数据准确性在企业信息化中的应用研究

王淑贞

[摘 要] 本文通过分析ERP系统数据准确性不高产生的原因，以及系统数据准确性差带来的影响等方面，提出了提升ERP系统数据准确性的方法，实现了系统中数据准确性的基本要求。

[关键词] 数据准确性；影响因素；数据质量

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 026

[中图分类号] F272.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0041- 01

0 前 言

宝石机械公司信息化建设从20世纪90年代开始，历经10余年，先后开发多种信息化应用系统，各自形成管理和应用体系。这些应用系统在宝石机械公司发展过程中发挥了一定的作用。但随着公司向国际化著名企业迈进步伐的加快，原有信息化系统满足不了日益发展的要求，特别是各职能部门按照自己的习惯和需求实施的应用管理系统开发平台和数据库结构存在着巨大的差异，难免会造成不同信息系统之间孤立运行，形成信息孤岛现象。

2008年，宝石机械公司开始组织实施集团统推的ERP项目，并按要求稳步推进。近几年来，随着ERP系统不断完善、流程优化、数据规范等工作，应用效果有了一定的提高，实现了各业务模块间数据的有效集成。然而，任何企业ERP项目的运行，都是架构在数据坚实基础上。有了正确的数据ERP系统才能够将信息传播到整个企业，在企业层次上去优化各种业务工作，提高管理水平。正如人们常说，要成功实施ERP系统“三分靠技术、七分靠管理、十二分靠数据”。由此可见数据准确性在企业信息化建设中的重要性。

1 提升数据准确性的意义

（1）提升管理，使企业资源信息透明；

（2）合理的BOM结构设置，为生产过程的均衡性与可控性提供有力支撑；

（3）改善现场组织和物料的流转方式；

（4）企业经营成本管理与控制的科学化，有利于关键绩效指标考核；

（5）有效的数据为管理层提供快速的决策支持。

2 影响数据准确性的因素

ERP系统只有在数据准确、完整、及时的情况下才能发挥作用，否则只能带来错误的结果，可以肯定地说准确地管理数据是ERP系统运行的依据。笔者作为一名长期在制造企业从事IT的ERP项目实施及运维管理人员，结合多年来的工作经验，认为影响ERP系统数据准确性的因素通常有以下几个方面。

2.1 企业对信息化的重视程度

在企业信息化建设中，由于参与项目实施的企业员工基本上是参加工作时间不长的大学毕业生，他（她）们对企业自身业务不熟悉，加之接触的时间较短，企业的基础数据又比较薄弱等等，这些因素给ERP项目实施带来了一定的困难。

2.2 数据管理不规范

在一些企业内部，人们对物料编码标准化工作缺乏认识，物料命名、计量单位不统一，信息分类方法不一致，而且，对于同一性质的信息分类编码标准，各企业之间、部门之间，往往互不沟通，各自为政，不考虑标准的兼容和衔接，结果到平台申请的物料编码出现错码、重码和非标编码。

2.3 数据更新不及时

在企业信息化建设中，数据的价值是时间的函数，过期的数据不能真实反映企业实际的运作。但在实际运行过程中，由于用户需求发生变化，可能会使正在执行的生产订单被半途中止，大量的半成品或在制品堆积在生产现场，直到生产订单恢复生产才能被消耗和处理。这就需要及时更新系统中的数据。

2.4 生产成本存在失真

由于操作者对ERP系统理解不够，又缺乏足够的重视，有时会出现投料数据控制不严，生产订单不及时关闭等现象，从而导致生产成本不真实，严重时会导致生产成本虚增。

2.5 企业本身一些业务不规范

运行过程中形成的业务数据要么不及时要么不完整，导致在系统中的数据不准确。

3 预防低数据质量

在ERP系统运行过程中，管理人员常常会忽略对数据的预防措施，只对当前的错误数据进行纠正，这样必会增加后期的数据维护工作量。通过对宝石机械公司实施ERP项目的实践体验分析，企业应当从以下几个方面来预防ERP项目的低数据质量。

3.1 建立ERP系统运行及考核规定

为保证ERP系统数据的真实性、准确性、及时性，务必明确各岗位职责，规范各岗位操作流程，制定ERP系统各模块运行及应用考核管理规定。

3.2 加强有效的监督管理

为了加强库存物资管理，确保存货账实相符，可以通过库存数据盘点工作，以确认实际的库存数量，有效地查清库房账面损益，及时发现库房管理存在的问题并加以解决；通过ERP与FMIS财务融合，进一步推进业务数据的真实准确性；通过制定数据管控流程，监督数据的录入和维护。

3.3 加强ERP系统数据归档管理工作

随着ERP系统应用，大量的数据存储在服务器端，占用了大量的存储空间和资源，所以有必要增加ERP系统数据归档功能，并定制长期的归档策略和长效归档机制，确保数据库的总体规模及数据的增长量在可控范围内。同时通过对生产系统服务器升级，实施SLM工具监控系统，以及对系统的性能、备份进行调优等多项措施，提升用户体验效果。

3.4 重视ERP最终用户的培训工作

ERP系统中的数据都是通过人为操作录入系统的，所以业务人员的素质决定数据质量的好坏，提高业务人员自身的业务水平，加强工作责任心，就显得尤为重要。为保证ERP数据人为操作的失误，就要不断地对数据维护人员进行业务培训，并有针对性地进行考核。

3.5 全面了解企业情况

注重协助实施团队工作，帮助实施团队清楚地了解企业基础数据、业务流程。只有实施团队对企业有清晰的了解，才能得到高质量的基础数据。

4 结束语

ERP项目的价值在于系统中数据的真实性、准确性、及时性。但是，在ERP项目实施及应用过程中，企业对ERP系统数据的管理及优化所映射出的问题，只有建立健全数据管理规范机制，并针对暴露出来的问题进行有效处理，不断优化，才能保证ERP系统数据质量，保证ERP系统的应用效果。才能面对行业激烈的竞争市场，为管理层提供快速的决策支持。