利用方正书版2008和Adobe Acrobat Professional 10.0生成单篇可注释PDF校样

马云彤

西安文理学院学报编辑部，710065 西安市太白南路168号，E-mail：mayuntong@163.com

1 引言

校对是期刊出版流程中的必要步骤，除了编辑部内部校对外，作者校对是确保编辑质量的重要环节。对于异地作者，以往通过邮局邮寄校稿费时费力，还要支付一定的邮寄费用。随着信息技术的发展，数字化和网络化成为信息传递和交换的重要手段，编辑人员开始探讨通过网络实现基于E-mail的电子化远程作者校对。这种校对方式就是编辑部将校稿及校对说明通过E-mail发送给作者；作者按要求完成校对后将校稿发回编辑部。由于国内多数期刊编辑部采用北大方正书版排版系统，由其生成的大样文件作者无法打开及阅读，方正书版10.0以下版本不能直接生成、也难于转换成通用电子文档，其系统的封闭性给远程电子校对带来很大困难。早期采用打印扫描［1］、相机拍照［2］等方式，其对硬件有一定要求，操作非常繁琐，耗时费力，转换效果也不好。方正书版10.0新增生成CEB功能，可直接输出CEB文件，可以采用方正集团的免费软件Apabi Reader（阿帕比阅读器）打开阅读和添加注释［3］，但是CEB格式文件不是一种国际标准，传播范围窄，不为广大的读者、作者所熟知。

PDF是Adobe公司开发的一种用于网上出版及可移植性打印的标准格式，具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输、文件保护、电子批阅、打印输出质量高等优点，已成为网络出版和文件交换的工业标准［1］。将方正书版文件转换为PDF格式文件具有实现远程电子校样传送和期刊网络发布的双重意义，成为主流方向。方正集团先后推出可将方正大样文件转换为PDF格式文件的商业软件方正文易和方正畅流，其转换快，效果好，但价格昂贵，功能单一，不利于广泛采用。2003年臧庆军提出通过乘方95发排系统将书版6.02大样文件S2生成TIF格式图文件，再用Acrobat生成PDF文件，这一方式利用已有软件、花费不多即能完成［4］。其后编辑工作者不断探讨将书版大样文件以软件方式、较低成本转换为PDF格式文件的途径，摸索出了多种转换方法，转换效率和转换质量也逐步提高。

按照软件转换生成的PDF文件的形式，可将方正书版文件转换为PDF文件的方法分为图片型（光栅模式）和文本型（矢量模式）两类［5-7］。早期方正书版文件转换生成的基本为图片型PDF文件，主要包括PSPPRO虚拟打印法［8-9］、CEB-虚拟打印法［10］等。文本型PDF转换方法有大样-标准PS-PDF法［11-13］.、CEB-c2pfree法［14］、方正专业转换软件转换法［15-18］、方正书版2008直接输出法等。

图片型PDF文件不能进行文字选中、复制等操作，其注释功能受到限制，可以用Adobe Acrobat Professional采用OCR识别方式转换为文本型［5］，其文字可以复制，文献能够检索。Adobe Acrobat为Adobe公司推出的专业版PDF文档处理软件，能够扫描、转换生成PDF文档，方便、直观地浏览和编辑PDF文件。

转换生成PDF文件后需要发给作者进行校对。作者远程校对一般采用三种处理方式：一是下载打印，在纸质校样校改，然后扫描、拍照后发回或寄回；二是用Word文档描述、说明校对意见发回编辑部；三是在电子校样上直接校改后发回［19］。其中在电子校样上直接校改直观、清楚，为最佳方式。对于转换生成的文本型PDF文件，可采用多种软件直接标注，主要包括：Adobe Acrobat［20］、Apabi Reader［3］、Foxit Reader（福听阅读器）［21］、Adobe Reader［22］，其中采用Adobe Reader校对需要利用Adobe Acrobat Professional启用在Adobe Reader中的注释权限。

目前越来越多的期刊编辑部制作PDF文件来实现远程校对，并自建网站提供 PDF全文下载。因此，如何生成清晰、可注释的PDF校样以及制作具有复制、搜索功能的PDF文件是编辑部普遍关注和探索的问题［23］。方正书版文件转换为PDF文件的方法已有很多报道，但这些方法普遍存在不足，包括操作步骤多、转换速度慢、保真度低等，在文本复制、全文检索、注释权限等方面也有欠缺。如方正 PDF Creator需要首先由方正书版生成PS文件，转换时无法设置页码，生成单篇文献需要先逐篇生成PS文件再逐篇转换成PDF文件，步骤较多，所生成的PDF文件不支持对英文和数字的检索，影响文献检索的命中率［24］。

