新时期高校档案管理优化的路径探析

穆新参

[摘 要] 为适应当前教育改革形势，高校应该开辟新路径，优化高校档案管理工作，实现管理模式、管理思路与管理手段的优化，实现高校档案管理的规范化，提高档案管理效率。本文探析新时期高校档案管理优化的路径。

[关键词] 管理优化；路径；档案管理；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 057

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）21- 0076- 02

新时期优化高校档案管理工作，不仅能够提升高校档案管理质量水平，也可以扩展高校发展眼光，使高校可以通过档案管理工作，及时制定适应高校自身发展的政策、制度，满足新时期高校改革的需求，同时也可以提升高校档案工作的价值。

1 优化新时期高校档案管理工作的意义

优化新时期高校档案管理工作，不仅可以确保高校档案管理体系能够更加适应现代化的社会发展需求，也可使高校紧跟时代发展步伐不断前进，有助于提升档案管理质量。应用现代信息技术，优化高校的档案管理工作，并采用网络媒介实现信息传播，不仅可以提高档案信息的传播速度，还可以有效改进传统档案服务的模式，提高高校档案服务人员的创新服务意识，有效拓展新时期高校档案信息资料的传播空间。提高高校内部档案部门的管理水平，避免档案文件损坏，提高高校档案的存储量，减轻高校档案管理人员的工作压力，使高校档案管理更加专业化，提高高校档案工作服务水平。

2 高校档案管理优化的具体思路

首先，在高校档案管理中，应建设高校档案管理体系，更新高校档案管理的观念，解放思想，更加注重对档案资料的收集、档案资料整理以及技术保护档案的工作，还需要积极开发针对档案管理的应用检索工具，克服高校档案馆的错误认识，能够本着“以人为本，主动服务”的管理理念，从而满足高校中管理者、教师以及学生的档案需求[1]。其次，应该优化高校档案管理方式，面向用户，接近用户，拉近馆员同用户之间的关系，加强人才队伍建设，提高队伍素质，建立合理的激励机制，提升高校档案管理效率。再者，优化高校档案的管理模式，可以将档案管理工作从高校的其他管理部门中分离出来，成立专门管理高校档案的职能部门，同时可以加强档案管理中的前瞻性建设，为档案管理营造良好工作氛围。最后，可以优化管理手段，注重管理手段的多样化，科学化、信息化管理高校档案，提升管理质量。

3 优化高校档案管理的路径

新时期高校应优化档案管理工作，加强档案管理信息化建设，提高档案管理质量。

3.1 高校档案信息化建设

在新时期高校的档案管理中，高校的领导一定要发挥带动作用，提升高校档案管理在实际工作中的地位，转变传统手工管理高校档案资料的方式，应用现代化计算机技术管理高校档案，营造出良好的档案管理信息化建设环境[2]。加大对软硬件的投入，在高校中建设现代化计算机管理系统，有效地推动高校档案管理信息化，为新时期高校档案管理工作提供便利，可以利用网络信息技术管理高校档案，以更加高效、实用的档案服务方式，使高校档案资料可用性得到提升。

3.2 提高高校档案管理效率

加强档案管理方面的信息资源整合，统一管理高校档案资源。在高校档案管理优化中，可以制定相应的制度规范，充分发挥高校档案的作用，提高其使用率。加快高校档案的数字化、网络化和自动化建设，做到档案的归整和接收同步，保证档案完整。

3.3 提升档案管理人员素质

新时期高校档案管理优化中，可以以人为本来优化培养档案管理人员，提高高校档案管理人员的现代化计算机操作水平[3]；引进高水平的网络技术人员，使档案管理人员可以与网络技术人员进行有效沟通，还要定期对高校档案管理人员进行计算机技术、信息网络技术培训，强化他们在电子档案制作、电子档案接收以及保管应用等方面的技能，提高档案工作人员的业务素质。完善档案管理中的激励机制，可以通过竞争上岗的形式，激发档案管理人员在工作中的积极性、主动性，提高档案工作人员的服务意识。

3.4 充分利用高校档案资源

高校档案记录学校的历史，多源于日常教学、科研、管理的过程中，能够反映学校发展状况，是不可再生的珍贵资源。因此，在优化管理中，可以将高校档案资源用在学生素质的考核、学校实力的鉴定、师资力量的证明上，可以面向需求创建档案信息知识共享平台，使受众可以通过网络媒介更加方面有效地找到需要的档案信息，以最优的方式进行档案信息服务工作，以通俗易懂的语言形式，实现高校档案信息的传递，使高校档案资源得到充分的利用，提升高校的知名度，扩展高校的发展道路。

4 结 论

综上所述，为适应当前我国新时期的发展需求，应优化高校的档案管理工作，探寻优化高校档案管理的路径，提高档案管理工作效率，确保新时期高校档案信息的完整性，使充分发挥高校的档案信息资源的作用。

主要参考文献

[1]程巧玲. 事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J]. 科技优化导报，2011（20）.

[2]王慧桢. 基于电子信息技术的企业档案管理研究[J]. 科技风，2010（22）.

[3]侯贤祥. 高等学校财务档案信息化建设存在的问题及应对策略[J]. 财会研究，2011（10）.