浅谈信息化环境下中小企业会计档案管理问题

刘锦萍 王雪

[摘 要] 随着信息技术的普及，会计核算逐渐由传统手工记账演变为信息化方式。会计档案的保存方式也发生了质的飞跃——由原来的纸质保存演变成为磁性介质和纸质并存，这些变化对会计信息的保存提出了新的挑战，也对会计档案保管提出了新要求。本文着重分析了信息化环境下中小企业会计档案管理的现状，并对中小企业会计档案管理中存在的问题进行分析，最后提出解决问题的具体措施。

[关键词] 中小企业；信息化环境；会计；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 17. 018

[中图分类号] F232；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）17- 0026- 03

1 信息化环境下中小企业会计档案管理的现状

1.1 电子介质存储在中小企业中占据主导地位

在网络环境下信息技术是企业责任人获取会计核算信息的重要途径，利用会计信息化技术有利于提高企业的核心竞争力，解决会计核算中存在的“孤岛”现象，也可以提高企业会计决策能力和企业财务管理的水平。

传统的会计档案只是以纸质保存保管，即纸介质是企业保存会计档案的唯一方式。随着信息时代的发展，电子计算机技术得到了普及和应用，在信息化环境下，中小企业的会计档案早已经不是单一用纸来保存了，现在的存储介质还包括以计算机为基础的财务会计核算软件。随着信息技术的不断发展，会计核算档案用电子介质保存的中小企业会越来越多，并最终占据重要地位。

1.2 中小企业利用电子介质存储更加便捷

会计信息化环境下，会计档案是依靠信息技术生成的，其会计核算信息储存方式的便捷性特征非常明显，在传统的会计核算中，信息大多数是依托手工处理生成的，而会计信息化下的会计档案则是由电子计算机系统在核算完成时自动生成的，会计信息系统会依据会计人员录入的凭证、会计账簿或其他会计数据进行智能化分析，最后可以生成相应的会计报表。另一方面，当对应的会计数据出现不对应或错误的状态时，系统会根据录入的错误情况进行预判并进行预警和提示修改，保证软件输出结果的客观性、安全性和真实性，从而在一定程度上能够避免一些中小企业做假账或者偷税漏税的行为。

1.3 企业会计信息化档案管理存在不安全因素

一方面，电子信息档案存储在电子介质中，而且大量的会计信息高度集中在一个便携式的设备中，这就可能为职业道德水平不高的会计人员提供很大的便利来篡改会计信息，由于中小企业有一些具有登录权限的会计人员拥有账号和密码，这就可能导致电子会计核算数据被恶意篡改后不会留下作案痕迹，而且难以使重要的会计数据复原，这就增加了中小企业会计核算数据造假的风险。另一方面，储存会计核算信息的介质的质量、会计数据存储有一定的有效期、软硬件维护和更新等诸多问题都可能增加会计数据的安全风险。中小企业中传统的会计档案是纸质的原始凭证、会计账簿和会计报表等原始资料，这就会占用大量空间，档案室需要配备专门的档案管理员，而且管理这些会计档案容易出错，与此同时，查阅这些档案也非常困难。此外，用于存储会计电子档案的硬盘、光盘等介质多为磁性介质，而磁性介质对外界环境的依赖性很强，这需要注意防水、防火、防潮、防磁，还要谨防被会计人员恶意修改。所以，必须加强会计数据的权限管理，否则就会造成难以估量的损失。

2 信息化环境下中小企业会计档案管理存在的问题

2.1 领导层的重视程度不够，资金投入不足

我国的会计信息化尚处于初级阶段，我国各个行业的中小企业都在不同程度上采用了会计电子档案，然而，我国一些中小企业的负责人和会计工作人员的管理观念仍然没有转变，会计信息化档案保管的意识淡薄，对会计信息化档案的重视程度不足，不能依照会计信息化档案的特点按时将相关的电子原始凭证、电子记账凭证和电子会计报表等重要会计数据从企业会计系统中保存到企业外部存储器当中，审计人员不能按时对电子会计档案进行查证和验证，一旦操作员操作失误就有可能造成信息被大量删除，可能导致难以挽回的损失。

