事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

苏红

[摘 要]随着我国社会主义经济与科学技术水平的迅速发展进步，事业单位档案的数量与需求也迅速增加，这些都促使了事业单位档案管理工作的形式发生了深刻变化。目前，事业单位档案管理的信息化是一种新的档案管理方式与潮流，但事业单位在档案管理信息化的建设工作中出现了一些新的问题，因此事业单位要对这些新问题有充分清晰的认识，要深刻明白这些问题并不能阻碍事业单位档案管理信息化的进程。对于这些问题，要提出具有针对性的解决方案与措施，这有这样才能促进事业单位档案管理信息化的建设顺利进行与发展。

[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设；进程

[中图分类号]G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）05 — 0127 — 02

引言

事业单位档案管理信息化建设是对档案原文件保存的重要方式，事业单位应该充分利用先进的信息手段与技术把各种物质化信息资源进行信息化的转换，然后进行保存工作，并且建立起档案全文数据库和档案目录数据库，为事业单位的每个工作人员提供服务。同时档案管理工作的信息化要结合传统的档案管理工作的方法，使两者相互补充，相互共存，共同发展。

一、 事业单位档案管理工作实现信息化的重要性

我国事业单位是经济社会发展、社会和谐发展的重要支撑体系，事业单位的档案是公共服务服务的主要提供载体，做好事业单位档案管理工作的信息化，有利于社会事业迅速平稳发展，满足人民日益增长的物质文化需求。事业单位档案管理是社会进步的记录者，记载了历史上的史实，是维护社会健康发展的有力工具，做好新时期事业单位档案管理工作的信息化能够在很大程度上促进社会事业的大发展、大繁荣。事业单位的档案管理工作采用数字化、信息化的方式可以促进事业单位档案管理工作的信息化的进程。随着社会经济的发展， 事业单位档案管理工作越来越显得重要， 而且对档案管理提高新的要求与挑战，这些都促使了事业单位档案管理工作的信息化。事业单位档案管理的信息化能够确保档案原文件的完整性与真实性， 也有利于开发利用档案资料。档案的信息化管理使档案整理、分类等工作变得简单、轻松， 也使档案管理工作更加的规范。在这个信息化的现代社会， 事业单位也应该抓住有利时机，促进办公信息化，实现事业单位档案管理的信息化，从而促进整个事业单位的信息化。档案管理信息化使档案管理工作人员处理档案更加的高效，进一步提高档案处理的速度，同时节约办公经费与空间，也有利于事业单位的工作人员的查看。总之，在这个新的历史发展时期，事业单位要充分利用计算机网络资源，及时实现档案管理工作的信息化。

二、 事业单位档案管理工作信息化建设的问题

1.没有合理开发档案信息资源

目前我国的事业单位没有有效地开发利用档案信息资源，采集档案信息资源的内容较少，信息资源的重复加工比较严重，档案信息化资源的质量也有待提高。到目前为止，我国档案资料开放的比重还是处于低水平的。据不完全统计，2009年全国各级综合性档案资料馆开放档案资料共为4521万卷，只占馆藏档案资料总数的22.7%左右。而我国现在已经建设了3000多个信息化的数据库，而且这些信息化的数据库取得了良好的成绩，但目前这些数据库中大部分数据资源还没有得到充分的开发利用。

2.缺乏必要的档案信息内容安全的措施

事业单位中的有些档案资料是与普通的档案资料是不一样的，可能会涉及到很多的国家机密信息，因此在进行信息化处理时要注意文件资料的安全。各个事业单位在进行信息化建设时，要首先切实保证涉密资料的安全。但是在日常工作时，有些事业单位很容易的忽视这个问题，从而威胁了涉密资料的信息安全。主要表现在事业单位可能对公开的信息资料审查程序不严，甚至在涉密计算机上使用外网浏览网页等，这些很容易导致黑客等窃密到机密文件资料。因此事业单位要严格按照有关规定对事业单位的档案进行管理与公开，做到确保机密资料的安全。

3.档案管理工作人员素质低下

在社会主义市场经济条件下，人们可以自由选择职业，因此都向往工作有活力的企业单位，而那些平淡无奇的工作，很难招到留得住大学毕业生，事业单位的档案管理工作就属于这样的工作，所以造成现在事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员与想长时间从事这个方面工作的新人。由于很多刚进入事业单位档案管理工作的工作人员的经常更换，直接对事业单位的档案整理与记录产生了不利的影响，使档案管理工作变得很混乱，有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视，配置优秀的工作人员，充实档案管理工作的队伍。