方正书版2008保持了与低版本的兼容性，增加了PDF直接生成功能，可以一键输出PDF文件，可以设置页码范围生成所需的单篇文献，转换步骤少、速度快、质量好［7］；经笔者试验，生成的文本型PDF文件其文本包括汉字、英文、数字、符号等能够复制、查找，英文、数字为半角形式，支持文献检索功能，可以更好地满足远程校对和期刊数字化出版、开放存取的要求，因而从使用效果看成为众多方法中的首选。在经济条件允许情况下，一次性投入可以长期使用，能够有效提升工作效率和工作品质。

笔者在参考编辑同行远程校对经验的基础上，尝试对异地作者通过E-mail实行远程校对，初期采用方正PDF Creator 3.0转换生成PDF文件，后逐步摸索、改进工作方法，最终采用方正书版2008（视情况也可采用方正PDF Creator 3.0）整体生成PDF文件，利用Adobe Acrobat Professional 10.0拆分单篇文献并同步启用在Adobe Reader中的注释权限，在具体实践中这一模式大幅减少了工作量，节省了时间，便捷可靠，效果良好，具有较佳的可操作性。

2 方正书版2008生成文本型PDF文件

方正书版2008可以直接生成文本型PDF文件，所生成的PDF文件与大样文件一致。由于目前广泛使用的仍然是书版9.0和10.0，因而文印部门提供的小样文件也多为9.0和10.0版本。书版2008与书版9.0和10.0有良好的兼容性，可以打开书版9.0和10.0排版的小样文件并输出高保真大样文件。对于常用的几种外文字体，书版10和2008都提供了两种大样格式S10和NPS，根据实践用2008打开书版9.0小样文件生成大样文件和转换成PDF文件时，采用NPS格式可以实现更高程度的保真，只有个别的内文失真和版式变化，对整体校对基本没有影响。具体方法是打开小样文件后选择“排版→指定大样格式→NPS”（图1）。

图1 方正书版2008大样格式设置

用方正书版2008打开小样文件，选择菜单“排版→正文直接输出PDF”，出现“输出PDF”对话框；设置输出页码范围、输出路径和文件名，确认后即可生成所需的单篇文献。若存在转版情况，则在页码范围后添加转版页码，中间以逗号隔开，注意逗号以英文输入法输入。如果设置页面范围时选择“全部”，则小样文件整体转换生成单一PDF文件。（图2）

图2 方正书版2008生成文本型PDF文件

3 Adobe Acrobat Professional 10.0启用注释权限

利用方正书版2008生成的文本型PDF文件可以用Adobe Acrobat进行注释，但是Adobe Acrobat是专用软件，一般用户并不具备。Adobe Reader为免费软件，可方便地从网上下载。但书版2008所生成的PDF文件不具备在Adobe Reader中进行注释的功能，无法在Adobe Reader中进行添加附注、替换、删除等校改操作。利用 Adobe Acrobat Professional10.0可以启用在Adobe Reader中的注释权限。图3显示用Adobe Reader打开书版2008生成的PDF文件后没有注释菜单，在“工具”菜单下也没有注释命令。

图3 Adobe Reader打开方正书版2008输出PDF文件的菜单栏

用Adobe Acrobat Professional10.0打开需要转换的PDF文件，通过“文件→另存为→Reader扩展的PDF→启用注释和测量”路径（图4a），打开“另存为”对话框（图4b），选择保存路径，点击“保存”，即可启用在Adobe Reader中的注释权限。用Adobe Reader打开新生成的PDF文件，在“工具”菜单下增加了“注释和标记”命令，菜单栏上增加了“审阅和注释”下拉菜单（图4c），点击这些命令菜单，或者在内文中选中的区域上单击右键出现快捷菜单，即可按提示进行相应的注释操作。