对于我国当前的中小企业来讲，电子会计档案的信息化管理是一项极为复杂的系统工程，这就需要企业投入大量的资金来进行本企业网络平台数据库建设，实现制造环节、配送环节、销售环节、工资发放环节的交互和企业资源的共享，从而发挥各个电子信息管理系统之间的协同工作效应。但是，从当前的一些中小企业投入的资金量来看，研究经费投入不足的问题比较常见，企业的信息化网络平台建设和管理的流程相对滞后，各个中小企业的子系统之间的资源配置不够合理，子系统相互之间的协同能力较差，无法在各个环节之间形成交互和沟通，从而使中小企业会计核算数据被破坏或者丢失。

2.2 管理人员的职业道德和专业能力有待提高

从职业道德方面来讲，由于使用的是便于携带的电子介质的存储设备，这就给一些职业道德水平不高的会计人员和中小企业管理人员提供了违法的可能，他们可能经受不住经济利益的诱惑，进行非法买卖企业会计数据的犯罪行为，因为会计档案属于重要的商业机密。据新浪网报道，安徽一家公司的会计主管王某某被无故辞退之后，以其存放在U盘中的企业核心商业机密相威胁，索要人民币10万元。一周之后，王某某如愿得到公司支付的10万元人民币后，被埋伏在附近的警方抓获。王某某因涉嫌敲诈勒索罪，被警方刑事拘留。据后来报道，王某某勒索的10万余元已被成功追回。这一典型的事例充分说明了中小企业的档案管理人员特别是电子档案管理人员职业道德的重要性。

从专业能力方面来讲，当前中小企业会计信息化档案的管理急需综合型人才。然而，大部分会计人员虽然接受过高等教育或实操能力培训，业务能力提高了不少，但是距离会计信息化管理所要求的高度专业性还显得不足，这些不足也成为了我国中小企业推广会计档案信息化管理的巨大瓶颈，阻碍了中小企业信息化环境下会计档案管理工作的顺利开展，所以中小企业非常需要寻找综合型人才。会计信息化环境下电子数据档案的有效管理是基于互联网的高效率运用，而互联网本身的安全性要想得到很好的保证，迫切需要专业的计算机系统维护管理员和互联网安全管理员进行常规的维护。然而，目前我国很少有中小企业能够专门设置这样一个工作岗位专门聘用专业性要求极高的计算机系统和网络系统的维护人员，绝大多数中小企业的做法就是将本企业的会计管理人员进行短期的培训，由会计管理人员兼任企业计算机系统的维护人员。由于会计核算人员在很短的时间内掌握计算机系统的维护技能很不现实，这样势必会使他们在工作中出现操作失误，增加企业的检查风险。

2.3 内部控制制度不够完善

传统环境下的会计档案保存只包括手工会计档案。然而随着信息时代的发展，这种会计档案保存方式已经不能适应当前的经济环境。会计信息化使得日常的会计核算更加客观与精确，但是由于缺少专业而且规范的关于会计信息化档案的内部控制，大多数中小企业的电子会计核算档案都交给会计信息化管理员保存，但是会计信息管理员终究不是具有专业管理知识的会计档案管理员，难免会产生中小企业会计核算电子数据和其他有关的重要会计原始凭证、记账凭证没有按时归档的现象。会计核算档案管理的内部控制不够完善导致会计档案管理人员的工作范围不够明确，可能会造成会计核算档案被人为破坏或受到不可抗力的损害，使得会计档案信息不够准确和客观，损害了中小企业和广大投资者的利益。

