试论企业电子文件与电子档案管理

刘宁

（中铁十局集团有限公司，山东 济南 250101）

试论企业电子文件与电子档案管理

刘宁

（中铁十局集团有限公司，山东 济南 250101）

电子文件及电子档案管理在现代企业管理中发挥着越来越重要的作用，提高电子文件及电子档案的管理水平，实现其标准化、规范化，是企业快速、科学发展的可靠保障。加强企业电子文件与电子档案管理，就是要做好电子文件的组织管理、收集积累及电子档案的移交整理、保管备份、提供利用等方面的工作。

电子文件；电子档案；纸质档案

随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大有取代纸质文件的发展趋势。保护好这些电子文件，利用好这些电子档案，维护其完整性、真实性和长期可读性，使企业文化及经营成果得以传承，是电子文件及电子档案管理的主要价值所在。

一、电子文件及电子档案的概念

电子文件指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括企业在生产、经营等活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件完成归档后，由档案部门界定归入电子档案库的电子文件及其元数据和背景信息，即形成电子档案。概括来讲，电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸制档案相对应，相互关联通用的电子图像文件集合。电子档案要遵循可读性、真实性、完整性、保密性等原则。

二、电子文件的管理

（一）切实加强组织管理，明确管理职责

为保证电子文件的有效管理，强化对电子文件归档的管理意识，应建立健全电子文件及电子档案的组织管理制度，明确管理职责。建立由分管档案工作的领导全面负责，以档案部门为核心、专兼职档案员为基础，科技（信息）部门提供技术支持的工作网络，保证及时沟通、解决在电子文件生成、归档与管理过程中出现的问题。具体来说，即由各单位档案部门负责电子文件管理制度的制定与实施，负责对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等环节实行全过程管理与监控，在办公自动化软件和电子文件归档管理系统之间配置无缝链接归档接口，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证电子文件各个环节的连续性以及电子文件的真实性、完整性和有效性。文档管理人员负责按照档案管理的要求，将电子文件归档与管理纳入本单位信息化建设中，认真积累整理本部门、本单位形成的电子文件，及时有效地完成电子文件的归档工作，并对电子档案和电子资料的管理和提供有效利用；各单位科技（信息）部门要为电子文件归档与电子档案管理提供技术支持。

（二）加强电子文件收集，注重资料积累

电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础，电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。电子文件的收集由电子文件的形成单位负责，电子文件的形成者应从源头上加强对电子文件的收集和积累。正式电子公文包括发文和收文。发文应归档的节点内容有：正文、拟稿签发单、保留修改痕迹的底稿、发文处理单、分发记录等；收文应归档的节点内容有：正文、收文处理单、分发记录等。其他不属于正式文件、但有归档价值的的电子文件，在收集时应该特别注意。如：记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿一并保存；当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集；对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

三、电子档案管理

（一）规范电子档案移交，扎实归档整理

电子文件的移交和归档工作由电子文件的形成单位负责，归档方式有两种，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档实时进行，经OA办公平台流转的电子文件应办毕即时归档；物理归档定期进行，非经OA办公平台流转的电子文件应通过办公自动化系统通过网络或采用存储载体（如光盘、硬磁盘、U盘等）于次年6月30日前向同级档案部门移交。档案部门应对各部门兼职档案人员移交的归档电子文件进行审核和鉴定，对归档电子文件提供不完整或无效版本的，将视情况提出修改意见并退回重新整理。审查合格后，档案部门对所移交的电子文件的价值和保管期限进行划分，在确保其真实、完整、有效、可读、安全后，与移交部门办理归档电子文件移交手续，双方核对电子文件移交清册，确认无误后签字盖章，移交清册双方各存一份。归档电子文件以“件”为单位，参照纸质档案有关归档范围和保管期限的规定进行整理，明确其归入档案库或资料库。同一全宗内按照年度—保管期限—机构或保管期限—年度—机构的分类方法进行整理。档案部门应对公文类电子文件的责任者、机构、保管期限、是否上网、移交人、年度、文号、形成日期、归档日期等著录项进行审核和完善，其他类型的电子文件也应按照相关规定进行整理，确保归档电子文件背景信息和元数据内容真实、完整、有效。对具有永久和长期保存价值的归档电子文件，实行电子档案、纸质档案“双套制”同步归档，并使两者建立互联。

（二）重视电子档案保管，稳妥安全备份

电子档案的保管，即存储电子档案、资料的服务器应使用专用的、独立的服务器，归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。且应当注意：归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离；保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求；保管环境温度选定范围：18℃—26℃；相对湿度选定范围：35%—55%。归档电子文件载体要避免阳光直接照射。电子文件收集的格式应以便于长期存储和安全可读为原则，文本类电子文件可采用DOC、DOCX、TXT、XML、EXCEL等为存储格式；图像类电子文件可采用JPEG、TIFF等为存储格式；视频和多媒体类电子文件可采用MPEG、AVI、DVD等为存储格式；音频电子文件可采用WAV、MP3等为存储格式。档案部门每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查，对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。为保证电子信息的安全，电子档案、资料应实行定期备份制度，由各单位的科技（信息）部门负责。备份方式包括增量备份和全盘备份。增量备份至少每天进行一次，全盘备份至少一周进行一次。重要的电子档案还应实行异地备份，异地备份的距离不少于500公里。电子档案、资料服务器如遇黑客等外界“攻击”，应立即关闭服务器电源，切断网络传输媒介，防止电子档案信息丢失和外泄，待排除问题、确保安全后方可重启服务器。

（三）积极探索电子档案利用，充分发挥潜力

电子档案的利用，是在符合保密要求的前提下，通过不同的权限控制，最大限度地发挥电子文件的价值。电子档案、资料在本单位办公网络同一“域”内，面向本单位内部使用。如公司领导可以查看股份公司各种类型的电子档案、资料及相应的收、发文处理记录等。原则上凡属于公开的、普发性的通知、规章、制度、办法、网络电报等正文和附件都应面向本级单位内部开放利用，涉密的电子档案、资料利用时应与互联网隔离。收、发文处理记录和涉及公司财务资金、战略规划、纪检监察、经营开发、科技成果、会议纪要、请示、批复等内容的电子档案、资料不属于开放范围。确需利用超出权限范围的电子档案及资料，须经本级档案主管部门审核同意后方可利用。归档电子文件的封存载体不得外借，档案部门可提供纸质复制件，办理程序执行纸质档案借阅的有关规定。利用者应在利用电子档案、资料时应对其安全性负责，严防电子档案、资料信息内容被非法篡改和外泄。档案部门应对电子档案的利用应记录备案，并建立台账。

综上所述，电子文件及电子档案管理在现代企业管理中发挥着越来越重要的作用，提高电子文件及电子档案的管理水平，实现其标准化、规范化，必将成为企业快速、科学发展的可靠保障。

（责任编辑：王友才）

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2095—7416（2014）02—0083—02

2014-03-20

刘宁（1976-），女，山东济南人，大学学历，中铁十局集团有限公司办公室文档科科长。