高校办公室工作水平提升探析

费小平 周海英 戴 艳

(1.常州信息职业技术学院 江苏常州 213164;2.常州纺织服装职业技术学院 江苏常州 213164)

0 引言

在高校的运行体系中，办公室工作起着十分重要的作用。与其它部门相区别的是，办公室直接以领导为圆心，承上启下、综合协调开展各项工作。办公室的工作水平、工作作风和工作效率如何，会直接影响高校的正常运转和有序运行，进而影响到整个学校的教学、科研和人才培养等工作。因此，如何更好地发挥高校办公室的作用，不断提升办公室的工作水平，是一个值得认真探讨的重要课题。

1 高校办公室工作职能

目前，高校办公室通常都是党委与行政一体，包括党委办公室和院长办公室。虽然各校办公室可能由于历史传统不同而存在着机构设置的不同，但基本职能和作用都是大同小异的，高校办公室的主要职能体现为参谋与助手、综合协调、服务管理和督查督办这四项职能。

1)参谋与助手职能。高校办公室应是领导的参谋和助手。领导最重要的职能是决策，但领导往往是一人分管多项工作，难以对每项事务、每个方面都有非常细致详尽的了解，所以在对学校重大事项作决策时，就需要有一批站得高、看得远、熟悉政策、了解情况与善于谋断的人作参谋与助手，高校办公室就承担了其中重要的参谋助手职能。这就要求高校办公室能及时准确地获知并把握上级部门的政策与精神，全面了解学校在某个阶段的中心工作，并根据国家方针政策和学校实际情况定期调查研究学校的未来发展契机，提供全面真实的信息给领导参考，并提出相应的对策和预案。

2)综合协调职能。高校办公室是高校对内对外进行协调沟通的纽带和桥梁。办公室要协调好学校与各上级部门、各兄弟院校、社会各届人士及相关部门间的错综复杂的关系，为学校的更好发展建立一个良好的外部环境。办公室作为学校的中枢部门，要承上启下、沟通协调、统一思想、形成合力、团结一致，共同实现学校各部门之间的相互配合与工作衔接，促进各项工作的顺利进展。只有在综合协调好各种纵向、横向关系的基础上，才能保证学校整体目标的圆满实现。

3)服务管理职能。管理即服务。办公室的管理范围和服务范围非常之广，它是一个综合管理和综合服务部门，又称“全都管”部门［1］，只要与学校有关的事，办公室都脱离不了关系，都要进行管理、进行服务。全校的会议组织、公文管理、用车用印、来信来访、公务接待等这些事关全体师生的事宜，办公室都要尽最大努力帮助解决或协调解决。

4)督查督办职能。督查督办就是抓落实工作，方式可分对下级的督促、对上级的督促、对同事的督促、对领导的督促等。高校督查督办的工作主要包括上级来文的督办、学校规划制度会议决议等的贯彻落实、上级主管部门和领导的指示以及交办事项的落实等。办公室在对其它职能部门进行督查督办时，要站在学校整体利益的角度，全面了解工作进展总体情况，边总结经验和成绩，边收集来自各方的意见建议，并注意及时向学校领导如实反馈决策方案在执行过程中出现的各类问题，以便于领导根据实际情况调整决策。如果只注重布置、不注重督查，各项决策部署就难以落实到实处;而好的督查督办则可以实现日常管理的事半功倍效果。

2 高校办公室工作中常见问题

1)管理观念落后。高校办公室在处理工作和任务时，常常会依赖于原有的老方法，坚持传统的经验主义办事，不重视研究工作中的新情况和新变化。由于管理观念的落后，在面对领导的要求和任务时，很多办公室往往只是全盘照搬领导的要求机械性地开展工作，而不进行新的思考和整合。在这种情况下，办公室的整个工作状态往往会处于低水平处理琐事的繁忙状态，而不知探索事务规律和解决途径。这种观念极大地制约了高校办公室职能的发挥。如在规划与方案的执行过程中，办公室的督查督办不到位，导致工作任务走形走样，贯彻执行不到位;在规划与方案的决策过程中，办公室的参谋作用不到位，以致沦为简单执行的从属部门。

2)职能定位与执行不到位。随着高职教育的迅猛发展，高校办公室的职能也在不断地拓展与变化。职能的定位不是静态而是一个动态的过程，工作职能定位或执行不到位，就会出现许多缺位或越位的情况。当前，许多高校办公室在面对繁琐的工作任务时，所履行的多数职能都有所缺失甚至完全不能到位。作为领导的参谋与助手，有些办公室比较注重或只做到领导衣食住行的助手而没有履行参谋的职能;在综合协调中，有些办公室注重对外联络而忽视内部沟通，对内综合统筹时又常常因部门之间的利益矛盾而放弃协调职能;在服务管理职能中，有些办公室重视小服务而忽视大服务，重视服务领导而忽视服务基层、服务师生;重视抓管理抓控制却不讲究科学管理、统筹管理;很多办公室疲于奔忙杂事，却没有精力和时间来履行其督查督办职能。

