浅谈档案数字化管理研究

李濛

摘 要：随着计算机技术的快速发展以及普及应用，各种现代社会信息技术已经渗透到社会生产以及人们生活的各个领域，信息资源显然已经成为现代最有力的战略资源。档案是最为重要的信息资源之一，在多媒体网络环境、网络技术、通讯技术、计算机技术等环境冲击下，档案数字化已经成为现代档案管理的必然趋势。本文主要结合了档案数字化管理工作的优势，分析了数字化档案管理工作中存在的主要问题，并在此基础上提出了相应的改进措施。

关键词：档案 数字化管理 问题 措施

档案数字化管理主要是指将传统纸质档案资料或者是声音、图像视频、文字等资料的扫描文件，利用计算机的编辑、处理后组成的信息集合，允许跨库检索的数字化信息库。用户可以利用高速宽带网络快速、便捷的查询自己所需的各种信息，且可克服时间、空间的局限性。档案数字化管理技术可优化、整合传统档案管理工作流程，在很大程度上扩充了档案资料容量，使档案资源管理成本大大降低，档案检索、查阅水平也大大提高，有助于推动档案管理体制改革与创新，促进档案管理工作的进一步发展。但是在实现档案管理数字化的过程中，仍然存在诸多问题需要进一步完善与改进。

1.檔案数字化管理工作的优势

档案数字化管理不仅需要多种多媒体技术、计算机网络技术、现代通信等多种网络通信设施、设备，同时还需要各种类别、各个时期档案信息库作为基础资源，从而构建一个数字化信息库，可实现档案资源共享。实现档案数字化管理可克服传统档案管理工作的很多弊端，具有多种优势，具体体现在以下几个方面：①档案数字化管理不需要传统纸质档案那样必须大量的物理空间储存，只需要计算机服务器、光盘、存储盘等载体形式即可，可大大降低物理占地空间以及档案管理费用，减少档案管理成本投入。②档案数字化管理查询快捷、方便，具有较强的可视性，大大提高了传统档案资料统计工作效率，提高了工作质量，实现了智能化档案检索，拓展了检索范围，有利于提高档案资料利用率。③有利于档案管理程序的优化。数字化档案管理体系可以及时传递档案资料，可实现远程档案资料的归档管理。④通过高速网络信息途径，可以及时上传各种档案资料，有利于提高档案资料归档、整理的实效性，及时更新档案资料。

2.档案数字化管理工作中存在的主要问题

2.1档案数字化管理存在较多的安全隐患。由于计算机网络的特性，在电子档案文件资料传递、整理、保存等各个环节都存在一定的信息安全隐患，因为电子档案资料文件必须要依赖对存储硬件设备，一旦存储设备遭到破坏或者不稳定，极易导致数据信息资料丢失。同时一些计算机病毒、木马也容易侵袭计算机软件系统，损伤数据文件或者使其丢失。

2.2办公管理软件与数字化档案管理系统软件缺乏兼容性。一些高校科研机构业务、企事业单位在管理活动实践中生成的一些资料文件，由于无法有效的兼容档案管理系统以及办公管理系统，信息传递渠道、信息资料数据格式等还有很多问题，必须经一些不必要的处理环节才可以经办公室管理系统传递到档案管理系统保存，档案管理工作效率低下。

2.3信息软件、硬件体系建设水平低下。信息软件、硬件设施、设备是确保档案数字化管理工作顺利开展的基础保障，然而由于一些单位缺乏档案管理经费，并不能购买足够的计算机配置设施，缺乏网络设备，在很大程度上影响了档案数字化管理工作的进展。

3.进一步优化档案数字化管理的措施

3.1注意加强档案数字化管理的安全。电子档案信息资料的安全防护是档案数字化管理的重要内容，主要是包括计算机设施、设备的物理环境。在档案数字化管理的安全防护中必须做到数字文件信息具有连续可读性，应该做好备份工作，尤其是一些比较重要的数据文件以及档案信息资料，应该单独放在不同的数据库或者设备中保存。同时应及时清理档案数字化管理体系的网络环境，应安装各种安全防护软件以及防护墙，以免计算机病毒、木马程度破坏数字数据库，确保网络数字文件的安全。其次针对一些重要的科研电子信息资料或者商业机密，应注意做好文件加密工作，应该引入专业的密钥技认证技术，并且设置一定的文件访问权限，尽可能不要让资料外漏。

3.2应提高档案数字化管理系统的规范化。应根据档案专业管理以及信息传递的相关要求等多方面设计档案数字化系统，进一步完善档案数字化管理系统功能，应该使该系统包括汇总统计、检索查询、组卷编目以及档案资料归集整理等多种功能。同时应要求档案数字化管理系统应包括系统设置、打印输出、档案利用、文件管理、档案著录、立卷管理等多种功能模块。资料信息管理应保证有输入、查询、编辑、归档等工具，能够及时、更新资料。

3.3应进一步完善档案管理部门软件及硬件系统设施建设。档案数字化软件、硬件设施是确保档案数字化管理工作顺利开展的基本保障，应将网络工程、软件系统、硬件设施支撑等内容作为档案数字化管理体系建设的根本。档案数字化管理部门应重视档案数字化管理的硬件设施建设，应在网络通信设备、办公设备、计算机、机房等各种数字化管理设备的资金投入，为实现档案数字化管理营造一个良好的硬件设备环境。同时，一些科研机构、企事业单位应结合自身具体的档案管理工作情况，档案管理系统软件应选取一些兼容性较好，具有较强适用性，功能齐全多样的专业软件。在各单位内部办公室管理网络中应搭建一个档案管理网络平台，集中处理各种电子档案资料，实现档案管理的数字化、智能化。

综上所述，档案数字化管理是知识经济时代的主流形式，相比传统档案管理工作而言，档案数字化管理克服了诸多缺陷，提高了工作效率和工作质量，有利于促进档案管理体制改革。档案管理部门应提高对档案数字化管理的重视度，增强档案数字化管理意识，做好电子档案资料的安全防护工作，确保齐全的档案数字化管理设施、设备，不断提高档案管理工作水平。

参考文献：

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