管理工作人员极其匮乏，导致档案管理工作的专业结构强度不够，难以提高工作效率及管理水平。

2.3档案管理制度有待完善。

现阶段，档案管理人员对相关法律法规、学习文件等的认识度不高，尚未建立科学且严谨的操作流程，从而助长了工作人员在管理中的随意性。

2.4档案检索率有待提高。

高职院校档案检索有计算机与手工两种方式，因高职院校档案主要以纸质档案为主，所以检索方式多采用手工检索。虽然档案部门对传统手工检索工作做了诸多改进，加之对检索工具进行了改良，但手工检索中的弊端至今尚未彻底解决，耗时与效率低是其中最主要的问题[1]。

2.5档案室硬件基础尚未完善。

档案室作为存放文件资料的硬件设施，室内环境管理至关重要。据调查，我国少数高职院校至今尚未设立专用档案室。部分高职院校档案较多，但档案室占地面积较小，档案摆置方式有限，加之室内空气潮湿，极易导致档案受潮，出现霉变与虫蛀，为档案的外观整洁及信息的完整带来影响。

2.6管理方式陈旧。

信息时代下的传统手工管理方式已难以满足对信息化管理的需求。虽然高职院校档案管理已进入了信息化模式，但是因经费不足与国家投入有限，少数高职院校用于档案管理的信息设备并不齐全，致使档案管理信息化程度不高，制约计算机管理功能的正常发挥，从而难以提高工作效率及管理水平。

3.应对策略

3.1加强认识。

高职院校档案源自教学、管理、科研及后勤等活动产生的文件资料（声像材料、文字与图表），成为高职院校发展的历史记录，对其评估现状及预测发展均具有重要意义。档案具有应用价值高的特点，如提高教学质量、提高管理水平、推广科研成果及总结工作经验等方面的主要依据。因此提高档案管理人员对管理工作重要性的认识度是尤为重要的。

3.2管理面向制度化与科学化。

其一，管理制度需科学与合理；其二，简要且具备实用性。管理人员必须严肃对待管理制度，合理执行制度中的要点。

3.3建设与完善档案管理队伍，提高人员的综合素质。

管理人员既要积极学习并掌握各方面的档案管理知识，又要树立终身学习及技能实践的观念。为提高管理人员的综合素质，建议高职院校通过为管理人员开展培训、举办知识技能讲座、学术交流等途径，拓宽管理人员的知识面，便于提高档案管理水平。高职院校为管理人员提供信息化技术教育，达到档案分类、立卷并归档等环节均信息化管理的目的，满足现代化发展要求[2]。

3.4创新管理理念。

面对信息化时代的发展，为充分发挥计算机在档案管理中的应用水平，高职院校必须加强信息化平台的构建，尤其是加强数据库的建设，实现更新档案信息迅速与便捷查阅的目的，利于确保档案信息的有效性、准确性[3]。为满足管理人员对工作的自由发挥愿望，提倡高职院校从人性化角度积极推行开放式管理。

3.5提高管理人员的服务意识。

在档案管理工作中，出发点与归宿是管理人员明确自我价值并积极投入工作的主观意识。对于高价档案管理工作而言，管理人员必须以“工作即服务”为出发点执行管理，且增强工作责任感及服务意识，在高职院校档案管理工作中找到职业归属感，提高管理水平。

3.6充分利用信息化手段。

当前，计算机信息技术在档案管理中发挥着重要作用，具有实用性高、操作简便且效果优越的特点，利于提高档案管理效率，为此，建议我国高职院校以信息手段管理为主，实现从传统纸质管理转变为信息化管理的目标。

4.结语

我国高职院校档案管理必须着重于信息化管理并加以强化，力求档案管理工作效率高且管理水平卓越，确保档案信息的完整性，为高职院校教学、管理、科研及后勤活动等方面的发展提供有效依据。

参考文献：

[1]苏华.高职院校档案管理存在的问题及对策研究[J].中国电子教育，2012，（4）：74.

[2]冯玉娟.档案工作标准化研究[J].邯郸职业技术学院学报，2013，（1）：94-96.

[3]胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J].镇江高专党报，2012，（2）：40-42.