应用Excel数据透视表进行学籍管理与分析

罗凌江等

[摘 要] 结合SQL语句，应用Excel数据透视表可以更加广泛、深入地进行数据分析和汇总，可以在学籍数据管理分析和公司的销售业绩、货物管理等方面取得较好的实际效果。

[关键词] Excel； SQL；数据透视表；管理；教学

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 083

[中图分类号] G64 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0140- 06

教学管理中，经常要对大量的数据进行分析、汇总，由此也产生了大量的管理软件，但是，软件再多，毕竟无法解决层出不穷的新问题。因此，管理人员掌握常用的数据库软件的使用，可以及时、较好地解决实际工作中的各种问题，提升工作效率。在众多的数据库软件中，Excel作为普及度最高的软件，拥有着强大的数据管理分析功能，而且随着软件的升级，加入了更多、更强大的功能，掌握好Excel的使用、充分运用其功能，将成为解决实际问题的“利刃”。本文以多次考试成绩的汇总、分析为例，提出应用Excel解决类似问题的思路，并详细讲解实际操作方法。还要指出，本问题的解决，还可应用于公司销售业绩、进出货物管理等多种情形，因此具有相当的普适性。

1 提出问题

大量来自不同地区的人员参加考试，每次组织综合科目和不同的专业科目考试，同时通过综合科目和某一专业科目才能取得该专业执业证书，没通过相关科目的人员可能再参加后面批次的考试，要求汇总分析每一次考试和几次考试的人员通过情况和地区通过情况，整理出几次考试后可取得执业注册证书的人员名单，分析每一考试科目的总体通过情况。

2 思路分析

解决该问题的难点在于整理执业证书人员名单时，必须通过综合和专业考试科目，而这两个科目不一定是在一次考试通过，而且考试的专业比较多。

在分析问题时，也应当看到，结果并不要求对每次考试的具体成绩进行层次分析，这样即可简化我们解题思路，即将通过、不通过定义为1、0即可，而不需要分析具体的考试分数（当然也可通过其他办法来进行考试成绩的定量分析）。

基于以上两个主要方面的分析，我们可以得出，利用Excel的数据透视表来解决这一问题是一个比较适当的方法。因为数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件或OLAP多维数据集等数据源的特定字段中总比信息的分析工具。它是一种交互性报表，可以快速分类汇总比较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看数据源的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出用户感兴趣的区域和明细数据。数据透视表有机地综合了数据排序、筛选和分类汇总等数据分析方法的优点，可以方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。

3 实际操作

在本节中，以分析解决问题为主线，穿插了Excel数据处理中的常用方法。考虑到Excel 2010在数据透视表方面显著的功能升级和强化，本文以Excel 2010版本为平台进行操作。

3.1 整理数据源

准确、规范的数据源是高效分析、正确结果的基础，因此，这项基础工作应当引起足够重视。根据实际问题，将每一次考试数据放在一个Excel文件（工作簿）中，其中的多个工作表分别容纳这次考试中某一考试科目的数据，然后将几次考试的数据（几个Excel文件）放在同一个文件夹内。为方便操作和表达，这里几个文件放在“D：＼成绩分析”文件夹中。

以第一次考试为例，建立一个Excel文件命名为“第1次”，并将相应的工作表命名为“综合科目”“建筑一级”“建筑二级”……如图1所示。

需要指出的是，每张表的结构应当一致，即第一行标题需相同，且不能出现多余的列，否则，在后面的步骤中无法正常进行。