基层事业单位档案管理现代化实现路径

张克非

[摘 要]随着现代信息技术的迅速发展，我们进入到了一个信息化爆炸时代，档案管理越来越无纸化、系统化，传统的档案管理形式也越来越不适应当前社会经济发展的形势。尤其是在档案管理工作需要高效运行的事业单位，只有档案管理工作快速有序发展才能跟上时代进步的节奏，满足新时期事业单位的需求。新时期科学技术进步对现阶段基层事业单位的档案管理工作的要求的技术含量不断提高。本文综合基层事业单位档案管理实践工作，探讨了如何在基层事业单位档案管理工作中实现档案管理的专业化、系统化。随着新时期事业单位的不断改革，并分析新时期事业单位管理工作如何管理信息爆炸时代的信息，如何优化档案管理体系，走向现代化档案管理的道路。

[关键词]基层事业单位；档案管理；现代化

[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）05 — 0125 — 02

引言

在新时代的背景下，我们应利用先进技术把计算机和网络技术引入到档案管理工作中来，解决传统档案管理工作效率低，准确率低，信息传递不及时等问题，提高档案管理工作效率，使档案管理工作现代化，在新时期使档案信息的应用及管理实现自动化、智能化。本文分析了现在科学技术在档案管理中的具体应用如何实施，并阐述了新时期事业单位提高档案管理效率的重要性， 还对新时期事业单位档案管理工作提出了一些建议和对策。我国事业单位是经济社会发展、社会和谐发展的重要支撑体系，事业单位的档案是公共服务服务的主要提供载体，做好事业单位档案管理工作，有利于社会事业迅速平稳发展，满足人民日益增长的物质文化需求。

一、基层事业单位档案管理中存在的问题

1.档案管理制度不够完善

当前事业单位档案管理存在很多问题，例如案卷标题、档案序号不够完善，组卷不统一，还存在一些没有卷内目录的档案。这都反应了新时期基层事业单位档案管理制度不健全，还有就是很多档案在收集、保护、保密、借阅方面的制度还不够完善。有些基层事业单位虽然制定了一些档案管理方面的制度，但是在执行过程中，工作人员停留于表面工作上，并没有发挥出很明显的实际作用。而不规范不健全的基层事业单位的档案管理制度，在很大程度上降低了档案本身所具有的利用价值和可靠性。

2.档案检索效率比较低

档案检索方式按照检索方式可分为计算机检索与手工检索，其效率和档案硬件设施有很大的联系，而检索效率依赖于检索工具，随着现代科技的发展，计算机是目前检索速度最快的检索工具，但还是有很多基层事业单位坚持手工检索。也有很多部门为了提高档案检索效率，对多种检索工具研发投入了很大人力物力，错误的认为检索工具越多检索速率就越快，但实际上并不是这样的，档案检索效率在于检索设备是否精益求精而不是数量的多少，而且检索工具设置过于细密或者过于繁琐，不但不能提高档案检索速度，还可能造成档案重叠出现的情况发生，这样既不方便检索，还大大影响档案检索的速度，适得其反。

3.档案利用率低、管理人员意识薄弱

尽管档案管理对基层事业单位的发展改革具有很重要的作用，有利于基层事业单位回顾过去，学习从前有利于未来工作的开展，不管是经济效益还是社会影响都能在无形中给事业单位带来提高，但是长期以来许多基层事业单位并没有有效地利用档案中的资源信息，管理人员的意识也很薄弱，忽视了这方面的管理，也损失其中隐含的效益。

4.缺乏相关方面的人才

在社会主义市场经济条件下，很多的工作人员缺乏耐心与激情，不能在一个岗位上工作很长时间，特别是那些平淡无奇的工作，因此现在基层事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员与想长时间从事这个方面工作的新人。由于很多刚进入基层事业单位档案管理工作的工作人员的经常更换，直接对基层事业单位的档案整理与记录产生了不利的影响，在进行档案管理工作交接的过程中，不能按规定对下一任进行明确的说明，使档案管理工作变得很混乱，有时甚至丢失基层事业单位重要的档案文件等。

二、基层事业单位档案管理现代化的内涵及要求

基层事业单位档案管理现代化主要是指档案管理工作中以现代管理的科学理论、利用现代先进科学技术， 以现代化的管理方法、模式作为保障， 以先进科学技术和先进设备为媒介， 改革传统档案管理方法， 使传统档案管理体制适应新时期的发展， 逐步实现档案管理工作的自动化、信息化、高效化、系统化， 使得档案管理工作跟上时代进步的步伐，更加适应当今经济社会发展的要求， 满足人们对档案保管的需求。具体说来， 档案管理现代化主要包括以下几个方面。

1.实现基层事业单位档案管理的无纸化

21世纪是网络技术迅速发展，信息大爆炸的时代。随着计算机信息技术的不断发展和普及，多样化的文字的保存形式与日俱增，无纸化的信息储存形式越来与深入人心，传统储存媒介大都是以纸质形式出现，无纸化档案储存技术的发展让档案管理更加地方便快捷，同时又能节约资源做到环境友好型的发展。

2.加强档案管理的数字化、微缩化

随着压缩打包技术的不断发展，缩微技术为档案管理方式的创新提供了技术层面的支持，通过现在科技能够把传统档案管理中的图像和文字转换为电子文档， 再通过缩微技术将其转化为占用内存极小的电子文件。这样既能压缩档案管理的成本，又能保证档案的正确性，提高效率。传统档案管理中所占储存空间大，检索困难，而通过互联网技术， 不但能在计算机上对档案进行智能化的检索、使用，还能解决因为保管环境对档案的损坏问题，延长保存年限。

