档案资源整合困境及对策研究

张玉娥

(漯河职业技术学院，河南 漯河 462000)

随着信息技术的发展，知识经济时代的到来，我国档案资源建设面临的机遇和挑战越来越多，这主要表现在：档案管理主体日益多元化，档案内容日益复杂化，档案载体日益多样化。但是，我国档案资源结构不够合理，配置不够优化，馆藏结构成分单一的现状始终没有改变，这迫切要求加快我国档案资源整合力度，形成完整的档案资源整合制度，以实现我国档案资源的优化配置，促进档案事业的健康发展。

一、推进档案资源整合的重要意义

档案资源是第一信息资源，是记录、承载社会发展历史和地域文化的重要载体，也是繁荣传统文化、传承社会文明的宝贵资源。[1]因此，科学整合档案资源，拓展档案服务领域，不仅有利于实现档案事业科学发展，同时也能为我国经济社会全面发展提供必要的信息支持。

1. 档案资源整合有利于实现信息资源有效配置

随着信息技术的发展，知识经济时代的到来，信息、能源与物质并列成为了人类社会发展的三大资源。人类社会对信息的需要越来越多，信息资源被广泛运用于社会各个领域，并且直接或间接的产生重大的经济效益。档案信息资源是信息资源的重要组成部分，对社会经济发展具有不可或缺的重要性，能为社会经济发展提供重要的、全方位信息保障。而要充分发挥档案信息资源的重要作用，做好档案工作是基础和保证，档案资源整合是档案工作的重中之重。档案资源整合是档案事业一项带根本性、具有战略意义的工作，它不仅关系到档案事业的健康、可持续发展，也是实现社会信息资源有效配置的重要手段。

2. 档案资源整合有利于提高档案服务社会的能力

在新的形势下，档案资源整合是档案馆提升自身实力，服务社会的必由之路。档案记录信息具有的原始性和真实性的特点，其自身蕴藏着极大的潜在价值，而要利用这种潜在的价值，就必须要通过对档案资源的整合才能实现。档案资源整合的本质即是要依法加强和完善档案管理工作，并根据形势要求，适时调整发展档案管理，不断提高档案服务社会的能力。随着我国社会主义现代化建设的不断推进，对档案工作的要求越来更高，这就要求档案管理机构能够适应形势的变化，不断强化对档案材料的深度研究开发，实现档案资源的整合。

3. 档案资源整合有利于增强档案管理机构社会影响力

档案管理机构通过档案资源整合，可以使其不断适应信息时代的新变化，把握信息时代的新需求，满足社会需要，更好的履行社会职能。同时，档案管理机构通过不断整合资源来满足社会的信息需要，从而改善档案管理机构与社会的关系，由此它们获得的社会认可和支持也将越来越多，这将实现档案管理机构与社会环境的良性互动，为进一步促进档案管理机构更好地履行社会职能奠定基础，也不断扩大档案管理机构的知名度，提高美誉度，从而可以使档案管理机构获得社会公众的广泛认可和支持，增强档案管理机构在社会中的影响力和号召力。

二、档案资源整合过程中的困境

档案资源整合就是将本行政区域内属国家所有、对国家和社会具有长期保存价值的包括政治、经济、科技、文化等领域的档案资源进行科学整合，实行集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。[2]现阶段，虽然我们对档案信息资源的整合意义有充分的认识，但在推进档案资源整合过程仍然面临许多困境。

1. 理念和认识上的偏差

在整合档案资源的过程中，对于档案资源整合认识上的偏差，阻碍了档案资源的整合进程，这主要表现在：一是有些档案管理机构没能树立正确理念，不能够正确认识档案资源整合的重要性。二是对档案资源整合认识上有偏差。整合出来的档案资源有利于组织的利用，却不利于个人的利用；能够为团体提供较好的服务，却不能为群众提供优质的服务。认识上的误区必然会严重阻碍档案资源整合进行，使档案资源的整合收不到预期的效果，将来在利用档案资源时也必然会遇到各种困难。

2. 档案管理体制不合理

首先，体制方面的问题。我国现存档案管理体制还是在计划经济时代形成的，其特点是条块分割，分级、分专业管理，这种管理体制已经不适应新时期社会对档案信息资源的需要；其次，管理方面的问题。一是大量无序档案资源长期散存在各单位，处于非专业管理状态，造成查找利用困难，更难以服务社会；二是综合档案馆馆藏结构单一，并且重复建设问题比较严重，这造成档案资源分散，质量低下。

3. 档案信息资源整合技术落后

在信息时代，一方面实体档案信息资源在更大范围的整合需要借助信息技术手段，另一方面，随着信息技术的发展，数字档案资源的整合越来越重要，数字档案资源的整合更需要借助信息技术手段。而我国档案管理机构普遍技术设施不齐全，技术手段落后，这造成档案管理机构不能充分利用先进的技术开展档案管理工作，全面科学整合信息资源。

