高校内部工程委托审计信息交互管理系统功能需求及框架设计

张蔚

[摘 要] 随着现代信息技术的迅速发展，审计信息系统的构建成为各级审计部门及审计单位的必然趋势。本文根据高校建设工程项目内部委托审计的需求情况，分析和描述高校内部工程委托审计信息交互管理系统的设计思路及设计框架。

[关键词] 高校；内部审计；信息化；功能需求；框架设计

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 020

[中图分类号] F239.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）18- 0029- 04

高校内部审计对于建设项目审计的日益规范化，工程项目审计的电算化水平迅速发展，高校基础建设规模的日益扩大，传统的内部审计的方式已经逐渐显露出“疲态”，同时由于我国经济与法律环境的变化，内部审计部门也必须关注所在单位工程管理过程中的法律责任问题，通过信息交互管理系统的建设提高审计工作效率，明确审计责任，确保审计质量，避免可以预防的工程索赔，降低审计风险成为高校内部工程审计的必然发展趋势。

1 高校内部工程审计现状及信息系统功能需求分析

1.1 高校内部工程审计的现状

1998年我国的高等学校全面开始扩招，高等教育的迅猛发展，同时带动我国高等学校基本建设工程的迅速发展，高校的基本建设项目发展也几乎是在成倍地快速增长。因此高校的工程审计任务也随之急剧增长。目前大多数高等学校的现状和面临的主要问题如下：

（1）高校工程审计任务的繁重并且第三方审计独立性更强，越来越多的工程审计项目通过委托社会中介机构实施审计。

（2）高校工程审计制度正在逐步完善中，缺乏明确的工作程序和审计及相关管理部门的职责权限等可操作性。

（3）高校工程管理部门的责任追究制度少，工程管理不到位，加大了工程审计的难度。

（4）缺少专业审计人员与工程审计的管理方法落后，给审计质量带来风险。

1.2 高校内部工程委托审计项目的管理需求

1.2.1 高效、精细化管理需求

随着高校扩招和基本定型，高校的基本建设趋缓，工程管理逐渐规范化，高校工程审计更多面临的是原有建筑的大修工程和零星修缮工程，项目数量逐年增加，送审总金额也逐年增加，普遍采用的人工、表单式管理无法做到对大量项目进行及时统计和动态监控，需要信息技术进行现代网络化管理。

1.2.2 信息对称化，多部门协同管理的需求

高校工程委托审计中涉及不同的单位、部门主体，主要有工程管理部门、审计部门、造价咨询单位和施工单位4个类型，人工表单式管理通常会有如下弊端：工程审计相关信息在这4个单位之间传递的过程往往会有不对称性，工程审计文件的传递常常有延迟性。因此在网络技术日新月异的今天，使用计算机网络化管理的工程审计信息系统，不但可以快速有效的处理各种工程审计的各种信息、文件，而且可以进行多单位、多部门协同管理。

1.2.3 高校预算管理的需求

高校的预算管理要求越来越高，而工程审计过程中有许多不可预见性的问题，工程审计的进度有时直接影响预算执行情况。配合高校预算管理的需求，工程审计信息化管理平台可以对财务、纪委等相关部门开放查询、监督权限，提供工程审计项目的实时进度状态，工程审计信息系统建设提高了审计工作效率就更大程度地从审计进度方面支持了高校相关工程经费的预算执行。

1.2.4 工程审计工作自身管理需求

高校工程委托审计信息系统的构建，是建立在理清高校工程委托审计的管理思路和管理流程的基础上，进一步可以明晰工程审计过程中的各方责任，从而达到对每个工程审计项目的各阶段的明晰管理。

1.3 审计过程控制的需求

1.3.1 工程审计流程的科学管理需求

随着现行工程造价量价分离的工程量清单管理模式和教育部的建设项目全过程跟踪审计的形势发展，高校工程审计的内容和流程逐渐细致化和复杂化。人工进行工程审计项目的资料和数据的收集、分析和统计越来越不能够满足现代科学管理和信息化管理的需要。