3 解决中小企业档案管理问题的具体措施

3.1 加强企业的系统环境安全和数据备份工作

会计核算软件所生成的电子会计档案是会计信息化环境中最重要的产物，因此，中小企业需要采用先进的存储设备进行储存。截止到目前，我国大部分的中小企业仍然使用纸质介质和电子介质共同保存的方法，一旦电子介质储存的会计档案显示错误，企业可以用存放在档案室的纸质档案加以挽回。由于电子信息会计档案磁性介质的特点，应该采用AB备份法来进行企业会计档案数据的备份，备份生成的各种文件应该写清备份的时间、地点和管理人员的姓名和联系方式，并且做到按时、及时、定期的备份。企业应该购买质量过硬的磁性介质设备，备份硬盘和存储硬盘要分别锁在不同的房间，钥匙由专人进行保管。同时需要尽量避免阳光直射，远离污染源，远离具有磁性的物体是最为需要注意的。批准保存入库的储存会计信息化档案的存储设备需要放在特殊的密闭的盒子里，按一定顺序摆放，这可以预防挤压变形和由于不可抗力所产生的破坏，存储设备的盒子应该放在特殊的能够防磁而且坚固的保险柜内予以保存。

目前，人们还没有成功开发出可以拦截所有恶意程序攻击的防火墙。因此，想要保证会计信息化档案的安全，就要完善本企业计算机系统和局域网系统的杀毒软件与防火墙，管理员应该进行定期更新杀毒软件以保证使用最新的病毒数据库来预防电脑病毒，防止企业重要的会计专用微机遭受恶意程序的感染，企业也应该对计算机管理人员进行定期的计算机专业知识的培训，帮助他们提高计算机的危机处理能力。

3.2 重视培养档案管理人才，提高会计人员的专业素质

为了推广会计信息化档案管理、提高会计核算信息的客观性和便捷性，我国的中小企业应该加大对会计信息化档案管理方面的投资，建立并完善先进的企业系统平台，采购系统安全设备和会计档案系统所必需的储存设备，努力研发与本企业采购、配送相适应的财务信息处理数据库，加强各个数据库之间的联系，实现各个子数据库之间的资源共享。同时，中小企业还应该借鉴国外企业先进的企业会计信息化管理经验和信息化会计档案的保存方法、管理方式和管理技术，为专门负责企业会计信息化档案的管理人员提供补贴和特别培训基金，从硬件方面和软件方面来保证企业会计信息的客观性和便捷性。

中小企业中对会计信息化档案的保管工作和管理人员的专业知识要求很高，这就需要企业引进综合型人才。我国中小企业可以从高等院校应届毕业生中聘用对现代数据库技术、财务核算业务和便携式档案管理较为精通的综合型人才到本企业担任信息化会计档案管理专门人员；也可以对本企业负责会计档案保管的人员进行定期再教育，而不是简单地上两堂课，使他们在一定时期综合提高专业胜任能力，增加他们对电子会计档案的管理经验。除此之外，中小企业还要联合当地政府的财政部门和税务部门对会计信息化档案管理专业人员进行再教育，补充最新的职业道德知识进而使他们形成遵纪守法的观念。

3.3 建立和完善内部控制制度

内部控制制度是指中小企业的各个管理层面为了保证本企业经济数据的安全性，保证会计数据的正确性，协调会计管理行为，管理会计活动，充分利用本企业内部的不同分工而产生相互制约的关系。同传统企业的内部控制相比较，会计信息化环境下的内部控制制度范围更加广泛，中小企业应着力优化管理条例，建立健全风险控制措施，加强企业风险管理，同时还应该研发通畅的信息联络系统，加大监管力度。这些是保证信息化会计档案安全性的最有效措施。

4 结 论

本文较为具体地论述了信息化环境下中小企业会计档案管理问题。中小企业应充分认识到会计信息化档案具有多样性、便捷性、客观性和不安全性的特点，针对我国中小企业会计信息化档案管理工作投入资金不足、管理人员专业素质不高和内部控制不完善等问题，加强系统安全、重视培养专业人才、增加研发投入和完善内部控制。只有通过上述措施，以及政府、中小企业和监管部门的共同努力，才能使信息化环境下中小企业的会计档案管理问题得到更好的解决。

主要参考文献

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