高职院校档案管理工作的转型升级研究——以江苏商贸职业学院为例

王秀峰

( 江苏商贸职业学院，江苏 南通 226011 )

高职院校档案管理工作的转型升级研究
——以江苏商贸职业学院为例

王秀峰

( 江苏商贸职业学院，江苏 南通 226011 )

以刚升格的江苏商贸职业学院为例，分析了目前学院档案管理工作的现状和存在的问题，阐述档案工作转型升级的重要性和必要性，并结合学院工作实际，探讨档案工作转型升级的措施。

高职院校；档案管理；转型升级

江苏商贸职业学院(下简称学院)于2013年晋升为高职院，升格后，学院针对在办学规模需要进一步扩大，管理水平需要进一步提高的实际情况，学院正按照高校管理要求推进各项改革，完善各项制度，规范各项管理，档案管理作为学院的一项重要的基础性工作，必然要与其他管理工作同步转型升级。学院如何按照高校档案管理工作的要求，做到档案工作与学院建设同步发展，主动服从和服务于学院中心工作，及时转型升级，更好地为学院领导决策、为广大师生、为社会提供更加便利的服务，充分发挥档案的利用价值，是摆在学院档案工作面前亟需解决的课题。

一、档案工作的现状和存在的问题

多年来，学院档案工作在领导和部门的重视和支持下，在高职院校的建设发展过程中发挥了重要作用，为领导决策、为学院教育教学、评估工作及广大师生员工提供了较好的服务。但是，档案管理工作无论是在硬件建设方面还是在软件建设方面离高校管理要求还存在一定差距，不能满足高职院发展需求，亟需加快档案管理工作转型升级。

目前，学院档案工作存在的问题主要体现在：一是全员档案意识还不强。教职工对档案工作重要性的认识还不到位，多数认为档案工作仅仅是档案工作人员的事，与自己没有关系；二是现有档案管理基础还比较薄弱。学院正在建设之中，档案硬件设施暂时还不能满足现有档案管理的各项要求；三是档案人员队伍建设还不够稳定。专业人员短缺，学院实行二级管理后，兼职档案人员大多数是新手，对档案工作还不了解，缺乏实践经验，档案管理队伍整体水平还亟待提高；四是档案信息化管理水平还比较落后。学院档案信息化建设和应用还处于起步阶段，档案数字化建设还有待加快推进；五是档案资源的开发和利用还处于较低水平。学院有质量的、深层次的档案资料较少，不能满足学校领导决策和为部门主动提供有价值资料的需求。

二、档案工作转型升级的必要性

(一)档案工作转型升级是学校建设和发展的需要。档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是维护历史面貌、记载学校发展过程的一项重要的基础性工作，科学、规范管理档案是衡量学校办学能力和管理水平的重要标志，也是教学水平评估的重要内容。伴随着学校办学水平提高，教育教学及行政管理工作进一步规范，档案工作面临新的机遇和挑战。2013年升格为高职院后，学院在办学规模、招生对象、管理模式等方面都发生了较大变化，无论从管理还是教学科研，对档案工作的重视和关注越来越多。学院的各项改革正在逐步推进和深化，同时学校的发展也给档案工作提出了新的要求。档案工作迫切需要转型升级，并与学院各项工作同步建设、同步发展。

(二)档案工作转型升级是档案工作自身发展的需要。档案工作有其自身特点和发展规律，“随着社会的进步而进步，随着社会发展而发展，必须与社会发展相适应”。[1]改革创新是档案不断发展的必然趋势，2014年全国档案工作会议明确要求，档案工作要在改革创新，把握规律、强化管理、科技强档、人才兴档等方面有提升，努力推动档案事业科学发展跨越发展，体现了档案工作主动适应社会发展，也是实现档案工作为党管档、为国守史、为民服务的职责所需。因此高校档案必须不断创新工作思路，严格规范档案管理，丰富档案资源，拓宽服务功能，努力提高档案利用服务的质量和水平，使档案工作与其他各项工作互相促进，协调发展。

(三)档案工作转型升级是社会服务的需要。“多年来的实践证明，围绕中心、服务大局是档案工作的永恒主题，也是档案部门的价值所在，是任何时候都必须坚持的一条基本原则。”[2]学校升格后，在人才培养、科学研究和社会服务方面将承担更重要的责任，档案工作需要实施“服务先行”的理念，把“后台”服务功能向“前台”推进，更好的变被动为主动，以服务统领档案业务工作，以服务指导提升业务水平。高职院校档案工作也只有尽快转型升级，把满足服务需求作为档案工作的出发点，不断改进服务方法，创新服务方式，提高服务能力，才能更好发挥作用、实现价值。

三、档案工作转型升级的思路

根据高校档案管理要求，结合学院实际，高职院档案工作转型升级要做好以下几方面的工作：

(一)转变思想观念，把“三线”服务转为“一线”工作。党的十八大报告指出，“文化实力和竞争力是国家富强、民族振兴的重要标志，要坚持把社会效益放在首位、社会效益和经济效益相统一，推动文化事业全面繁荣、文化产业快速发展”[3]。高校是知识与文化的重要载体，并越来越多地被全社会所关注，不能再把档案工作当作高校内部管理的末端，而应该视为高校服务的起点。