1.3.2 工程审计事前和事中的控制需求

高校工程委托审计管理过程中，由于专职审计人员的缺乏，对于很多工程项目只能做到事后监督，但是造成的弊端就是等到工程进入结算审计阶段，有些事实已经具有法律效率，给高校带来的损失不仅无法挽回，而且事后解决各方争议的过程冗长，审计效率低下。

1.3.3 工程审计过程各阶段工作的时间进度控制需求

工程审计工作过程和建设工程管理过程一样，各相关主体单位的行为存在法律效力，在我国越来越重视法制化社会建设的大环境下，各方主体也将越来越重视审计过程中各方的法律时效性和所造成的法律后果。在网络日益发达的今天，通过信息化系统记录下各个相关主体单位的反馈意见及反馈时间将比使用纸质文件更加准确和高效。

1.3.4 审计质量控制的需求

1.3.4.1 对社会造价咨询单位的考核评价管理

社会造价咨询单位对于高校审计部门来说是受托方，高校审计部门对于这第三方的工作应做出有效的管理，并通过恰当的量化的考核对其工作进行评价。有了信息系统对审计过程中各阶段工作内容及时间节点的记录，高校审计部门就更容易对所委托的社会造价咨询单位进行有针对性的管理和约束。

1.3.4.2 审计部门内部审核控制

高校审计部门内部同样需要有效的内部控制，从而降低审计风险，进一步保证审计工作质量。

1.4 文本及档案管理需求

（1）高校工程委托审计过程中会产生各种文档，包括合同、函件、审计工作底稿、会议纪要、审计报告、审计咨询意见等等。由于可能同时进行委托审计的工程项目有数十或者数百项，进度不一，因此对于这些文档的传递与管理的高效和信息化是工程审计工作亟待解决的问题。

（2）现阶段大多数工程审计的档案管理依旧以纸质文件为主，审计人员查阅起来非常不方便，在信息和网络技术如此发达的今天，能够按照项目归档和查阅的需要进行信息化管理是发展的必然趋势。

1.5 法规库和经验库的需求

（1）工程审计是一项法规性很强的工作，在审计过程中往往会涉及工程建筑及经济方面的各种法律法规，建立系统的法规库进行法规的管理、查询和检索将极大地方便审计人员，并且提高工作效率。

（2）工程审计同时也是一项技术性很强的工作，毕竟我国的建设工程还在不断的前进和发展，而高校的基本建设又具有其特殊性，因此现实与法律规章的冲突依然存在，因此在审计的过程中将一些经典的案例进行收集、维护和管理将会在更加完善的法规出台之前给审计人员一种参考的解决方法。

2 高校内部工程委托审计信息交互管理系统框架设计

高校内部工程审计，并且是委托审计的前提下，针对审计工作过程中的各种需求，建立交互式管理信息系统的构想如下。

2.1 高校内部工程委托审计信息交互管理系统框架

高校内部工程委托审计信息交互管理系统由于用户数量会较多，并且随着现代网络和移动终端的发展，基于B/S （浏览器/服务器模式 Browser/Server 简称 B/S）结构的系统平台[4]，系统管理员通过Access Control设置用户权限，用户根据用户名和密码通过防火墙登陆系统进行相应权限内的操作从而读取数据或将相应内容上传服务器。文件上传之后应该只能被查询、下载，不能被修改或者被重新上传覆盖替换。

现在大多数高校都建立有自己的一套OA系统，因此基于OA系统建立的高校内部工程委托审计系统更容易整合学校内部的信息系统资源，如果所有的信息系统的管理都在高等学校自身，这样建立的信息系统有方便管理，维护成本较低，相关部门间的数据兼容更容易的优点，也有其数据对外的法律效力就弱的弊端。但如果能够将服务器等相关管理委托第三方则优缺点与前者相反。

2.2 主要流程设计思路

2.2.1 总体框架

随着高校内部审计的发展，高校内部工程审计的业务也逐渐细致（见图1），高校初步建立内部审计管理信息系统时，不一定面面俱到，可根据学校自身的审计力量和实际情况进行选取并构建到系统之中。对于在各自学校内部工作流程相同的审计业务流程进行合并，例如图1中跟踪审计中的合同审计和造价咨询中的合同咨询业务可共用一个流程，只需要给不同的项目使用同一流程，但赋予不同的项目属性，也就是“贴”上不同的“标签”方便分类归档与分类统计。

