档案管理规范化的探索

孙新立

[摘 要] 我国经济不断发展，对于档案管理的要求也在提高，档案管理工作已经从原来的简单保管发展为开发各种新的技术和设备来对档案信息资源进行管理和利用。本文主要探究实现档案管理规范化的有效措施。

[关键词] 档案管理；规范化；探索

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 052

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）21- 0070- 01

档案指的是将自然和社会等各种资源和知识等进行归纳和总结，其中包含着十分丰富的自然信息资源和社会资源等[1]。档案的规范化管理是需要使用较为科学的原则和方法来对档案信息进行科学地规整管理与利用的一种社会化性质的服务工作。档案管理的基本任务是实现档案资料的科学化管理，能够满足社会的需求。由于经济的不断发展，人们对于档案管理的需求在不断增加，人们对于档案管理工作更加重视了[2]。

1 当前档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理的理念落后

目前，很多档案管理工作人员对于档案管理工作存在一定的偏见，档案管理观念陈旧落后。很多档案管理的工作人员依旧认为自己只是简单的仓库管理人员，只需要将资料收集整理好就可以了。但是，随着现代经济的发展，档案管理工作日益重要，档案管理工作不再是以前简单的仓库管理员的工作，而是需要涉及很多新技术的运用。很多档案管理工作人员在观念上不能对档案管理重视起来，导致其自身一直处在一种松懈的状态，管理观念也十分落后，缺乏足够的创新意识，不能科学地进行档案的管理。

1.2 档案管理的技术落后

目前，很多地区的档案管理工作完全没有应用一些新的设备和新的技术，主要原因在于其对于档案工作的重视不够，资金投入极少。很多地方档案管理方面的基础设施非常不完善，甚至很多档案室连一些基本的安全指标都无法达到，这些因素都严重阻碍了档案管理工作的进行。我国有些地区的档案管理工作依旧使用一些传统的工作方法，不能充分使用一些先进的设备和工作方式，缺乏档案开发的意识。另外，还有一些档案室虽然配备了一些先进设备，但是管理人员却没有实际运用，那些设备成为了摆设。

1.3 档案管理人员综合素质不高

档案管理工作人员需要具备很强的责任心，对其综合素质方面的要求也很高。目前我国很多地方的档案管理工作人员专业技能方面普遍偏低。随着时代的发展，社会对于档案管理工作人员在综合素质方面有了更高的要求，但是很多档案管理工作人员目前并不能达到这些要求。

2 档案管理规范化措施

2.1 提高对档案管理工作的认识

很多档案管理工作人员对于自身的工作缺乏正确的认识，是导致档案管理工作不能和社会发展相适应的主要原因。因此，为了促进档案管理的规范化，需要提高对档案管理工作的认识。档案材料涉及很多的文字和图像等资料，这些资料是与社会和经济发展密切相关的资源。档案管理工作人员首先应提高对于档案管理工作的认识，并具有很强的责任感和使命感，对档案管理工作实现规范化管理。在档案管理的制度方面，应该建立较为完善的管理制度，落实责任。

2.2 增加对档案管理工作技术方面的支持

档案管理技术和设备等都需要得到一定的支持，应该增加对档案管理工作的资金投入，引进新的技术和设备，实现档案管理工作的创新。现代档案管理工作应该逐渐向信息化管理方向发展，因为目前社会的信息化程度已经达到了一定的高度。另外，针对一些不会使用新设施的工作人员，相关的管理部门应该对员工进行相关技术知识的培训，并加强档案工作的信息化建设。相关的管理人员应该彻底改变原来手工操作的方法，建立电子信息档案，这样能大大方便档案的收集和查阅等。因此，档案管理相关的工作人员需要在技术方面给予支持，这是改善档案管理工作的重要措施。

2.3 提高档案管理工作人员的综合素质

要想规范档案管理工作，还需要切实提高档案管理工作人员的综合素质。首先，档案管理人员需要明确各自的工作职责，并建立相对比较完善的人员管理制度。其次，还要定期对档案管理工作人员在知识技能等方面进行培训，让他们尽量掌握一些新设施的使用方法，在日常管理工作中充分加以应用。另外，对于一些新引进的技术和设备，需要首先对员工进行专业知识的培训，不仅要让他们掌握如何使用那些设备，还要掌握如何建立电子档案等技能。

3 结 语

档案具有重要的信息功能，档案管理的规范化是促进档案发挥其重要功能的主要方法[3]。目前，为了改善档案管理现状，需要改变档案管理工作理念，还要加大投入资金等，加大对于档案管理工作人员的培训力度，以更好地实现档案的规范化管理。笔者主要分析实现档案管理规范化的措施，为促进档案管理工作的顺利进行提出建议。

主要参考文献

[1]张玉晓.“三龄一历”在干部人事档案工作中的认定及管理[J].河北企业，2014（6）.

[2]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2012（4）.

[3]徐静波.档案信息网管理中知识管理的应用[J].现代交际，2014（6）.