浅析企业采购比价审计

●北京动力机械研究所 凌 军

浅析企业采购比价审计

●北京动力机械研究所 凌 军

随着企业市场化进程的加快和物资价格的不断放开，为了遏制物资采购环节效益的流失，增强企业产品的竞争力，逐步形成一种新的更为严密有效的物资采购管理制度。采购比价审计是以物资采购价格及其价格构成要素为主要对象，以比价为主要方法，以实现物资采购质优价廉为直接目标，进而促使企业实现价格最大化的经济效益审计。

内部审计 经济效益采购比价 路径和对策 风险和防范

一、开展采购比价审计有着重大的现实意义

（一）抓住了效益审计的敏感点，有利于改进管理。产品成本源自于生产要素的耗费，在确保质量的前提下，要降低成本，提高利润，必须降低生产要素采购价格。采购比价审计是采购管理制度的创新，对企业内分属于各部门管理的实际采购价格进行把关，便于寻找采购价格执行及管理之中的问题，优化内部管理，促进企业以经济效益为先，降低成本。采购比价审计不仅强化了采购物流控制，而且涉及到对有关生产物流和销售物流等的控制，这为企业推行现代物流管理以致将来实现即时生产，将企业物流系统融入全社会物流系统都提供了重要的内控基础。采购比价审计还制约了权钱交易的出现，有利于净化市场经济秩序，降低市场交易成本。

（二）找准了效益审计的切入点，是效益审计的深化和拓展。经济效益审计深受其广泛性、复杂性以及人员业务素质较低的束缚，难以在实际中推广。事前审计、程序简洁、成效显著的采购比价审计是其有利抓手，是经济效益审计新的切入点，深化和拓展了我国效益审计方式，逐渐成为了一种常规化和制度化的事前效益审计方法。

（三）找到了内部审计的激活点，巩固和发展了内审事业。实践表明，采购比价审计的成效显著，有利于强化内审的权威和作用，提高企业经济利润，改进企业管理，杜绝营私舞弊，净化市场环境。可以预见，伴随采购比价审计的广泛实施，必将提升内审机构的地位，充实内审人员的业务技能，促进内审事业的更快发展。

二、采购比价审计的基本条件

（一）建立一套完整的内部控制和审计制度

1.企业负责人廉洁奉公，敢于在企业内部建立采购比价审计制度。现实表明，采购领域容易发生错弊行为，一是由于错误，即因经办人业务技能较差等因素，导致采购价格超出合理范围，企业高进低出，造成经济损失。二是由于舞弊，即企业管理层或采购人员与服务商串通，通过不合理定价损公肥私。采购比价审计要对价格领域的过错、舞弊现象进行揭露，必然会遭到有关方面势力的抵制。因此，只有企业负责人廉洁奉公，认识到采购比价审计的重要作用，敢于建立采购比价审计制度，采购比价审计才有可能在企业内部开展。从一定意义上讲，是不是敢于开展采购比价审计，实质上是对企业领导是否廉洁的一次考验。笔者所在研究所是从2001年中旬成立合同审查组，开始开展合同审查（包括比价审计）工作的。十余年来，合同审查组始终保持有两名以上有一定理论和实际工作经验的比价审计人员，从而保证了研究所比价审计工作的有效开展，为所审减金额近亿元。

2.要建立一套真正落到实处的采购比价审计制度。第一，企业必须专设审计机构，使之独立行使职责，不受干扰。采购比价审计能够显成效，关键在于审计的独立地位，即独立于企业的直接经营管理职能。因此，审计机构不能与直接经营管理部门如财务、物价等合并设置，更不能在这些经营管理部门之下。否则，采购比价审计必将不能发挥有效作用。

第二，建立完善的采购比价审计制度及工作流程。搞好比价审计工作要从建立相关的规章制度和工作流程入手。对采购比价审计的职责、权限、范围、内容等作出明确的规定。研究所合同审查组开展市场调查，走访价格主管部门和有关行业协会，搜集有关价格方面的信息，编写了《经济合同审查管理办法》暂行规定。对审查人员的职责，审查的内容和范围、送审合同应具备的条件、审查的程序及接审时间都做出了规定。暂行办法的公布，为开展比价审计工作奠定了基础。几年来，工作流程和规章制度不断得到补充修改完善，并与《合同管理办法》进行了整合，使比价审计工作更加规范。