此外，由于各地方开发和普遍使用的计价软件由不同软件公司开发，计价软件本身就是一套非常复杂、较为成熟的系统，并且虽然生成的造价文件的格式有所不同但都可以转化成Excel的通用格式，高校内部委托审计信息化管理系统由于其本身目标偏重于管理，因此可以考虑不将计价的作业软件集成到系统中，而采用将Excel文件导入的方式。

2.2.2 文件传输流程

在审核过程中纸质文件和电子文件的传递过程如图2所示：信息系统中传输电子文件的传输更能体现各方的独立性；信息系统中电子文件的传递过程比纸质文件更加快捷。

施工单位将电子化的资料通过网络上传到系统，高校工程管理部门收到纸质文件后对相应项目文件进行初步审核，审核通过后打印项目审计申请表并提交校审计部门，审计部门进行审核后委托社会造价咨询机构进行符合性和实质性审核，社会造价咨询机构将审核后的文件上传到系统，审计部门、工程管理部门、施工单位则收到系统提醒，三方可以同时查看审核后的文件，并分别提交回复意见，必要时审计部门组织会议进行协调，直至在坚持审计原则下各主体无异议，社会造价咨询机构出具审计报告提交审计部门，高校审计部门则按照校内规定进行后续的工作。

2.3 高校内部工程委托审计信息交互管理系统模块及功能设计

根据前文所述的高校内部审计部门的各种需求可以设计高校内部工程委托审计信息交互管理系统的基本模块构架和功能：

（1）系统管理模块。该模块主要用于系统管理员对于不同用户的权限设置，数据导入导出、备份恢复、审计信息的Web发布等。

（2）流程管理模块。对于不同的业务流程进行设计、测试，用于项目管理过程。针对不同阶段、不同性质、不同的关键点要求的不同可以有所改变。这样就能够在审计工作不断的发展中根据工作需要不断创新而不用重新构建新的信息系统。

（3）项目管理模块。该模块以项目管理为主线，以高校审计部门为主体，工程管理部门、社会造价咨询机构和施工单位参与审计过程的交互式管理。功能包括项目的状态查看、立项、委托、审核、评价，各种文档管理浏览、下载、统计，审核过程中各种文件的流转、审批、共享和预警。日常工作的日程安排和提醒。

（4）文档管理模块。该模块中可设置审计过程中的常用文档、表单范本，对项目中的文档、表单进行查询、管理、审核、汇总、统计和输出。审计部门可以将合同、函件、审计工作底稿、会议纪要、审计报告、审计咨询意见等大多数文档经验化和模板化，根据不同项目的不同情况进行调用和修改。

（5）档案管理模块：按照项目进行项目文件归档、整理、查询、统计、下载，当项目完成结束时自动转入归档模块，将所有该项目电子文件汇总编号后存入数据库，同时支持对档案目录、封面的编辑和项目信息自动生成等。

（6）知识库管理模块。分为法规库、经验库、造价信息库。设置批量导入、更新和查询功能。

高校内部工程委托审计信息管理信息系统的构建将有利于高校内部审计的转型与发展，有助于提高高校内部管理部门协同进行工程管理的配合程度，有助于提升高校内部工程审计效率与审计质量。本文仅针对现阶段的高校内部工程委托审计工作需求提出交互信息管理系统的框架设计设想，展望大数据与云存储日益发展，期待未来高校间工程审计的分析数据和经验数据可实现共享，进一步提高工程审计的科学管理水平。

主要参考文献

[1]张磊. 审计项目管理软件的需求分析与架构设计[D]. 天津：天津大学，2005.

[2]谢松.高等学校建设项目后评价研究[D].重庆：重庆大学，2011.

[3]刘强.高校基建工程审计的现状及对策分析[J].中国科技纵横，2010（21）.

[4]史成刚. 高校内部审计管理信息系统的设计与实现[D]. 吉林：吉林大学，2011.