初探高校学生事务流程管理模式的优化

毛茂山

摘 要：随着时代的变迁，高校学生事务的数量、类型、范围都在发生深刻的变化，目前高校学生事务工作流程管理模式不断显现出工作矛盾难以消除、工作成效难以保证、培训指导难以到位、优良做法难以持续等缺陷，通过拓宽工作渠道、培养专业团队、科学分工、健全工作机制、搭建锻炼平台等途径，优化高校学生事务工作流程管理模式，促进高校学生工作和谐开展。

关键词：高校 学生事务 流程管理模式 优化

高校学生事务涉及学生在校期间学习、生活等方面，随着时代的变迁，国家从计划经济向市场经济转变，大学生就业从国家分配转变为自主择业，人才培养从单一型向复合型转变，高校学生事务的数量、类型、范围都在发生深刻的变化，目前高校学生事务工作流程管理模式与时代发展要求逐渐不相适应，显现的缺陷也不断影响管理成效。通过优化目前高校学生事务工作流程管理模式，有利于提高工作成效，促进高校学生工作和谐开展。

一、目前学生事务流程管理模式以及存在的缺陷

《我们是校园“夹心层”》（摘自《中国青年报》）中描述：辅导员=民工的体力+领袖的头脑+文员的文笔+打字员的速度+侦探的洞察力+外交官的口才+教师的知识+医生的常识+超级适应力+神经病的忍耐，这篇报道引起高校辅导员的广泛共鸣，也有许多辅导员认为辅导员是“高级保姆”，辅导员岗位是“110” +“114” +“119”+“120”+“12315”的结合体。辅导员队伍有这样的认识和感受，是目前高校学生事务流程管理模式存在缺陷的显现。

目前高校学生事务流程管理模式（如下图）主要是通过职能部门←→辅导员←→班级这种流程来完成学生事务的管理。辅导员是各职能部门与各班级之间联系的唯一桥梁，成为学生事务工作流程管理中的“瓶颈”。

根据以上高校学生事务流程管理模式，可以发现存在以下方面的缺陷：

首先，工作矛盾难以消除。高校职能部门认为辅导员是学生、班级直接管理者理应承担这些学生事务工作，并把许多学生事务工作直接安排给辅导员，通过其来完成。辅导员队伍则认为辅导员主要的工作是从事学生思想政治工作，承担诸多具体的学生事务工作，既容易出现失误，又难以有足够的时间和精力去思考并深入开展学生思想政治工作。这种矛盾最终导致职能部门认为辅导员队伍工作效率低，工作效果不佳，辅导员队伍则对诸多职能部门直接给辅导员安排事务工作感到不适，产生消极应对的情绪，并对自身是否还是思想政治辅导员感到困惑。

其次，工作成效难以保证。目前的学生事务工作流程管理模式是各职能部门以辅导员为直接桥梁，所有的工作任务均需通过辅导员安排处理，这样就导致辅导员成为学生事务流程管理中的“瓶颈”。因为同一时段辅导员可能同时接到不同职能部门安排的工作任务，由于辅导员本身需开展常规学生思政和管理工作，因此受时间和精力的影响，难以专注做好每项工作，只能把职能部门安排的工作任务再次“转包”给班级几个主要学生干部，在“转包”过程中，又因为受到辅导员没有及时或遗忘安排任务、职能部门对工作任务要求不够明确、辅导员指导不够到位、学生干部不够认真细心等因素影响，最终导致工作成效难以保证。

再次，培训指导难以到位。主要体现在两个方面：其一，职能部门对要求辅导员完成的工作任务的培训指导难以到位。由于受辅导员岗位特殊性的影响，辅导员难以有专门时间参加不同职能部门不同工作任务的培训，而且即使辅导员都参加不同职能部门不同工作任务的培训，也可能因为培训次数多或不同部门交叉培训而产生遗忘，导致培训效果不佳。其二，辅导员对要求班级主要学生干部完成的工作任务的培训指导难以到位。由于辅导员本身对不同职能部门不同工作任务的要求理解不够到位，对班级主要学生干部的培训指导的效果显然是难以到位的。

最后，优良做法难以持续。按目前的学生事务流程管理模式，职能部门缺乏与班级学生干部之间的交流与沟通。不同班级学生干部在完成职能部门的工作任务时可能会产生一些优良的做法，总结出一些好的工作经验，但由于职能部门缺乏与班级学生干部之间的交流与沟通，没有及时发现这些优良的做法和好的工作经验，而且辅导员也忽略及时总结并向有关职能部门反馈，这些优良的做法和好的工作经验将随着学生干部的毕业而流失，难以持续。

二、优化高校学生事务流程管理模式的途径

第一、通过拓宽工作渠道，消除工作流程中的瓶颈。通过设置由学生干部组成的学生事务专员队伍，给每个职能部门，甚至每个职能部门每项工作配备一支专门的学生事务团队，依托他们开展具体学生事务工作，改变现有的单纯依靠辅导员安排处理工作任务的局面，消除了工作流程中的瓶颈，拓宽职能部门的工作渠道。