3)管理制度不健全。高校办公室是一个承上启下、协调左右、疏通内外的枢纽部门，工作头绪多、事务杂、任务重、要求高、时间紧［2］。在这种情况下，办公室如果不制定出一套科学合理的管理制度，以其规范有效、稳定可行的办事流程来提升工作效率和效能，就可能会出现重要事件走形走样甚至办砸事的可能。目前，许多高校的办公室都忙于各种事务性的解决，而疏于从理性层次上梳理内部管理制度。在办文、办事、办会等诸多事务上，办公室大多存在制度缺失、管理不规范的类似问题，或有章不循或执行不力的情况，给工作效率和工作效能带来极大的负面影响。如考核和评价标准的不健全会导致办公室人员职责不清与工作推诿，工作流程化的缺乏带来办事人员工作步骤的模糊和混乱。

4)机构设置不合理。目前，许多高校办公室的机构设置都不尽相同。有些是沿袭以前中专升高职前的体例机构;有些是创新学习本科院校的机构设置;有些是按类分设秘书科、综合科、档案科等科室;有些不设科而仅设岗;既存在因人设岗导致机构臃肿庞杂、工作人员众多分工过于明确以致出现人浮于事的现象;也存在因编制问题而人员过少导致办公室工作不能完全开展的情况等。总之，许多办公室并不能根据自身职能的定位，把具体职能和任务科学分解到各个岗位，明确各个岗位的具体职责和任务，再按职责和任务的要求来按岗设人，分层次进行规范管理。

5)工作人员素质能力不达标。办公室是高校管理工作的中枢，工作人员的工作能力会直接影响到整个学校的形象，所以工作人员一定要具备较高的综合素质和业务能力才能胜任办公室的工作。但实际上办公室的行政人员大多来自机关各部门、院系辅导员或任课教师等，没有办公室相关工作经历与经验，没有接受过相关的培训。并且办公室人员平时忙于事务性工作，往往忽略政治理论与业务知识的学习与提高。相较于办公室管理中工作人员应具备熟悉学校的整体情况、了解各部门运转管理现状和彼此工作职责等诸多工作要求，现有的高校办公室人员还有较大一部分素质尚不能达标。

3 提升高校办公室工作水平建议

1)高度重视，全面关注办公室工作。随着当前高职教育的发展，高校办公室正凸显出越来越重要的地位与作用［3］。作为学校的领导层，一定要转变观念，高度重视，全面关注办公室的优先建设和发展。首先，学校领导要充分认识到办公室工作对学校发展的重要性，将办公室工作摆在首要位置，敢于让办公室挑重担、任牵头工作，全面强调其综合性与全面性;其次，学校领导要加强对办公室工作的指导和引导，对办公室人员尽量多提意见和建议，多指导工作方法，以利于优秀人才的锻炼和办公室工作的顺利开展;再次，学校领导要理解和体谅办公室人员工作的复杂性和辛苦性，当办公室人员不慎失误时，一定要多鼓励、少批评，多指点、少责难，多理解、少埋怨，尤其是办公室人员在遇到工作、生活等方面的问题时，要尽力多关心多帮助，让他们体会到来自组织和领导的温暖与关怀，从而激励和调动他们的工作积极性;同时，面对行政人员在学校中地位低、待遇低、职称评聘难、积极性不高等情况，领导要根据行政人员不同岗位的不同情况，建立起学校所有人员不同层次的考核标准，标准要科学规范、行之有效，并将办公室人员的考核结果与干部培养与选拔、内部利益分配、职称评聘等结合起来，以此作为激励。

2)理清工作思路，明确办公室职责。在当前多数高校办公室工作参而不谋、注重小服务忽视大服务、督而不办等职能混乱的情况下，办公室一定要理清工作思路，准确定位，科学明确工作职责。在高校中，办公室是处于领导与职能部门、二级院系之间的枢纽位置，处于联接上下层及内外部关系的重要地位，起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。办公室人员的精神面貌、业务能力和工作效率等，对学校整个形象的树立及对学校内部各职能部门的仿效学习和任务目标的实现等都有着直接的影响。因此，办公室必须明确自身参谋与助手、综合协调、服务管理和督查督办等四大职能，在工作职能界定清楚的基础上制定出工作职责:①起草学校规划、计划、总结等文件，组织拟定学校各类规章制度;②负责学校党政公文的收发、处理与管理;③负责组织检查各部门对学校决定事项的落实并督查督办;④沟通、协调上下、内外、左右间的联系，安排公务接待、会议和活动等;⑤做好来信来访工作，开展机关管理和后勤服务工作;⑥ 加强制度化建设，做好学校维稳、安全、保密和校园和谐工作;⑦完成领导交办的各项任务等。