第三，必须完善各部门之间的协作制度。企业内部各部门之间，只有相互协作，才能将采购比价审计落到实处。因此，企业内部各部门之间应该分工明确，并形成互相配合的机制。例如，计划部门应负责编制企业计划和定额；供应部门应负责实施采购业务，提出采购价格议案，并严格执行采购的审定价格；设备部门应负责设备、备品及备件的价格询价和采购；质量部门应负责及时有效地提供科学的质检报告；物资管理部门应负责综合管控物资的数量、质量，防止超储积压导致的资金占用；财务部门应负责采购货款的最终结算把关。

（二）配备相应技能的内部审计人员。采购比价审计使审计人员置身于反腐倡廉的前线，位于矛盾的焦点。因此，审计人员必须政治素质过硬、道德品质高尚，必须掌握价格、供销、机械、工艺、法律、计算机等多方面的业务技能。这样才能满足采购比价审计的需要。有关部门和单位在配备内审人员时应充分考虑以上要求，使审计人员的素质与审计任务的要求相适应。在岗的内审人员则应进一步加强学习，尽快适应采购比价审计的新要求。

（三）建立运行速度快、存储量大的价格信息系统。采购比价审计的核心是确定科学的价格标准，使之成为衡量采购价格经济性和有效性的秤杆，并最终确定成交价格的实现。因此，建立运行速度快、存储量大的价格信息系统，对于正常开展采购比价审计，提高审计水平，具有重要意义。笔者所在研究所为了及时获取最新的价格信息，对外加入了“中华商务网”，依托网络平台得到大量价格信息和市场行情；订购了“机械电子价格动态”、“价格理论与实践”、“北京工程造价信息”、“北京市建筑工程预算定额”等刊物及软件。对内充分利用合同承办单位和人员掌握的价格信息，如合同预案中几家报价的信息。掌握了可靠的价格信息，就能做到比价审计有理有据，既提高了工作效率，也提高了比价审计的权威性。

三、采购比价审计的方法

采购比价审计方法是指审计人员审核和分析审计内容、搜集审计证据及确定审计评价标准的各种专门技术手段的总称。用于采购比价审计的方法主要有以下几类：

（一）标准审计法

1．市场询价法。市场询价法即市场调查法，指审计人员对三个（含）以上的供应商进行市场询价（或调查），掌握拟审计采购物资的多个价格信息，经对比后，选定对企业有利的最优价格作为审计标准的方法。此外，还有交叉询价、集中询价、利用因特网询价、向咨询公司（网站）询价、向兄弟单位内部审计机构询价等方法。

2.综合比价法。综合比价法即综合考虑物资进价，以及装卸、运输等费用，以确定采购最优价格作为审计标准。

3.提供证据法。提供证据法，即审计人员对拟采购物品（指价值较大的机器、设备）的关键部件，向供货方要求外购发票、加工制造图纸及费用等资料，以验证其报价是否合理的方法。

4.限价法。限价法以物品的近期成交价为基础，加减市场变动因素造成的涨跌幅度，以确定最高限价，并作为该物资采购价格审计标准的方法。

5.测算法。测算法，即对构成物品价格的各种要素（包括料、工、费、利、税）进行分析、计算，得出该物品的公允价格，并以此作为审计标准的方法。测算法包括成本计算、系数计算、元素计算等具体方法。该法适用于无法通过市场询价法取得审计标准的情况，也是采购比价审计中常用的方法之一。

（二）专家协助法。专家协助法，即综合利用企业内部的业务专家以及外聘专家，协助审计人员进行采购比价审计的方法。某些采购比价审计，涉及较多、较高深的专业知识，内部审计人员难以完全胜任。在这种情况下，就需要发挥企业内部各种专家的作用。审计人员根据审计任务的实际，选择机械、化工、工程、法律等各类专业人员，经审批后，由选定专家提供专业协助。在单位内部专家不满足任务需要，或增加外部专家以提高审计科学性的情况下，则应经审批后，聘请企业外部专家协助审计。

（三）常规审计法。常规审计法，即进行常规财务收支审计所使用的各种方法。主要有：

1.检查。包括审阅、复核、计算、调查。

2.盘点。包括直接盘点和监督盘点。

3.查询。包括面询、函询。

4.分析性复核。包括比较分析、比率分析、趋势分析。

5.观察。广泛使用于各种采购比价审计。如招标采购中，审计人员对其操作过程的合法性进行公开、公平、公正性的审计，就需要使用观察的方法。

四、采购比价审计的风险和防范

（一）采购比价审计的风险。审计风险是一个重要的审计概念，是审计人员在审计过程中必须清醒保持的一种理念。认识采购比价审计存在的风险，并通过适当的方法加以控制，对于提高审计质量、避免审计责任有着重要的现实意义。采购比价审计风险主要是指审计人员确定的审计标准及由此作出的审计意见有误（主要指高于市场公允价），致使企业多付采购价款或造成经办人员从中牟利的可能性。这种可能性将会导致审计人员被追究相关责任。采购比价审计风险产生的原因主要有以下三个方面：