4. 档案管理人员综合素质有待提高

在信息化条件下，加强档案信息资源的整合不仅要依靠档案管理制度和技术，更要依靠档案管理人员的综合素质。总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待提高，一方面受档案管理人员自身学历、专业、知识面等条件的制约，不少人面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心；另一方面档案管理人员知识结构不合理，尤其是缺乏能适应档案资源整合需要的人才。档案管理人才队伍建设的落后影响档案资源整合工作的正常开展。

5. 档案资源整合过程方法不合理

档案资源整合工作十分复杂和庞大，必须采用科学合理的方法，但是，在档案资源整合过程中，缺乏正确的指导思想，职责分工也不明确，也没有制定切实可行的制度和细致的整合方案，资源整合的随意性比较大，这样就使资源整合的预期目标难以达到。

6. 档案资源整合方式较为单一

在档案资源整合过程中，档案资源管理机构片面的强调对实体资源占有性整合，使整合由手段向目的转变，不能沿着档案管理模式改革的目标前进。所采用的档案资源整合方式是单纯的实体整合，对数字档案资源整合几乎没有进行。这种单一的整合方式跟不上现代信息技术的发展，同时也跟不上档案管理机构信息化的进程。

三、加快推进档案资源整合的路径选择

1. 树立正确的档案资源整合意识

虽然档案管理不直接创造社会经济价值，但是它也是财富创造的推动者和参与者。加快档案整合的理念实现创新，是开展档案整合工作的先决条件。首先，要正确认识档案资源整合的重要性和必要性。应该充分认识档案资源是整个社会文化的组成部分，档案事业的发展和提高对于推进社会经济文化建设具有重要意义。其次，树立正确的档案整合的理念。必须要真正解放思想, 站在档案事业长远发展角度，克服与档案整合的落后观点，增强做好档案资源整合工作的紧迫感和使命感。

2. 创新档案管理的体制机制

随着经济和社会的发展，科学技术的进步，档案工作面临的形势发生了变化，创新档案管理的体制机制是满足社会公众对档案资源的要求的必由之路。而我国现行的档案管理体制与档案资源整合存在冲突，这就阻碍了档案事业的健康发展。为了推进档案事业的健康发展，我们要发挥创新精神，在现有档案管理体制的基础上，从实际出发，探索多种多样的整合模式，打破现存档案管理“条块分割”的局面，以推进档案工作的快速发展。

3. 构建档案资源整合的信息化管理平台

首先，标准化建设是构建档案资源整合的信息化管理平台的前提。档案资源整合涉及面广、技术复杂，没有与之相配套的标准就失去了共同合作的基础。只有加快档案信息化标准体系建设才能避免各单位各自为政、盲目建设和“信息孤岛”等现象，保障档案信息资源的有序建设和有效整合。其次，依托档案信息化管理系统平台，以数字化档案馆为载体，深化整合档案资源。通过馆室联动、网网链接、信息托管、资源共享等现代科技的手段实现档案资源的高层次整合。

4. 加强档案人才队伍的建设

只有加强档案人才队伍建设，才能为档案资源整合提供人才保障和智力支持。一是要提高档案管理人员的知识素养。档案人员必须具有一定的知识储备和文化素养，具备一定的语言文字素养和丰富的历史文化知识。二是要具有一定的信息处理能力。不仅要具有网络信息技术操作基本技能，还要具备档案信息管理系统的软件开发、档案信息网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。三是要具有丰富的档案专业知识。档案信息资源整合工作是一项综合性很强的工作，这就要求档案人员熟练地运用档案业务知识，以达到运用现代科技手段和专业的档案知识对档案信息展开分析和整合的目的。

5. 加快档案资源整合立法

目前，我国的档案法律主要针对传统档案，各项规定都凸显了传统档案的特点和档案实体管理的需要。但是，随着信息化的发展，档案管理发生了深刻的变革，这在客观上要求档案立法作出相应的调整。一是要通过完善档案立法，使有关单位向档案馆提交电子文件和档案由契约行为变为法律责任和义务，从法定权利义务上以保障档案资源整合的落实。二是要立足电子档案的特性，转变档案管理的理念和要求，加快档案资源整合立法，从而有效引导和规范新形势下的档案工作，有效保障档案信息资源整合顺利实现。

6. 借鉴信息资源整合的成功经验

伴随知识经济时代的到来，社会信息化进程的日益加快，信息资源整合在信息化建设中的重要作用越来越凸显。信息资源整合在理论和实践方面的研究和探索，已经发展的比较成熟与完善，这些成功理论和经验已经成为档案资源整合奠定了良好的基础。同时，目前信息技术广泛应用于图书情报界、企业和政府三大研究领域，取得了较好的研究成果。信息资源整合技术的进步和完善，为档案资源整合重要的技术支持。我们应该认真研究信息资源整合的实践案例，进行大量的模拟研究，积累整合经验，以期使档案资源整合在信息层面取得更为突出的成就。

参考文献：

[1]周彩芬，朱金根. 浅谈拓宽档案资源整合的有效途径浙江档案[J]. 浙江档案，2008，(3)：22.

[2]邢军，卜艳阁. 档案资源整合面临的问题与对策[J]. 决策探索，2013，(8)：52.