4.档案检索效率比较低

档案检索方式按照检索方式可分为计算机检索与手工检索，其效率和档案硬件设施有很大的联系，而检索效率依赖于检索工具，随着现代科技的发展，计算机是目前检索速度最快的检索工具，但还是有很多基层事业单位坚持手工检索。也有很多部门为了提高档案检索效率，对多种检索工具研发投入了很大人力物力，错误的认为检索工具越多检索速率就越快，但实际上并不是这样的，档案检索效率在于检索设备是否精益求精而不是数量的多少，而且检索工具设置过于细密或者过于繁琐，不但不能提高档案检索速度，还可能造成档案重叠出现的情况发生。

三、 事业单位档案管理工作信息化建设的途径

1. 制定规范的档案管理工作的制度

在我国的基本国情下，事业单位是比较特殊的单位，而事业单位的档案管理部门是一个处于边缘化的机构。法律法规对事业单位的档案管理工作有着明确的规定，因此档案管理工作的信息化要在法律法规的允许下进行，也就是档案管理的信息化在一定程度上受到了法律法规的约束，从而事业单位档案管理信息化可以有章可循，有法可依。而不同的事业单位要根据自身的实际情况，制定本事业单位自己的档案资料管理制度，对工作人员进行不间断的培训与内部约束。

2.合理规划事业单位档案管理的信息化

事业单位要结合自身的经济发展目标制定合理的档案管理信息化的进程。在新的历史时期，虽然档案管理工作信息化是必然的发展趋势，但是不能盲目跟风。在进行事业单位的档案管理信息化的建设之前，必须要深入地进行科学规划，有条理的推进。规划要充分结合实际情况，制定档案管理信息化的近期目标与远期目标，这样才能使档案管理信息化得到顺利推进，使档案档案管理工作得到可持续的发展。

3.完善对事业单位的档案信息化的监督制度

强有力的监督制度可以确保事业单位档案管理信息化的过程得到制约与监督，保证其过程是在法律法规规定的范围之内。完善的监督制度可以促进档案管理工作人员的工作积极性、主动性以及创新意识，也可以进一步保障档案资料的信息安全。事业单位要充分利用单位内部的监督与单位外部的监督，使两者相互结合，相互补充，相互合作，及时准确地发现档案管理信息化过程中存在隐患的做法，然后纠正错误的做法，这样可以确保建设一个高效、安全的档案管理信息化的系统。

4.要全面提高档案管理工作人员的素质

随着信息时代的到来，事业单位的档案管理工作要实现信息化，首先是使档案管理工作人员掌握信息化的档案管理方法与技能，因此要注意培养档案管理方面的人才，提高他们的综合素质与能力，档案管理工作要以服务事业单位的工作人员为主要内容，提高事业单位档案管理人员队伍的综合能力。事业单位要加强对档案管理工作人员的培训，改变传统的档案管理方式与知识结构，全面提高档案管理工作人员的综合素质。

5.建设实用的档案管理信息化网站

档案管理信息化网站是事业单位的档案部门以网页的形式建立的站点，给相关人员提供相应的档案信息服务，实现档案管理资料的网上查找等信息化的使用。网页式的服务是档案管理工作信息化的重要的方式与模式，这种模式有利于信息资源的传递，因此这种模式将成为以后档案管理信息化的主流模式。实用的档案管理信息化网站应该具有升级更新的能力、再次开发的能力等，能适应这个快速发展的社会，可以充分的利用计算机的强大的资源。

6.加强建设档案管理工作的信息化

事业单位的档案管理工作也要跟随信息化的发展潮流，在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术，提高档案管理工作的效率与质量。事业单位档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新檔案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省档案资料管理的资金与保存的空间。

7.逐渐实现档案管理工作的数字化

档案信息资源的数字化是对档案原文件保存的重要方式，事业单位应该充分利用先进的信息手段与科学技术把各种物质化信息资源进行数字化的保存工作，并且建立起档案全文数据库和档案目录数据库，为事业单位的每个工作人员提供必要的服务。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法，使两者相互补充，相互共存，共同发展。

四、 总结

随着我国的社会经济水平的快速发展与进步，通过上文对事业单位档案管理信息化建设中存在的问题以及解决方案的进行系统的论述，可以了解到我国事业单位档案管理工作进行信息化的模式，这也符合我国社会主义市场经济发展的规律，可以促进事业单位的顺利发展与进步。各个事业单位档案管理进行信息化总体规划时，要提前做好规划的进程步骤，也要做好信息安全的工作，采用新的档案管理工作方法。另外，在目前的事业单位改革历程中，要充分抓住这个机遇，沉着应对挑战，积极创新，充分结合传统档案管理方式，做到单位事业档案管理工作的可持续发展与进步。

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〔责任编辑：谭 蕊〕