档案的价值在于提供利用，档案人员首先要转变思想观念，通过提高档案的查考利用价值，将“死”资料变成“活”资源，告别“坐等上门”，“看摊守业”的思想，要主动地从“三线”走向“一线”，面向社会、服务大众，面向当前、服务未来，“努力把档案室建设成为学院信息资源的中心、校情教育的基地和对外服务的窗口”，使档案工作“有为有位”，为学院党政管理、教学科研提供服务，为社会作出贡献。[4]

(二)转变服务方式，变被动服务为主动服务。档案工作要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，要逐步转变以重学校利用、轻个人利用，重为组织服务、轻为师生服务的传统观念，立足利用服务是宗旨，做到学校中心工作在哪里，档案工作就延伸到哪里，服务工作就跟进到哪里，改变过去“坐等服务”“等人上门”的被动方式，积极主动寻求创新，抓住学院数字化校园建设的机遇，突出档案对外提供服务的窗口功能建设，为校内外人员查询提供更加方便快捷的服务，达到主动服务的目的。

档案收集、整理、立卷、归档，确保完整、准确、系统、安全，这是基础工作，还必须重点强调开发利用，要在服务上下工夫。如何主动做好服务？档案室必须要做好以下具体工作：一是除了做好基础数据汇编、组织沿革、大事记等一次性的编沿资料外，还要对现有档案进行深层次的研究探索，对有价值的资料进行二次加工，充分挖掘档案信息资源；二是针对高校对科研档案工作的要求，要重新认识科研档案工作的重要性，在科技开发、科研成果的推广使用中发挥档案的作用，为学院建设和教师成长提供基础数据和理论研究；三是加强档案管理信息化建设，为档案现代化管理，提供主动便捷服务打下基础。信息化是档案工作主动服务社会的平台，档案人员要掌握现代管理手段，把最新的技术应用到档案管理工作中去，更好的发挥档案主动服务的功能。

(三)转变管理模式，坚持集中统一管理，实行分层分类指导。按照国家制定的档案法规对档案和档案工作实行集中统一管理的原则，档案工作必须实行集中统一管理，学院要在分类方案的制定、档案管理制度建设、档案实体的统一保管、档案人员的统一管理等方面为档案工作的开展提供平台和制度保障。

随着学院办学规模和办学水平进一步提高，内部管理体制改革进一步深化，档案资料的生成主体逐渐分散，管理重心下移到二级管理部门，如与原来相对集中的行政部门管理相比，档案收集工作的重心明显要下移，提供决策服务的对象也更多地从校级领导层面扩大到各个系部。因此档案工作不能只依靠档案室的少数人，而更多的是需要通过建立档案管理网络，完善档案管理办法，形成人人参与档案建设，人人关心档案工作，档案工作服务人人的良好局面。

在坚持集中统一管理原则下，按照档案管理工作规范要求，针对不同的管理层面、不同的档案类型进行分层分类指导，使重要工作、重点项目档案资料能及时完整收集整理，专门档案资料有专人整理移交，做到不同渠道、不同部门形成的档案资料都能有序按时收集整理归档。

(四)转变管理手段，变手工管理为现代化管理。管理手段现代化的重要标志就是现代化的技术设备在档案管理中得到应用，随着我院数字化校园建设的启动，要借助OA系统电子文件的归档管理，实现电子文件的在线归档和接收，推进档案信息资源共享工程，有序推进档案目录数据库、全文档案数据库、声像档案数据库的建设，初步建立校园数字化档案室，实现各部门与档案室之间互联互通和档案信息资源共建共享的功能。

在日常档案管理中可利用校园网，帮助建立档案人员工作群，及时沟通交流部门档案工作情况，研究探讨档案工作中遇到的问题，为各部门做好档案工作提供业务交流平台。

综上所述，加强高职院校档案管理工作，促进档案工作转型升级，既是形势发展的需要，也是学校自身发展的需要，我们应该认识到高校的工作离不开档案，档案工作更不能脱离学校和社会，促进高职院校档案管理转型升级，推动档案事业快速发展，对促进文化事业的繁荣将起到积极的作用。

[1]王信功.关于档案工作与社会发展相适应问题的思考[J].档案学研究，2005，(6)：15-19.

[2]自贡市人民政府网.石岷嘉副市长在2011年全市档案工作会议上的讲话[EB/OL].http://www.zg.gov.cn/news/articles/2011/04/21/20110421094711-587696-00-000.aspx.

[3]中国共产党新闻网.增强文化整体实力和竞争力[EB/OL].http://theory.people.com.cn/n/2012/1217/c49157-19918170.html.

[4]檀竹茂.大众化背景下的高校档案管理模式创新思考[J].科技信息，2009，(24):681.

(责任编辑：孙建华)

Studies on Transformation of Archive Management in Higher Vocational Colleges：Taking Jiangsu Vocational College of Business as an Example

WANG Xiu-feng

( Jiangsu Vocational College of Business, Nantong, Jiangsu 226011, China )

Taking the newly upgraded Jiangsu vocational college of business as an example, and combined with the actual work of school archives work of transformation and upgrading measures, this thesis analyzes the present situation of college archives management and the existing problems, and puts forward the archives work of transformation and upgrading of the importance and necessity.

higher vocational colleges; file management; transformation and upgrading

2014-04-16

王秀峰(1967- )，女，江苏通州人，馆员，副主任，研究方向为档案学。

G718.5

A

1671-4385(2014)04-0054-03