第二、通过培养专业团队，促进工作的可持续发展。职能部门组织服务于本部门的院（系）学生事务团队和班级学生事务专员，就所要開展的工作以及工作的难易程度有针对性地进行专门的培训、指导，并把他们培养成为一支专业化的团队。在实际工作中，对于程序简单的工作任务，职能部门可组织院（系）学生事务团队进行专门培训，培训后，由该团队负责培训、指导班级学生事务专员开展工作，并在工作过程中提供咨询，实施过程管理和结果审核，确保工作有序、有效开展。对于程序复杂的工作任务，职能部门可组织院（系）学生事务团队和班级学生事务专员同时进行专门培训，院（系）学生事务团队实施过程管理并负责收集、及时向职能部门反馈工作实施过程中班级学生事务专员遇到的共性难题，同时协助职能部门进行再次指导、培训。通过这个途径，首先，密切了职能部门与院（系）学生事务团队和班级学生事务专员的交流与沟通，一些好的经验、做法职能部门可以及时发现、及时总结，不断传承；其次，职能部门只要指导、培训一期专业化程度较高的学生事务团队，之后，就可以安排第一期的学生事务团队指导、培训第二期学生事务专员团队，并以此类推；最后，由于受到专门的培训、指导，并积累了一定的工作经验，院（系）学生事务团队可以在纵向和班级学生事务专员之间进行经验交流，班级学生事务专员在横向也可以进行经验交流，取长补短，提高工作专业化水平。因此，优化后的学生事务工作流程管理模式可促进工作的可持续发展。

第三、通过科学分工，促进学生工作和谐开展。具体分工体现在三个方面：第一，辅导员根据不同职能部门工作任务的特点，建立班级学生事务专员队伍，督促他们及时、认真完成职能部门安排的工作任务，同时为他们在班级中营造良好的工作氛围，并协助他们向上级反馈他们不方便反馈的困难和意见。第二，院（系）根据不同职能部门工作任务的特点，挑选优秀大学生，建立精干的学生事务团队，充分发挥他们的桥梁作用，督促他们认真学习、领会职能部门安排的工作任务，及时、有效地指导班级学生事务专员完成职能部门安排的工作任务，同时协助他们和辅导员向职能部门反馈他们不方便反馈的困难和意见。第三，职能部门负责培训、指导学生事务专员队伍，并通过他们促进工作任务地落实，提高了工作的成效。优化后的学生事务工作流程管理通过科学地分工，辅导员节约了从事具体学生事务工作时间和精力，有利于深入开展学生思政工作；职能部门因为有一支学生事务专员队伍协助落实工作，工作有抓手，效率有保障，改变了把许多工作直接安排给辅导员并通过其来完成的状况，减少了对辅导员工作的误解和埋怨，职能部门和辅导员之间存在的工作矛盾得到有效缓解，促进了学生工作和谐开展。

第四、通过健全工作机制，推动工作的规范化建设。职能部门通过不断健全工作机制，制定科学的办事流程、学生事务专员培训机制、培训方案、意见反馈沟通机制、学生事务专员队伍考核办法、激励机制等，不断推动工作的规范化建设。

第五、通过搭建锻炼平台，充分发挥大学生的才干。通过设置学生事务专员岗位，不仅让在岗的大学生在实际工作中学会多向思维，培养组织协调能力、沟通表达能力，养成务实、严谨、认真的工作作风，增强公文写作能力，提高创新能力等，而且可以充分发挥大学生自我管理、自我服务、自我教育的作用，推动学生事务工作的开展，并使大学生在工作锻炼中充分感受工作的艰辛，从而认同高校教职员工的教育管理工作。

三、实施优化后的学生事务流程管理应注意的事项

职能部门应注意的事项：第一，职能部门需明确梳理并制定各项工作任务的办事流程；第二，认真做好院（系）学生事务团队和班级学生事务专员的培训、指导工作；第三，引导院（系）学生事务团队和班级学生事务专员之间进行纵向与横向的经验交流，及时总结、反馈工作经验；第四，及时做好与院（系）、辅导员的沟通、协调工作，特别是院（系）学生事务团队和班级学生事务专员在人员配备、工作态度等方面出现问题时，要及时与院（系）、辅导员进行沟通、协调。

院（系） 应注意的事项：第一，院（系）要积极支持职能部门开展工作；第二，院（系）根据不同职能部门工作任务的特点，挑选优秀大学生，建立精干的学生事务团队；第三，院（系）要注重队伍建设，制定并完善激励机制，鼓励学生事务团队认真、及时完成职能部门安排的工作任务；第四，发挥好桥梁作用，及时做好职能部门、辅导员和院（系）学生事务团队之间的沟通、协调工作，减少和缓解因信息不对称而造成职能部门与辅导员之间的误解和矛盾。

辅导员应注意的事项：第一，辅导员要积极支持职能部门开展工作，优化学生事务流程管理并不代表辅导员与学生事务工作的绝对切割，而是对学生事务进行科学、合理分工，辅导员仍然需要关注、支持职能部门安排的学生事务工作；第二，辅导员应根据不同职能部门工作任务的特点，安排相应的班干部担任班级学生事务专员并督促他们认真参加培训，积极落实工作；第三，辅導员要高度重视班级学生事务专员队伍建设，积极帮助他们在班级树立威信，及时解决在班级开展工作遇到困难，制定并完善激励机制；第四，及时做好与院（系）、职能部门的沟通、协调工作，促进各项工作任务的圆满完成。

参考文献：

[1]蔡国春.中美两国高校学生事务管理体制和机制之比较[J].比较教育研究，2001，（7）.

[2]周倩.中美高等学校学生管理比较[J].教育与现代化，2005，（4）.

[3]濮小金.浅谈院校管理业务流程的优化再造[J].经济研究导刊，2009，（16）.

[4]罗晨晖.基于流程优化的教学管理信息化策略[J].南华大学学报（社会科学版），2011，（2）.

[5]刘春.高校财务预算管理流程改进和优化[J].浙江工业大学学报（社会科学版），2010，（3）.