3)完善制度建设，规范工作流程。科学的管理制度是每一项工作得以顺利开展并圆满实现的前提与基础。高校办公室事务杂、头绪多、工作面广，还经常会遇到许多突发性和临时性的工作。只有靠科学完善的制度来管理约束，才能在忙乱杂的工作中真正做到管理有序、杂而不乱、全而不漏。不管是办事、办文、办会还是请示报告、督查督办等，都要制定一整套完整的办事规程和工作流程，同时以条文制度的形式确定并对外发布，以利于内部自我管理与外部他人监督。只有建立了科学的规章制度，才能使各项文会事工作都有章可循、有法可依，办公室工作才能规范有序、高效运转［4］。要注意在维护各项制度稳定性的同时，适时根据新情况新变化加强工作的创新性，根据实际需要不断调整、补充和完善。

4)按需设岗，分层管理，机构设置实行规范化。办公室通常包括党委办公室和院长办公室，有时还会与其它部门如国际合作交流处一起合署办公。由于部门的综合性与多样性，办公室人员往往会身兼数职，尤其是在面对一系列突发性、临时性的工作时，往往会出现一边干着会务接待的活、一边还要负责文件的督转办以及来信来访，或者还要处理公文写作等文字工作等，多重身份、职责不清往往会带来分工的混乱与相互推诿，以致出现事务落空无人做或重复撞车做的情况。所以，办公室要按需设岗，进行分层管理，实行规范化的机构设置与分工。有些学校设综合科、文秘科、国际交流科等，在科里再设若干岗位;有些学校不设科，直接设文字秘书、综合秘书、会务秘书、外办秘书等。但不管实行哪种设置，都要注意在按需合理设岗的同时，一定要明确每个岗位的工作职责，确定每个岗位的具体责任，做到权与责相对应、事与人相结合［5］。唯有这样，才能真正避免办公室内因权责不清、任务不明而出现的推矮、撞车等现象，才能真正提高办公室的工作效率与工作效能。

5)加强学习，实现工作人员能力专精尖。办公室是高校对内对外展示形象的窗口，办公室工作人员的工作态度、工作能力与工作效率直接展示出办公室乃至学校管理水平与办学水平的高低。因此，办公室工作人员要不断加强学习，实现自身各项能力的专精尖。办公室要形成勤学习、善学习的氛围和制度，定期组织学习活动，学政治理论、学政策法规、学业务知识等，并使办公室人员的学习常态化、科学化、规范化。同时办公室人员还要制定学习方向、学习计划，并定期检查学习效果，通过集体学、培训学或自学等多种方式，不断提高自己的业务能力和业务水平，确保自己能站得高、看得远、一专多能。既能很好地掌握国家各类教育方针政策，站在高点掌握学校的整体办学情况，熟悉了解学校远期发展目标和近期工作中心，又能全面提高自己的办会、办文、办事业务水平的综合能力［6］，成为一个既能熟练掌握本岗位知识和技能的专家，又是全面发展、兼备各方面知识和技能的杂家。

4 结束语

总之，高校办公室整体工作水平的提升取决于高校领导、办公室及办公室工作人员这三重层面的改革与实践。领导层面一定要高度重视、明确规范办公室的职责与义务;办公室层面一定要逐层完善制度建设，按需设岗，规范管理;而办公室工作人员层面则必须不断加强理论与实践的结合，实现办会、办文、办事等各项能力的专精尖。唯有如此，才能全面提升高校办公室的工作效率与工作效能，从而为高校人才培养工作发挥更大作用。

［1］耿建.推进新时期高等学校办公室建设的思考［J］.黑龙江高教研究，2006(5):74-75.

［2］马树超.对职业教育未来30年的展望［J］.教育与职业，2008(27):9-10.

［3］李英.新时期高校办公室管理职能的转变与创新［J］.江苏教育学院学报:社会科学版，2009(6):48-49.

［4］谷午，王琦.高校办公室管理要践行科学的发展观［J］.鞍山师范学院学报，2009(5):106-108.

［5］李琼.扎实推进目标管理 构建和谐高职校园［J］.常州信息职业技术学院学报，2011(3):4-6.

［6］李秀英.管理创新:提升高校管理干部竞争力［J］.江苏工业学院学报:社会科学版，2007(3):64-66.