3.促进档案管理的市场化

基层事业单位档案管理是记录社会发展，历史进程的关键手段。是一个服务当代、惠及后世的长远大计， 是十分珍贵的不可再生的信息资源获取手段。我们应当促进档案管理的市场化运作，这样做不仅能够提高普通大众对于档案管理的保护意识， 进一步完善基层事业单位档案管理的机制， 还能进一步发掘档案材料的价值， 最大限度利用档案的优势。

三、 现代化手段在基层事业单位档案管理中的应用

如今，我国的事业单位通过转型、重组、改革和完善进入了新一轮的大发展进程中，而现在我国事业单位的改革正处于关键时期， 事业单位档案管理在事业单位发展协调有序发展中起到了十分重要的作用，保障了事业单位高效运行。事业单位工作工作人员应与时俱进，提高认识，认清当前社会的发展模式。传统的档案管理工作在信息化的当今己经不适应当前社会经济发展的形势， 档案管理需要加快改革转型，加速其智能化、专业化进程，不断提高新时期事业单位档案管理工作的规范化和现代化。

1.完善档案检索体系

在检索档案时目录起到了很大的作用，随着当今科技的发展，目录管理也发生了巨大的变化，我们可以开发专门的软件对档案目录以及有关的分类标准，借助计算机，实现电脑自动对其进行汇总与统计。这样既能方便文档检索，又能缩短检索时间，提高工作效率。

2.在管理檔案库房时应用计算机网络技术

随着计算机网络技术的发展，基层事业单位在档案管理方面建立了相应的管理系统，利用网络技术对档案进行实时监控，维护档案管理的环境，严格控制库房温度、适度、防火防盗等，采用智能化手段对档案库房进行现代化管理，建立一套现代化标准的档案库房对应的管理体系，有效地保护档案。

3.加强基层事业单位档案业务的辅助工作

基层事业单位档案业务工作流程包括收集、保存、整理、鉴定、运用、统计等。在基层事业单位档案业务的整个流程中，产生了很多档案信息，造成档案管理工作繁琐难，因此我们要加强基层事业单位业务的辅助工作，这样既方便工作人员执行操作，又能及时将档案存储入库，确保信息的实时性。

4 .利用电子存储技术促进基层事业单位档案向无纸化发展

基层事业单位档案的无纸化发展首先，应应利用现代科技建立系统完善的数据库，使档案管理更加的标准化、规范化。其次，对音像信息进行统一管理，加快存储读取的速度。再者就是加强授权管理，给基层事业单位档案管理提供最大的便利。

5. 建立并完善基层事业单位档案管理的网络体系

21世纪是网络信息技术时代，基层事业单位应抓住机遇，促进由传统纸质档案保存模式向现代化管理模式转型，跟上时代步伐，满足工作需求。基层事业单位应当根据发展导向，建立适当范围的局域网，这样既能有效地保护信息资源的管理，又能提高档案资源的利用率，从而提高共享率，创造最大效益。

四、基层事业单位档案管理中现代化手段问题及改进建议

虽然依靠现代化科技，利用计算机及网络技术可以使事业单位的档案管理工作在很大程度上节约工作时间，提高工作效率以及准确率，但是同时也存在很多问题。首先，我国对文档管理标准不够统一的问题。文件通过文档口时，会将文件的前面两个阶段当作文件，后面两个阶段当做档案，导致文档操作各个阶段相互独立，致使文档分离。其次，网络信息安全问题亟待解决。利用网络技术进行档案管理还要保障其安全可靠性，而现阶段绝大多数档案管理人员比较缺乏网络安全意识，一旦遭到不良分子的侵入破坏，电子文档将会丢失。还有就是档案管理设备利用率较低，缺乏复合型人才。最后，要加大基层事业单位档案管理研究力度，引进复合型人才，开发新型软件，提高档案管理工作效率，及时检测评估网络安全，确保档案的安全可靠。

五、总结

总而言之，依赖现代化的管理方法和手段，引进先进技术和设备作为媒介，加快基层档案管理改革，对实现基层事业单位档案管理现代化有不可替代的促进作用。因此利用现代科学技术优化传统档案管理方法， 改革传统档案管理体制，建立完善有序的基层事业单位的管理体制，才能使得基层事业单位档案管理工作跟上经济社会发展的步伐， 满足人民对基层事业单位档案保管的要求。相关部门也要注重这方面的人才培养，基层事业档案管理部门应加大力度培养一批具有高技术、高水准的档案人才队伍作为档案部门的领头人，不断学习和创新，及时更新知识，以积极的态度应对新时期档案事业发展，以适应新形势的发展。

〔参 考 文 献〕

〔1〕刘延伟，郑婷.基层事业单位档案管理现代化实现路径〔J〕.劳动保障世界：理论版，2013，（09）：149-150.

〔2〕杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用〔J〕.科技创新导报，2011，（04）：202-204.

〔3〕麦燕红.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径〔J〕.黑河学刊，2011，（10）：163-165.

〔4〕吴婷.浅析事业单位档案规范化管理〔J〕.群文天地，2012，（24）：238.

〔5〕吕惠珍.事业单位人事档案管理的思考〔J〕.办公室业务，2013，（01）：38-39.

〔6〕容宁.事业单位档案管理工作的优化路径〔J〕.黑龙江档案，2012，（05）：43.

〔7〕朱里香.浅谈加强基层事业单位基建档案管理〔J〕.科教导刊，2013，（07）：235-236.

〔8〕项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设〔J〕.科技资讯，2013，（30）：214-216.

〔9〕温双瑗.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索〔J〕.办公室业务，2013，（22）：134.

〔10〕梁秀雪，邹丽欣，蔡秀梅.论事业单位档案管理的创新途径〔J〕.科技视界，2013，（35）：222.

〔责任编辑：谭 蕊〕