4 Adobe Acrobat Professional 10.0拆分单篇PDF文件

方正书版2008可以直接生成PDF文件，如果生成单篇PDF文献，需逐篇设置页码范围。书版9.0和10.0可先将小样文件转换为PS文件，再利用方正PDF Creator 3.0生成PDF文件。PDFCreator 3.0转换过程不能设置页码范围，只能生成单页或整体转换。如果要生成单篇PDF文献，可利用方正书版9.0和10.0生成单篇PS文件再逐篇转换，这一过程比较繁琐。经笔者尝试，利用Adobe Acrobat Professional 10.0可以实现便捷的拆分，具体方法是：用Adobe Acrobat Professional 10.0打开整体生成包括全部内文的PDF文件，点击右上角的“工具”按钮打开“工具窗格”（图5a），通过“页面→提取”途径打开“提取页面”对话框（图5b），设置页码范围，确定后生成所提取页面，再通过菜单 “文件→另存为”，设置保存路径，重命名后进行保存，这一过程可以同步进行启用Adobe Reader中注释权限的操作。需要注意的是，整体启用PDF注释权限再拆分，新生成PDF文件将失去注释功能，而在拆分的同时启用注释权限是可行的方案。如果存在转版情况，则无法一次性生成所需单篇文献，需要分别进行拆分，再通过“页面→插入页面→从文件插入”路径（图5c），将转版页面合并至PDF文件最后即可。

图4 Adobe Acrobat Professional 10.0启用在Adobe Reader中的注释权限

5 结语

编辑工作者探索了多种方式来实现远程校对，其中又以用各种间接方法生成PDF文件为主要形式；这些方法相对烦琐，并且转换成的文本型PDF文件可以用Adobe Acrobat注释，但却不具备在Adobe Reader中的注释功能。方正书版2008可以一键式直接生成PDF文件，较之前是一个很大的进步。但所得到的文本型PDF可以用Adobe Reader打开、阅读，却同样不能进行注释。Adobe Acrobat Professional10.0可以对文本型PDF文件启用在Adobe Reader中的注释权限，也能够将PDF文件拆分成所需页码范围的单篇文献。书版2008和Adobe Acrobat Professional10.0结合使用生成可注释单篇PDF校样，可以采取两种方式：

其一，以书版2008逐篇生成PDF文件，再用Adobe Acrobat Professional 10.0逐篇启用注释权限。

其二，以书版2008整体生成包括全部内文的PDF文件，再用Adobe Acrobat Professional 10.0拆分单篇文献和启用注释权限。从操作步骤来看，后者只在一个环节进行逐篇操作，更为简捷、快速。

在实践中笔者对生成的可注释PDF单篇文献视情况添加批注，然后连同Adobe Reader通过电邮发送给作者，说明校对方法、要求，Adobe Reader事先存于邮箱网盘从而可以快速上传附件，作者可以在PDF文件上直接校改，修改较复杂的可以附加Word文档说明，完成后发回编辑部，从而实现远程校对。

1 张红林，胡昌平.PDF在编辑工作中的应用.编辑学报，2001，13（5）：284-286

2 牛晓光.数码相机在学术论文远程校对中的应用.中国科技信息，2008（5）：107-108

3 李宗红.作者注释PDF电子校样的几种免费软件比较.中国科技期刊研究，2009，20（6）：1092-1094

4 臧庆军.将北大方正书版生成的大样文件转换为PDF文件的一种廉价方法.中国科技期刊研究，2003，14（6）：652-653

5 李宗红.利用Adobe Acrobat Professional 8.0实现图片型PDF文件到文本型PDF文件的转换.中国科技期刊研究，2010，21（1）：69-70.

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7 王影，周菁菁.方正书版文件转换成PDF文件的若干方法比较.出版科学，2012，20（5）：46-49

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14 李宗红.将方正书版10.0小样文件转换为文本型PDF文件的简易方法.渭南师范学院学报，2010，25（5）：58-60

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20 王亚新，仲崇民.利用Adobe Acrobat Standard V6.0软件实现作者远程校对.编辑学报，2007，19（3）：193-195

21 马加佳，方岩.利用Foxit Reader软件实现作者远程校对.中国科技期刊研究，2010，21（5）：661-664

22 尚永刚.Adobe Reader 8.0在作者远程校对中的应用.编辑学报，2008，20（1）：83-84

23 艾红，徐泽智，章丽萍.方正书版大样转双层PDF文件的实现方法.武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2011，33（2）：214-216，235

24 周雪莹.采用双层PDF形式将方正书版文件制作为可检索式PDF文件.编辑学报，2012，24（6）：592-594