1.客观原因。第一，审计对象的复杂与否。审计对象的复杂性是指送审报价建议个性特征，无法或难以通过询价的方法确定其市场公允价格，需要采取测算或专家咨询等方法加以确定。较复杂的审计对象，确定的价格标准的准确度就低，相应的审计风险就大。第二，审计任务的轻重缓急。审计任务繁重，往往与审计时间紧迫、审计人员不足等紧密相关。通常在审计部门处理突击性审计任务时，如限期完成成百上千种物资价格的审计，此时因时间、力量的制约，审计程序难以按规定实施到位，所确定的价格标准的准确度就要打折扣，相应的审计风险也就越大。第三，审计人员业务水平的高低。所谓审计人员业务水平高低，指其熟悉物资价格行情，掌握采购比价审计程序和方法的水平。显然，对于采购比价审计的新手，其审计风险较大，而已审计多年的老手，审计风险就小。

2.管理原因。管理原因主要是指企业采购管理水平状况。企业采购管理科学、严谨，参与采购的部门和人员行为就较为规范，相互间的牵制机制健全，则在采购作价环节弄虚作假、串通舞弊、内外勾结的现象就少，采购比价审计的风险也小。反之，企业采购管理控制薄弱，弄虚作假、串通舞弊、内外勾结的现象盛行，则采购比价审计风险就大。

3.环境原因。审计责任环境是形成审计风险的直接原因，主要指企业内部的管理制度及其明确的审计责任。在采购比价审计初期，企业管理控制的重点是尽快建立采购比价审计制度，对审计人员审计出错（主要指确定的价格标准有误）的责任追究事宜一般还考虑不到，或考虑这一责任的重要性尚未显露。但是随着这一工作的不断深化，追究审计人员责任一事必然会逐步摆上议事日程，以借此促进采购比价审计的健康发展。审计人员因审计出错而使审计职业声誉（包括个人声誉）遭受损失的风险始终是存在的，因此，内部审计机构应从采购比价审计初期起，就确立起防范审计风险的观念，努力把审计出错的可能性降至最小。

（二）防范审计风险的主要措施

1．提高审计人员的业务水平。审计人员业务水平高，尤其是具备丰富的商品知识和价格测算技能且熟悉各类物资的价格行情，其确定的价格标准的准确度就高，审计出错的可能性就小。因此，凡实行采购比价审计的，审计人员都应加快提高自身业务水平，使自己尽快适应该项审计的业务需要。

2．制定合理的审计策略。根据不同的情况，采取不同的审计方法，在事前审计力量不济的情况下，通过事后审计加以补救，力争把出错的损失降至最小。

3．建立价格信息系统。采购比价审计的关键在于确定正确的价格审计标准。确定价格审计标准的关键又在于审计人员能否及时获取各种物资价格的实时行情。企业若能建立一个合理高效的价格信息系统，就能极大地方便审计人员的检索利用，从而大大减少出错的可能性。

4．建立必要的质量控制制度。对审计事项应有审计记录，最少应有一人加以复核，避免一人一贯制审计到底的现象。对重大审计事项，应实行多级复核，必要时要通过论证或集体讨论的方式确定审计意见。

5．协调好与采购部门的关系。作为企业的职能机构，审计部门和采购部门的目标是一致的，尤其在实施采购比价审计以后，在强有力的审计监督制约下，采购人员的机会主义倾向已得到了遏制，采购行为逐步规范。许多敬业的采购人员也在广泛搜集物资价格信息，争取采购到价廉物美的物资。尽管审计人员可通过努力占领企业价格信息制高点，但有时信息没有采购人员灵敏的情况始终是存在的。协调与采购部门的关系，实现信息资源共享，不仅对企业价格最大化目标有利，也有助于防止审计风险。■

1.曹慧明.2008.价格审计[M].北京：中国时代经济出版社。

2.刘厚俊.2010.现代西方经济学原理[M].南京：南京大学出版社。

3.许建国.2010.价格理论及其应用[M].北京：中国人民大学出版社。

4.朱水兴.2010.工业企业的采购与采购管理[M].北京：中国经济出版社。